Een rapportsjabloon is een leeg formulier. Op de bouwplaats wordt het ingevuld en ondertekend; het afgeronde rapport blijft bij het project opgeslagen.
De zin ervan is niet de schoonheid, maar dat er altijd hetzelfde wordt gevraagd. Een regiestaat zonder aantal uren is geen rapport, maar ruzie; een opleveringsrapport zonder handtekening is een briefje.
Met een standaardsjabloon beginnen, niet met blanco
Instellingen → tabblad Rapportsjablonen → Rapportsjabloon maken. Zirko biedt elf uitgangspunten aan; tien daarvan brengen al een structuur mee: opleveringsrapport, opmeting, bouwplaatsinspectie, dagrapport, melding van bedenkingen, praktijkverslag leerling, vergaderverslag, checklist, werkbon, regiestaat — en blanco.
Neem het passende standaardsjabloon. Dat is daarna volledig te wijzigen. Met blanco beginnen kost een half uur en levert zelden meer op.
Vier sjablonen dragen het kenmerk Factureerbaar: opleveringsrapport, dagrapport, werkbon en regiestaat. Het kenmerk hangt aan het sjabloontype en kan niet met de hand worden gezet. Een factuurpost ontstaat daaruit niet vanzelf. De opmeting van een afgerond rapport haal je in de documenteditor via Zoeken → Rapporten als posten binnen.
Drie niveaus
- Onderdelen zijn de secties — zij worden in het rapport koppen.
- Blokken zijn de velden daarin: datum, vrije tekst, getal, afbeelding, handtekening.
- Kolommen zetten blokken naast elkaar.
De volgorde in de editor is de volgorde in het rapport; verplaatsen gaat met de pijltoetsen omhoog en omlaag.
Sommige onderdelen halen hun inhoud zelf op en hoeven niet te worden nagebouwd: Algemene informatie (opdrachtgever, project, werklocatie en prestatieperiode uit het project), Medewerkers, Diensten en Materiaal, Opmeting, Tabel, Keuzelijst en Handtekeningen.
Diensten en Materiaal vult de monteur op de telefoon in via Uit projectdocument — uit de uitgegeven offertes, richtprijzen, opdrachtbevestigingen en pakbonnen van het project, zonder prijzen —, via Uit de stamgegevens of met de hand. De hoeveelheid vult hij zelf in; de geplande hoeveelheid uit het document staat ernaast. Meer daarover onder Project en rapport op de werklocatie.
Vaste teksten
Een tekstveld kan niet-bewerkbaar worden gezet. Daarmee leg je formuleringen vast die precies zo moeten blijven staan. De melding van bedenkingen leeft daarvan: “Hierbij melden wij bedenkingen ten aanzien van de uitvoering van de werkzaamheden volgens VOB/B § 4 Abs. 3” is een juridisch werkzame verklaring en mag op de bouwplaats niet worden herschreven. De formulering is de Duitse; in andere landen noem je de daar geldende grondslag.
Actief, inactief, kopie
Alleen actieve sjablonen kunnen worden gekozen bij het aanmaken van een rapport. Een sjabloon in aanbouw blijft inactief. Een sjabloon dat je in de winter niet nodig hebt, zet je op inactief in plaats van het te verwijderen.
Vóór grotere wijzigingen aan een veelgebruikt sjabloon: kopie maken, aan de kopie werken, kopie activeren, oude deactiveren. Anders verandert het sjabloon onder iemand die net midden in een rapport zit.
Praktijkverslag: vooraf navragen bij de kamer
Niet elke beroepsschool en elke kamer van ambachten accepteert een digitaal praktijkverslag in een willekeurig formaat. Zoek dat uit voordat een leerling er een jaar lang mee werkt. In Zwitserland heet het tegenstuk Lerndokumentation en wordt het geregeld door de betreffende organisatie van de arbeidswereld. In andere landen vraag je het na bij de daar bevoegde opleidingsinstantie.
Wanneer een melding zegt dat het alleen lokaal is opgeslagen
Dan gelden je wijzigingen alleen in deze sessie en zijn ze na het opnieuw laden weg. Dat is geen bedieningsfout en is niet te verhelpen door nog eens op te slaan — de database mist een voorbereiding. Bouw in deze toestand geen groot sjabloon op.