Každá faktura potřebuje číslo, které existuje právě jednou. Zirko ho přiděluje samo — ty určuješ jen, jak má vypadat. Vyřeš to před první fakturou, ne po dvacáté.
Nastavení → Účetnictví → Číselné řady. Nastavení vidí všechny kancelářské role, měnit je smí jen Kancelář – správce.
Osm řad, jedna pro každý typ dokladu
| Řada | Přednastaveno |
|---|---|
| Zákazníci | K- od 10001 |
| Projekty | P- od 101 |
| Nabídky | A- od 101 |
| Předběžné rozpočty | KV- od 101 |
| Potvrzení zakázek | AB- od 101 |
| Dodací listy | LS- od 101 |
| Faktury | R- od 101 |
| Dobropisy | G- od 101 |
U každé řady nastavíš tři věci: formát, počáteční hodnotu a minimální délku. Sloupec „Další hodnota" Zirko dopočítá — psát se do něj nedá.
Jak sestavit formát
Pět zástupných značek Zirko doplní při založení dokladu:
{number}— pořadové číslo, doplněné na minimální délku{yyyy}a{yy}— rok, čtyřmístně nebo dvoumístně{mm}a{dd}— měsíc a den, dvoumístně
R-{yyyy}-{number} tedy při minimální délce 5 dá R-2026-00101. Když {number} vynecháš, připojí Zirko pořadové číslo na konec.
Povolena jsou písmena, číslice, znaky ( ) { } [ ] / \ - a jednotlivé mezery; nejvýše 40 znaků. Minimální délka jde od 3 do 7 a doplňuje nulami — z 101 se stane 00101.
Dvě řady nesmějí nikdy vytvořit stejné číslo
Formát složený jen z {number} nebo bez vlastního označení Zirko nepřijme: číslo by tvořily samé číslice a nikdo by nepoznal, zda za ním stojí faktura, nebo nabídka. Dvě řady, které by se mohly překrýt, Zirko ohlásí při ukládání.
Když už jsou čísla přidělena
Jakmile řada začala počítat, stojí pod polem poslední přidělená hodnota. Vydané doklady si své číslo ponechají — vždy. Změna platí jen pro to, co vznikne potom.
Zirko neuloží změnu, pokud by nové počítání narazilo na již přidělené číslo. Hlášení pak pojmenuje doklad, který toto číslo už nese. Je to záměr: stejné číslo faktury dvakrát je chyba, kterou už později čistě nespravíš.