Quando Zirko invia un'offerta o una fattura, nella casella di posta del tuo cliente compare un indirizzo del mittente. Quale sia lo decidi qui.
Non è un dettaglio estetico: una fattura che arriva da un indirizzo che appare estraneo finisce nella cartella dello spam o passa per un tentativo di truffa — e una fattura che nessuno legge non viene nemmeno pagata.
Come Zirko invia
Impostazioni → scheda Invio delle e-mail. Senza una casella di posta collegata, Zirko invia tramite il proprio canale di spedizione, come rechnung@zirko.io.
Con una fattura elettronica a un committente pubblico questo spesso non basta: le caselle degli enti pubblici non accettano e-mail senza una verifica valida del mittente e non rispondono nemmeno — vedi allora una fattura che sembra spedita e non è mai arrivata. Il rimedio affidabile è una casella di posta propria collegata — così invii dal tuo indirizzo, confermato presso il tuo fornitore.
Collegare la propria casella di posta
Sotto Collegamenti degli account e-mail → Aggiungi un account e-mail inserisci il tuo indirizzo e scegli la via:
- Google o Microsoft — ti autentichi sulla pagina del tuo fornitore; una password per questo non serve a Zirko.
- Qualsiasi altro fornitore — indirizzo e-mail, password (con l'autenticazione a due fattori attiva, una password per le app a sé), server SMTP con la sua porta e, per l'archiviazione in «Posta inviata», il server IMAP. Con i fornitori noti Zirko compila già questi dati.
Le tue credenziali restano cifrate presso Zirko e non raggiungono mai il tuo browser. Dopo il collegamento, offerte, fatture e solleciti partono dal tuo indirizzo. Scollega è possibile in qualsiasi momento.
Il collegamento funziona solo con la versione attuale del contratto per il trattamento dei dati per conto terzi. Stabilisce come Zirko protegge le credenziali della tua casella. Puoi accettarlo sotto Impostazioni → Contratto e abbonamento. Una casella si può invece scollegare sempre, indipendentemente da questo.
Una copia in «Posta inviata» Zirko la deposita sempre da sé con Google e Microsoft — lo fa il tuo fornitore. Con ogni altro fornitore solo se hai inserito un server IMAP.
Se un'e-mail è più grande di quanto la tua casella consenta (circa 13,6 MiB con la maggior parte dei fornitori, circa 17,1 MiB con Gmail), subentra il mittente di sistema — con un avviso prima dell'invio, annotato nella cronologia degli invii. I promemoria ai collaboratori passano invece sempre dal mittente di sistema, indipendentemente da questo, mai da una casella collegata.
Se una persona lascia l'impresa, la sua casella collegata viene scollegata. Se è collegata un'altra casella della tua impresa, quella continua a inviare; altrimenti subentra il mittente di sistema. Alla fine del contratto Zirko scollega tutte le caselle e revoca l'autorizzazione presso il fornitore — se riattivi più tardi, colleghi di nuovo.
I modelli di e-mail
Per ogni tipo di documento — offerta, preventivo, conferma d'ordine, bolla di consegna, fattura, fattura d'acconto, fattura finale, nota di credito — si può registrare un testo. Compare nel campo del messaggio al momento dell'invio e lì può ancora essere modificato.
Tre segnaposto li compila Zirko da sé: {{anrede}}, {{dokumentenNummer}} e {{name}}. Scrivi le parentesi graffe esattamente così, due per lato — un segnaposto con un errore di battitura non viene sostituito e compare letteralmente nell'e-mail al cliente.
Non usare un modello: cancella completamente il testo di quel tipo di documento. Un campo vuoto è la posizione « spento »; un interruttore apposito non esiste.
Che cosa dovresti fare per prima cosa
- Collegare la tua casella di posta non appena hai accettato il contratto per il trattamento dei dati per conto terzi — altrimenti invii sempre come
rechnung@zirko.io. - Scrivere i modelli per offerta e fattura — quelli ti servono ogni giorno.
- Inviare una fattura a se stessi e guardare come arriva. È l'unica prova che conta.