Er zijn twee verschillende verwijderingen, en ze zijn makkelijk te verwarren: je account is je persoon, het bedrijf is de onderneming met alle gegevens daarin.
Je eigen account verwijderen
Instellingen → Onderneming → Account. Dat mag iedereen voor zijn eigen account — geen beheerder hoeft in te stemmen, en niemand kan een vreemd account verwijderen.
Ter bevestiging tik je je eigen e-mailadres in. Meld je je met een mobiel nummer aan, dan tik je dat nummer in.
Dit wordt verwijderd:
- je toegang — daarna is aanmelden niet meer mogelijk
- je profiel: naam, telefoonnummer, foto, persoonlijke instellingen
- je lidmaatschappen in de bedrijven waarin je meewerkt
- openstaande uitnodigingen aan jou
Dit blijft:
- Uren, rapporten en berichten blijven zonder je naam bewaard. Zij horen bij het werk van het bedrijf, niet bij je account.
- Documenten die je hebt uitgereikt, blijven je naam dragen. Een uitgereikte factuur is volgens GoBD (Duitsland; in andere landen geldt het daar geldende equivalent) onveranderbaar — zij laat zich niet wijzigen en niet verwijderen. Hoe lang zij blijft, hangt af van de bewaartermijn van het bedrijfsland.
Drie gevallen waarin je vooraf iets moet doen
1 · Je bent de enige beheerder van een bedrijf waarin nog anderen werken. Dan gaat het niet. Draag het beheer over aan iemand — anders zou niemand meer bij de gegevens van het bedrijf komen. Daarna laat je account zich verwijderen.
2 · In een van je bedrijven loopt een betaald abonnement. Het eindigt niet met je account en wordt verder afgeschreven. Zeg het vooraf op onder “Contract en abonnement” — na de verwijdering kom je niet meer bij het beheer.
3 · Je bent de enige persoon in een bedrijf. Zijn er documenten met bewaarplicht, dan blijft het bedrijf bestaan tot de termijn is verstreken — aanmelden kan dan echter niemand meer. Is er niets met bewaarplicht, dan wordt het bedrijf met je account verwijderd.
Download vooraf je gegevens. Na het verwijderen komt niemand er meer bij, ook de Zirko-ondersteuning niet. De weg staat onder Je gegevens exporteren.
Een medewerker verwijderen
Dat is iets anders en loopt via Instellingen → Onderneming → Medewerkers. Er zijn twee stappen:
- Deactiveren — de toegang eindigt meteen, de licentie komt vrij, alle registraties blijven. Betaald blijft de licentie, tot je haar onder “Contract en abonnement” inlevert. Je kunt de persoon weer activeren zodra er een passende licentie vrij is.
- Definitief verwijderen — verwijdert het lidmaatschap in dit bedrijf, en wel onomkeerbaar. Het Zirko-account van de persoon blijft bestaan.
In beide gevallen blijven uren, inzetten, afwezigheden en urensaldocorrecties bewaard. Vóór het verwijderen somt Zirko op wat er aan de persoon hangt, en noemt de bewaartermijn. In urenlijsten staat de naam daarna met de toevoeging “(uit dienst)”.
Het hele bedrijf verwijderen
Eindigt je contract, dan gaat het bedrijf in de archiefmodus: dertig dagen lezen, afdrukken, exporteren en ontvangen betalingen naboeken. Drie waarschuwingen gaan vooraf naar je uit. Daarna verwijdert een dagelijks proces alles definitief.
Je kunt dat naar voren halen — Nu definitief verwijderen in het tabblad “Contract en abonnement”. Drie voorwaarden daarvoor:
- Alleen de kantoorbeheerder mag het.
- De export moet vooraf bevestigd zijn.
- Je tikt het bedrijfskenmerk in.
Verwijderd worden dan alle documenten, klanten, projecten, uren en bestanden van het bedrijf, daarbij de bestanden in de opslag. Dat laat zich niet ongedaan maken; daarna geeft Zirko niets meer af.