Když Zirko odešle nabídku nebo fakturu, stojí ve schránce tvého zákazníka adresa odesílatele. Která to je, rozhoduješ tady.
To není kosmetika: faktura z adresy, která působí cize, skončí ve složce spam nebo bude považována za pokus o podvod — a faktura, kterou nikdo nečte, se také nezaplatí.
Jak Zirko odesílá
Nastavení → záložka Odesílání e-mailů. Bez propojené schránky odesílá Zirko přes svou vlastní cestu, jako rechnung@zirko.io.
U e-faktury pro veřejného zadavatele to často nestačí: úřední schránky e-maily bez platné kontroly odesílatele nepřijímají a ani neodpovídají — pak vidíš fakturu, která vypadá jako odeslaná a nikdy nedorazila. Spolehlivou nápravou je propojená vlastní schránka — tak odesíláš pod svou vlastní, u tvého poskytovatele potvrzenou adresou.
Propojit vlastní schránku
Pod Propojení e-mailových účtů → Přidat e-mailový účet zadáš svou adresu a zvolíš cestu:
- Google nebo Microsoft — přihlásíš se na stránce svého poskytovatele; heslo pro to u Zirka není.
- Jakýkoli jiný poskytovatel — e-mailová adresa, heslo (při zapnutém dvoufázovém ověření vlastní heslo aplikace), server SMTP s portem a, pro ukládání do „Odeslané“, server IMAP. U známých poskytovatelů tyto údaje Zirko předvyplní.
Tvoje přístupové údaje leží u Zirka šifrovaně a do tvého prohlížeče se nikdy nedostanou. Po propojení odcházejí nabídky, faktury a upomínky z tvé vlastní adresy. Zrušit propojení jde kdykoli.
Propojit lze až po aktuálním znění smlouvy o zpracování osobních údajů. Upravuje, jak Zirko chrání přístupové údaje k tvé schránce. Souhlasit můžeš pod Nastavení → Smlouva a předplatné. Schránku lze zrušit vždy, nezávisle na tom.
Kopii do „Odeslané“ ukládá Zirko sám vždy u Googlu a Microsoftu — dělá to tvůj poskytovatel. U každého jiného poskytovatele jen tehdy, když jsi zadal server IMAP.
Je-li mail větší, než schránka dovolí (zhruba 13,6 MiB u většiny poskytovatelů, zhruba 17,1 MiB u Gmailu), naskočí systémový odesílatel — s upozorněním před odesláním a se záznamem v historii odeslání. Připomínky zaměstnancům jdou nezávisle na tom vždy přes systémového odesílatele, nikdy přes propojenou schránku.
Opustí-li osoba firmu, její propojená schránka se odpojí. Je-li propojená ještě jiná schránka tvojí firmy, odesílá dál ona; jinak naskočí systémový odesílatel. Po konci smlouvy Zirko odpojí všechny schránky a zruší oprávnění u poskytovatele — reaktivuješ-li později, propojíš znovu.
E-mailové šablony
Pro každý druh dokladu — nabídku, předběžný rozpočet, potvrzení zakázky, dodací list, fakturu, dílčí fakturu, konečnou fakturu, doklad samofakturace — lze uložit text. Ten pak stojí při odesílání v poli zprávy a dá se tam ještě změnit.
Tři zástupné symboly vyplní Zirko samo: {{anrede}}, {{dokumentenNummer}} a {{name}}. Piš složené závorky přesně takto, dvě na každé straně — zástupný symbol s překlepem se nenahradí a stojí doslova v e-mailu u zákazníka.
Nepoužít šablonu: text daného druhu dokladu úplně smaž. Prázdné pole znamená vypnuto; přepínač na to není.
Co bys měl udělat nejdřív
- Propojit vlastní schránku, jakmile je přijatá smlouva o zpracování osobních údajů — jinak odesíláš natrvalo jako
rechnung@zirko.io. - Napsat šablony pro nabídku a fakturu — ty potřebuješ denně.
- Poslat fakturu sám sobě a podívat se, jak dorazí. To je jediná zkouška, která platí.