Jede Rechnung braucht eine Nummer, die es genau einmal gibt. Zirko vergibt sie selbst — du entscheidest nur, wie sie aussieht. Das gehört vor die erste Rechnung erledigt, nicht nach der zwanzigsten.
Einstellungen → Rechnungswesen → Nummernkreise. Sehen dürfen die Einstellungen alle Büro-Rollen, ändern darf sie Büro – Admin.
Acht Kreise, einer je Belegart
| Kreis | Vorbelegung |
|---|---|
| Kunden | K- ab 10001 |
| Projekte | P- ab 101 |
| Angebote | A- ab 101 |
| Kostenvoranschläge | KV- ab 101 |
| Auftragsbestätigungen | AB- ab 101 |
| Lieferscheine | LS- ab 101 |
| Rechnungen | R- ab 101 |
| Gutschriften | G- ab 101 |
Je Kreis stellst du drei Dinge ein: Format, Startwert und Mindestlänge. Die Spalte „Nächster Wert" rechnet Zirko daraus — sie lässt sich nicht eintippen.
Das Format bauen
Fünf Platzhalter setzt Zirko beim Anlegen ein:
{number}— die laufende Nummer, aufgefüllt auf die Mindestlänge{yyyy}und{yy}— das Jahr, vier- oder zweistellig{mm}und{dd}— Monat und Tag, zweistellig
R-{yyyy}-{number} ergibt bei Mindestlänge 5 also R-2026-00101. Schreibst du {number} nicht hin, hängt Zirko die laufende Nummer hinten an.
Erlaubt sind Buchstaben, Ziffern, die Zeichen ( ) { } [ ] / \ - und einzelne Leerzeichen; höchstens 40 Zeichen. Die Mindestlänge geht von 3 bis 7 und füllt mit Nullen auf — 101 wird zu 00101.
Zwei Kreise dürfen nie dieselbe Nummer erzeugen
Ein Format nur aus {number} oder ganz ohne eigene Kennung lässt Zirko nicht zu: Die Nummer bestünde aus reinen Ziffern, und man sähe ihr nicht an, ob eine Rechnung oder ein Angebot dahintersteht. Zwei Kreise, die sich überschneiden könnten, meldet Zirko beim Speichern.
Wenn schon Nummern vergeben sind
Hat ein Kreis bereits gezählt, steht der zuletzt vergebene Wert unter dem Feld. Ausgestellte Belege behalten ihre Nummer — immer. Die Änderung wirkt nur auf das, was danach entsteht.
Zirko speichert nicht, wenn die neue Zählung in eine vergebene Nummer liefe. Der Hinweis nennt dann den Beleg, der die Nummer schon trägt. Das ist Absicht: Dieselbe Rechnungsnummer zweimal zu vergeben, ist ein Fehler, den man später nicht mehr sauber heilt.