Es gibt zwei verschiedene Löschungen, und sie sind leicht zu verwechseln: dein Konto ist deine Person, der Betrieb ist das Unternehmen mit allen Daten darin.
Dein eigenes Konto löschen
Einstellungen → Unternehmen → Konto. Das darf jeder für sein eigenes Konto — kein Admin muss zustimmen, und niemand kann ein fremdes Konto löschen.
Zur Bestätigung tippst du deine eigene E-Mail-Adresse ein. Meldest du dich mit einer Mobilnummer an, tippst du diese Nummer.
Das wird gelöscht:
- dein Zugang — danach ist keine Anmeldung mehr möglich
- dein Profil: Name, Telefonnummer, Bild, persönliche Einstellungen
- deine Mitgliedschaften in den Betrieben, in denen du mitarbeitest
- offene Einladungen an dich
Das bleibt:
- Zeiten, Berichte und Nachrichten bleiben ohne deinen Namen erhalten. Sie gehören zur Arbeit des Betriebs, nicht zu deinem Konto.
- Belege, die du ausgestellt hast, tragen deinen Namen weiter. Eine ausgestellte Rechnung ist nach GoBD (Deutschland; in anderen Ländern gilt die dortige Entsprechung) unveränderbar — sie lässt sich weder ändern noch löschen. Wie lange sie bleibt, richtet sich nach der Aufbewahrungsfrist des Betriebslandes.
Drei Fälle, in denen du vorher etwas tun musst
1 · Du bist der einzige Verwalter eines Betriebs, in dem noch andere arbeiten. Dann geht es nicht. Übergib die Verwaltung an jemanden — sonst käme niemand mehr an die Daten des Betriebs. Danach lässt sich dein Konto löschen.
2 · In einem deiner Betriebe läuft ein bezahltes Abonnement. Es endet nicht mit deinem Konto und wird weiter abgebucht. Kündige es vorher unter „Vertrag & Abo" — nach der Löschung kommst du an die Verwaltung nicht mehr heran.
3 · Du bist die einzige Person in einem Betrieb. Gibt es dort aufbewahrungspflichtige Belege, bleibt der Betrieb bestehen, bis die Frist abgelaufen ist — anmelden kann sich dann aber niemand mehr. Gibt es nichts Aufbewahrungspflichtiges, wird der Betrieb mit deinem Konto entfernt.
Lade dir vorher deine Daten herunter. Nach dem Löschen kommt niemand mehr heran, auch die Zirko-Betreuung nicht. Der Weg steht unter Deine Daten exportieren.
Einen Mitarbeiter entfernen
Das ist etwas anderes und läuft über Einstellungen → Unternehmen → Mitarbeiter. Es gibt zwei Stufen:
- Deaktivieren — der Zugang endet sofort, die Lizenz wird frei, alle Aufzeichnungen bleiben. Bezahlt bleibt die Lizenz, bis du sie unter „Vertrag & Abo" abgibst. Du kannst die Person wieder aktivieren, sobald eine passende Lizenz frei ist.
- Endgültig löschen — entfernt die Mitgliedschaft in diesem Betrieb, und zwar unumkehrbar. Das Zirko-Konto der Person bleibt bestehen.
In beiden Fällen bleiben Zeiten, Einsätze, Abwesenheiten und Kontokorrekturen erhalten. Vor dem Löschen zählt Zirko auf, was an der Person hängt, und nennt die Aufbewahrungsfrist. In Zeitlisten steht der Name danach mit dem Zusatz „(ausgeschieden)".
Den ganzen Betrieb löschen
Endet dein Vertrag, geht der Betrieb in den Archivmodus: dreißig Tage lesen, drucken, exportieren und Zahlungseingänge nachtragen. Drei Warnungen gehen vorher an dich hinaus. Danach löscht ein täglicher Lauf endgültig.
Du kannst das vorziehen — Jetzt endgültig löschen im Reiter „Vertrag & Abo". Drei Bedingungen dafür:
- Nur der Büro-Admin darf es.
- Der Export muss vorher bestätigt sein.
- Du tippst die Betriebskennung ein.
Gelöscht werden dann alle Belege, Kunden, Projekte, Zeiten und Dateien des Betriebs, dazu die Dateien im Speicher. Das lässt sich nicht rückgängig machen; danach gibt Zirko nichts mehr heraus.