Zirkoが見積書や請求書を送ると、お客様の受信箱には差出人アドレスが表示され ます。それがどのアドレスになるかを、ここで決めます。
これは見た目の問題ではありません。見知らぬアドレスから届いた請求書は迷惑 メールに入るか、詐欺だと思われます — そして読まれない請求書は、支払われも しません。
Zirkoの送信方法
設定 → メール送信 タブ。メールボックスを連携していない場合、Zirkoは 自前の送信経路で rechnung@zirko.io として送信します。
公的機関宛ての電子請求書では、これでは足りないことがよくあります。官公庁の メールボックスは、有効な送信元認証のないメールを受け取らず、何の通知もせず 返信もしません — 送ったように見えて、実際には届いていない請求書が残ることに なります。確実な対処法は自社の連携したメールボックスです — これにより、 プロバイダーで認証済みの自社アドレスから送信されます。
自社のメールボックスを連携する
メールアカウント連携 → メールアカウントを追加 で、アドレスを入力し、 方法を選びます。
- Google または Microsoft — 各プロバイダーのページでログインするだけ です。Zirkoにパスワードを入力する必要はありません。
- その他すべてのプロバイダー — メールアドレス、パスワード（二段階認証が 有効な場合は専用のアプリパスワード）、ポート込みのSMTPサーバー、そして 「送信済み」への保存用にIMAPサーバーが必要です。主要なプロバイダーでは、 これらをZirkoがあらかじめ入力します。
アクセス情報はZirkoに暗号化して保存され、ブラウザーには一切届きません。連携後は、 見積書、請求書、督促状がご自身のアドレスから送信されます。連携の解除は いつでもできます。
連携できるのは、データ処理契約の現行版に同意した後だけです。 この契約は、 Zirkoがメールボックスのアクセス情報をどう保護するかを定めています。同意は 設定 → 契約とプランから行えます。連携の解除は、これとは関係なくいつでも できます。
「送信済み」への保存は、GoogleとMicrosoftでは常にZirkoが行います — プロバイダー自身が保存します。それ以外のプロバイダーでは、IMAPサーバーを 登録している場合だけです。
メールがメールボックスの上限より大きい場合（多くのプロバイダーで約 13.6 MiB、Gmailでは約17.1 MiB）、システム送信元が代わりに送信します — 送信前に注記が表示され、送信履歴にも記録されます。スタッフへのリマインダーは、 これとは関係なく常にシステム送信元経由で送られ、連携したメールボックスは 使いません。
あるスタッフが退職すると、その人が連携していたメールボックスの連携は 解除されます。自社のほかのメールボックスが連携されていれば、そちらが引き 続き使われます。なければシステム送信元が代わりに送信します。契約終了後、 Zirkoはすべてのメールボックスの連携を解除し、プロバイダー側の認可も取り消し ます — 再開する場合は、改めて連携してください。
メールテンプレート
帳票種別ごと — 見積書、概算見積書、注文請書、納品書、請求書、出来高請求書、 最終請求書、適格返還請求書 — に文面を登録できます。送信時にメッセージ欄に 表示され、その場で書き換えることもできます。
3つの差し込み項目はZirkoが埋めます。{{anrede}}、{{dokumentenNummer}}、 {{name}} です。波かっこは、両側に2つずつ、このとおりに書いてください — 綴りを間違えた差し込み項目は置き換えられず、お客様のメールにそのままの文字で 表示されます。
テンプレートを使わない場合: その帳票種別の文面をすべて削除してください。 空欄がオフの状態です。そのためのスイッチはありません。
まず最初にすること
- データ処理契約に同意したら、すぐに自社のメールボックスを連携する — さもないと、ずっと
rechnung@zirko.ioとして送信し続けることになります。 - 見積書と請求書のテンプレートを書く — 毎日使うのはこの2つです。
- 自分宛てに請求書を1通送り、どう届くか見てみる。意味のある確認は、これ だけです。