Kui Zirko saadab välja pakkumuse või arve, on sinu kliendi postkastis mingi saatja aadress. Milline see on, otsustad sa siin.
See ei ole iluküsimus: võõrana mõjuvalt aadressilt tulnud arve satub rämpsposti kausta või loetakse pettusekatseks — ja arvet, mida keegi ei loe, ka ei maksta.
Nii saadab Zirko
Seaded → vaheleht E-postiga saatmine. Ilma ühendatud postkastita saadab Zirko oma saatmisteenuse kaudu, aadressilt rechnung@zirko.io.
Avaliku sektori tellijale saadetava e-arve puhul ei piisa sellest sageli: asutuste postkastid ei võta ilma kehtiva saatja kontrollita kirju vastu ega vasta ka sõnagi lausumata — sa näed siis arvet, mis näib saadetuna ja mis ei ole kunagi kohale jõudnud. Kindel abinõu on ühendatud oma postkast — sellega saadad oma pakkuja juures kinnitatud aadressilt.
Oma postkasti ühendamine
Jaotises E-posti kontode ühendused → Lisa e-posti konto sisestad oma aadressi ja valid tee:
- Google või Microsoft — logid sisse oma pakkuja lehel; Zirko jaoks parooli selleks ei ole.
- Iga muu pakkuja — e-posti aadress, parool (kui kaheastmeline sisselogimine on sees, oma rakenduse parool), SMTP-server koos pordiga ning, jaotisse „Saadetud" salvestamiseks, IMAP-server. Tuntud pakkujate puhul täidab Zirko need andmed juba ette.
Sinu ligipääsuandmed seisavad Zirko juures krüpteeritult ega jõua kunagi sinu brauserisse. Pärast ühendamist lähevad pakkumused, arved ja meeldetuletused välja sinu enda aadressilt. Katkestada saab igal ajal.
Ühendamine käib alles pärast andmetöötluslepingu kehtiva redaktsiooni vastuvõtmist. See reguleerib, kuidas Zirko sinu postkasti ligipääsuandmeid kaitseb. Nõustuda saad kohas Seaded → Leping ja abonement. Postkasti katkestada saab alati, sellest sõltumata.
Koopia kausta „Saadetud" paneb Zirko Google'i ja Microsofti puhul alati ise — seda teeb sinu pakkuja. Iga muu pakkuja puhul ainult siis, kui oled sisestanud IMAP-serveri.
Kui kiri on suurem, kui sinu postkast lubab (enamikul pakkujatel umbes 13,6 MiB, Gmailil umbes 17,1 MiB), astub süsteemi saatja appi — koos teatega enne saatmist ja märkega saatmise ajaloos. Töötajatele mõeldud meeldetuletused lähevad sellest sõltumata alati süsteemi saatja kaudu, mitte kunagi ühendatud postkasti kaudu.
Kui inimene ettevõttest lahkub, katkestatakse tema ühendatud postkast. Kui sinu ettevõttel on ühendatud veel mõni teine postkast, saadab see edasi; muidu astub süsteemi saatja appi. Pärast lepingu lõppu katkestab Zirko kõik postkastid ja tühistab pakkuja juures antud loa — kui aktiveerid hiljem uuesti, ühendad uuesti.
E-kirjade mallid
Iga dokumendiliigi jaoks — pakkumus, eelkalkulatsioon, tellimuse kinnitus, saateleht, arve, vahearve, lõpparve, kreeditarve — saab salvestada teksti. See läheb saatmisel sõnumivälja ja seda saab seal veel muuta.
Kolm kohatäidet täidab Zirko ise: {{anrede}}, {{dokumentenNummer}} ja {{name}}. Kirjuta looksulud täpselt nii, kaks mõlemal pool — trükiveaga kohatäidet ei asendata ja see seisab sõna-sõnalt kliendile minevas kirjas.
Malli mitte kasutada: kustuta selle dokumendiliigi tekst täielikult. Tühi väli on väljalülitatud seisund; eraldi lülitit selleks ei ole.
Mida sa esimesena tegema peaksid
- Ühenda oma postkast niipea, kui andmetöötlusleping on vastu võetud — muidu saadad püsivalt aadressilt
rechnung@zirko.io. - Kirjuta pakkumuse ja arve mallid — neid vajad sa iga päev.
- Saada arve iseendale ja vaata, millisena see kohale jõuab. See on ainus proov, mis loeb.