Lorsque Zirko envoie un devis ou une facture, une adresse d'expéditeur apparaît dans la boîte aux lettres de ton client. Laquelle, c'est toi qui en décides ici.
Ce n'est pas de la cosmétique : une facture venant d'une adresse que le client ne connaît pas atterrit dans le dossier des indésirables ou passe pour une tentative de fraude — et une facture que personne ne lit n'est pas payée non plus.
Comment Zirko envoie
Réglages → onglet Envoi d'e-mails. Sans boîte mail connectée, Zirko envoie par sa propre voie d'expédition, sous rechnung@zirko.io.
Pour une facture électronique adressée à un maître d'ouvrage public, cela ne suffit souvent pas : les boîtes des administrations n'acceptent pas les e-mails sans vérification valable de l'expéditeur, et ne répondent pas non plus, même sans un mot — tu vois alors une facture qui a l'air envoyée et qui n'est jamais arrivée. La solution fiable est une boîte mail connectée qui t'appartient — tu envoies alors sous ta propre adresse, confirmée chez ton fournisseur.
Connecter ta propre boîte mail
Sous Connexions de comptes e-mail → Ajouter un compte e-mail, tu saisis ton adresse et choisis la voie :
- Google ou Microsoft — tu te connectes sur le site de ton fournisseur ; il n'y a pas de mot de passe à donner à Zirko pour cela.
- Tout autre fournisseur — adresse e-mail, mot de passe (avec l'authentification à deux facteurs active, un mot de passe d'application propre), serveur SMTP avec son port et, pour la copie dans « Envoyés », le serveur IMAP. Chez les fournisseurs connus, Zirko remplit déjà ces informations.
Tes identifiants sont conservés chiffrés chez Zirko et n'atteignent jamais ton navigateur. Une fois la connexion établie, les devis, les factures et les rappels partent sous ta propre adresse. Couper la connexion est possible à tout moment.
La connexion n'est possible qu'avec la version actuelle du contrat de sous-traitance. Elle règle la façon dont Zirko protège les identifiants de ta boîte mail. Tu peux y consentir sous Réglages → Contrat et abonnement. Une boîte mail peut toujours être déconnectée, indépendamment de cela.
Une copie dans « Envoyés », Zirko la dépose toujours automatiquement chez Google et Microsoft — c'est ton fournisseur qui s'en charge. Chez tout autre fournisseur, seulement si tu as renseigné un serveur IMAP.
Si un e-mail est plus volumineux que ce que ta boîte mail admet (environ 13,6 MiB chez la plupart des fournisseurs, environ 17,1 MiB chez Gmail), l'expéditeur système prend le relais — avec une indication avant l'envoi, et une mention dans l'historique des envois. Les rappels aux salariés passent quant à eux toujours par l'expéditeur système, jamais par une boîte mail connectée.
Si une personne quitte l'entreprise, sa boîte mail connectée est déconnectée. Si une autre boîte mail de ton entreprise est encore connectée, c'est elle qui continue d'envoyer ; sinon, l'expéditeur système prend le relais. À la fin du contrat, Zirko déconnecte toutes les boîtes mail et révoque l'autorisation chez le fournisseur — si tu réactives plus tard, tu te reconnectes.
Les modèles d'e-mail
Pour chaque type de document — devis, estimation des coûts, confirmation de commande, bon de livraison, facture, facture d'acompte, facture finale, avoir — un texte peut être enregistré. Il figure dans le champ de message lors de l'envoi et peut encore y être modifié.
Zirko remplit lui-même trois éléments variables : {{anrede}}, {{dokumentenNummer}} et {{name}}. Écris les accolades exactement ainsi, deux de chaque côté — un élément variable comportant une faute de frappe n'est pas remplacé et figure mot pour mot dans l'e-mail chez le client.
Ne pas utiliser de modèle : supprime entièrement le texte du type de document. Un champ vide est la position « désactivé » ; il n'y a pas d'interrupteur pour cela.
Ce que tu devrais faire en premier
- Connecter ta propre boîte mail dès que le contrat de sous-traitance est accepté — sinon, tu envoies durablement sous
rechnung@zirko.io. - Écrire les modèles pour le devis et la facture — ce sont ceux dont tu as besoin tous les jours.
- T'envoyer une facture à toi-même et regarder comment elle arrive. C'est le seul essai qui compte.