Gdy Zirko wysyła ofertę albo fakturę, w skrzynce Twojego klienta stoi adres nadawcy. Który to jest, decydujesz tutaj.
To nie jest kosmetyka: faktura z obco wyglądającego adresu ląduje w folderze spam albo uchodzi za próbę oszustwa — a faktura, której nikt nie czyta, nie zostanie też zapłacona.
Tak Zirko wysyła
Ustawienia → zakładka Wysyłka e-mail. Bez połączonej skrzynki Zirko wysyła własną drogą wysyłkową, jako rechnung@zirko.io.
Przy e-fakturze do zamawiającego publicznego to często nie wystarcza: skrzynki urzędowe nie przyjmują wiadomości bez ważnego sprawdzenia nadawcy i nie odpowiadają nawet bez słowa — widzisz wtedy fakturę, która wygląda na wysłaną i nigdy nie dotarła. Niezawodnym rozwiązaniem jest połączona własna skrzynka — dzięki niej wysyłasz z własnego adresu, potwierdzonego u Twojego dostawcy.
Połączenie własnej skrzynki
Pod Połączenia z kontami e-mail → Dodaj konto e-mail wpisujesz swój adres i wybierasz sposób:
- Google albo Microsoft — logujesz się na stronie swojego dostawcy; hasła do tego w Zirko nie ma.
- Każdy inny dostawca — adres e-mail, hasło (przy aktywnym logowaniu dwuskładnikowym własne hasło aplikacji), serwer SMTP wraz z portem oraz, do zapisu w „Wysłane”, serwer IMAP. Dla znanych dostawców Zirko wypełnia te dane od razu.
Twoje dane dostępowe leżą u Zirko zaszyfrowane i nigdy nie docierają do Twojej przeglądarki. Po połączeniu oferty, faktury i wezwania do zapłaty wychodzą z Twojego własnego adresu. Rozłączyć możesz w każdej chwili.
Połączenie działa dopiero po aktualnej wersji umowy powierzenia przetwarzania danych. Reguluje ona, jak Zirko chroni dane dostępowe Twojej skrzynki. Zgodę wyrażasz pod Ustawienia → Umowa i abonament. Rozłączyć skrzynkę można zawsze, niezależnie od tego.
Kopię w „Wysłane” Zirko zawsze zapisuje sam przy Google i Microsoft — robi to Twój dostawca. U każdego innego dostawcy tylko wtedy, gdy podałeś serwer IMAP.
Jeśli wiadomość jest większa, niż pozwala Twoja skrzynka (około 13,6 MiB u większości dostawców, około 17,1 MiB w Gmailu), wkracza nadawca systemowy — z ostrzeżeniem przed wysyłką i zapisem w historii wysyłek. Przypomnienia do pracowników niezależnie od tego zawsze idą przez nadawcę systemowego, nigdy przez połączoną skrzynkę.
Gdy osoba opuszcza firmę, jej połączona skrzynka zostaje rozłączona. Jeśli połączona jest jeszcze inna skrzynka Twojej firmy, wysyła ona dalej; w przeciwnym razie wkracza nadawca systemowy. Po zakończeniu umowy Zirko rozłącza wszystkie skrzynki i cofa zgodę u dostawcy — jeśli później reaktywujesz konto, łączysz je na nowo.
Szablony e-maili
Dla każdego rodzaju dokumentu — oferta, kosztorys wstępny, potwierdzenie zlecenia, dowód dostawy, faktura, faktura częściowa, faktura końcowa, samofakturowanie — da się zapisać tekst. Stoi on przy wysyłce w polu wiadomości i można go tam jeszcze zmienić.
Trzy symbole zastępcze Zirko wypełnia samo: {{anrede}}, {{dokumentenNummer}} i {{name}}. Pisz nawiasy klamrowe dokładnie tak, dwa po każdej stronie — symbol zastępczy z literówką nie zostanie zastąpiony i stoi dosłownie w wiadomości u klienta.
Nie używać szablonu: usuń w całości tekst danego rodzaju dokumentu. Puste pole działa jak wyłącznik; osobnego przełącznika do tego nie ma.
Co powinieneś zrobić najpierw
- Połącz własną skrzynkę, gdy tylko umowa powierzenia przetwarzania danych zostanie przyjęta — inaczej wysyłasz trwale jako
rechnung@zirko.io. - Napisz szablony dla oferty i faktury — tych potrzebujesz codziennie.
- Wyślij fakturę do samego siebie i zobacz, jak dochodzi. To jedyna próba, która się liczy.