Briefpapier en opmaak inrichten

Het briefpapier beslist hoe elke offerte en elke factuur van je bedrijf eruitziet. Het is de ene instelling die je klant werkelijk te zien krijgt.

Instellingen → Sjablonen en opmaak → Briefpapier. Wijzigen mag het de kantoorbeheerder.

Documenten en rapporten zijn gescheiden

Bovenaan staan twee tabbladen: Documenten en Rapporten. Zij hebben eigen instellingen — een bouwdagrapport mag er anders uitzien dan een factuur.

Rechts daarnaast staat het Voorbeeld en toont meteen wat je wijzigt. Het toont bij documenten twee pagina's (een voorbeeldofferte), bij rapporten één. Het zoomniveau stel je boven het voorbeeld in — “Volle breedte” is de startwaarde.

Automatische of eigen opmaak

Deze keuze is er alleen bij Documenten, in de kaart Opmaak.

• Automatische opmaak — Zirko zet het vel: kop, adresveld, posten, totalen, voet. Je geeft logo, lettertype en marges op.
• Eigen opmaak — je uploadt je bestaande briefpapier als achtergrond, en Zirko drukt daarop. Briefhoofd en voettekst komen dan van je eigen vel: Zirko drukt er geen eigen kop, geen logo en geen voettekst overheen, alleen het paginanummer. Het adres van de ontvanger zet Zirko er nog wel op.

Briefpapier controleren

Bovenaan in de kaart Opmaak staat een knop die de uitkomst meteen noemt: Volledig, “2 gegevens ontbreken” of “1 opmerking over de afdruk”. Bij de eigen opmaak heet de goede stand Stamgegevens volledig — je vel zelf heeft niemand gecontroleerd. Staat er alleen Briefpapier controleren, dan kon Zirko een deel niet lezen en heeft het in de rest niets gevonden; een achtergrond die zich op dat moment niet liet openen, staat dan toch afzonderlijk in het resultaat. Wie het briefpapier niet mag bewerken, ziet bij elke bevinding een aanwijzing om de meldingen aan de bevoegde persoon door te geven.

Een klik klapt de meldingen open, in drie groepen:

• Verplichte vermeldingen — wat het recht van je land op zakelijke brieven en facturen vereist. Die vul je niet hier in, maar onder Instellingen → Onderneming → Bedrijfsgegevens; de knop Naar bedrijfsgegevens brengt je erheen.
• Volledigheid — telefoonnummer, e-mailadres, een bankrekening op de documenten en, bij de automatische opmaak, een logo.
• Afdruk — een achtergrond zonder paginamarges, een logo als pdf (dat wordt niet afgedrukt), een geüploade pdf-achtergrond van vóór 22-09-2026 (die wordt niet meer afgedrukt — upload hem opnieuw), een achtergrond die niet staand in het papierformaat van jouw land is, een adres van de ontvanger buiten het venster van de envelop. De melding noemt dan de grenzen van het venster en de marge die past.

Elke melding brengt je met een knop naar de plek waar je haar oplost. Welke ontbrekende gegevens een factuur blokkeren, staat onder Bedrijfsgegevens, logo en belastingnummers.

Je eigen vel uploaden

Onder Eigen achtergrond:

1. Achtergrond pagina 1 uploaden.
2. Pas daarna laat Achtergrond vanaf pagina 2 zich vastleggen — veel briefpapier heeft alleen op pagina 1 een kop.

Toegestaan zijn PNG, JPEG, WebP en pdf, tot 20 MB. Verwijder je pagina 1, dan verdwijnen de volgende pagina's mee.

Een pdf zet Zirko bij het uploaden om in een afbeelding — de eerste pagina, in afdrukresolutie; alleen zo is het vel ook echt af te drukken. Heeft de pdf meerdere pagina's, dan zegt Zirko dat meteen bij het uploaden. Laat een pdf zich niet openen (beschadigd, met een wachtwoord beveiligd), dan wijst Zirko hem met een melding af en wordt er niets geüpload.

Opdat je tekst niet in het vel loopt, stel je drie afstanden in, telkens vanaf de rand:

• Boven: eerste pagina
• Boven: volgende pagina's
• Onder: alle pagina's

In Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland en de overige landen behalve de VS en Canada voer je ze in millimeters in, van 0 tot 99. In de VS en Canada staan ze in inch, van 0 tot 3,85, in stappen van 0,05 — daar drukt Zirko sowieso op US Letter, zie verderop. Een veld dat je niet aanraakt, behoudt zijn opgeslagen waarde.

Lettertype

Drie lettertypen staan ter keuze: Roboto (standaard), Open Sans en Lato. Alle drie zijn voor tabellen en cijferkolommen gemaakt.

Papierformaat

In de VS en Canada drukt Zirko op US Letter met het venster van een #10-envelop, in alle overige landen op A4 volgens DIN 5008. Het papierformaat volgt het vestigingsland van je bedrijf; een al uitgereikt document behoudt zijn papier, ook als je bedrijf later verhuist.

Briefhoofd

De knoppen Onderneming bewerken, Contactgegevens bewerken, Afzenderregel bewerken en Logo bewerken openen dezelfde velden als het tabblad “Bedrijfsgegevens” en schrijven naar hetzelfde record. Je wijzigt ze dus hier, maar ziet meteen in het voorbeeld hoe het werkt.

Contactpersoon bewerken is een eigen lijst: hier voer je telefoon en e-mail in voor elke persoon met een kantoorlicentie die op een document als „Onze contactpersoon” kan worden afgedrukt — dat is niet hetzelfde als de contactgegevens van het bedrijf.

De Afzenderregel is de kleine regel boven het adresveld die in de vensterenvelop mee verschijnt. Je kunt haar uitschakelen, en je kunt daar een afwijkend adres vastleggen — bijvoorbeeld een postbus. Ligt dit adres in Australië, de VS, Canada, Japan, Italië of Roemenië, dan vraagt Zirko bovendien naar de regio — zonder haar zou daar alleen „Austin, 78702” staan in plaats van „Austin, TX 78702”. Voorbeeld en gedrukt document tonen dezelfde regels.

Voettekst

Bij Documenten staan in de voet de juridische gegevens en de bankgegevens; beide bewerk je via de knoppen “Juridische gegevens bewerken” en “Bankgegevens bewerken”. Bij de eigen opmaak drukt Zirko deze voet niet af.

Bij Rapporten zijn het vier schakelaars, die standaard alle vier aanstaan:

• Handtekeningveld op offertes
• “Gemaakt met Zirko” tonen
• Paginanummers tonen
• Scheidingslijn tonen