Kun Zirko lähettää tarjouksen tai laskun, asiakkaasi postilaatikossa näkyy lähettäjän osoite. Sen, mikä se on, päätät täällä.
Kyse ei ole pelkästä ulkonäöstä: vieraalta vaikuttavasta osoitteesta tullut lasku päätyy roskapostikansioon tai tulkitaan huijausyritykseksi — ja laskua, jota kukaan ei lue, ei myöskään makseta.
Näin Zirko lähettää
Asetukset → välilehti Sähköpostilähetys. Ilman yhdistettyä postilaatikkoa Zirko lähettää omaa lähetysreittiään pitkin, osoitteesta rechnung@zirko.io.
Verkkolaskussa julkiselle tilaajalle tämä ei useinkaan riitä: viranomaisten postilaatikot eivät ota vastaan posteja, joiden lähettäjää ei voi kelvollisesti tarkistaa, eivätkä ne myöskään vastaa sanattomasti — näet silloin laskun, joka näyttää lähetetyltä eikä ole koskaan saapunut perille. Luotettava ratkaisu on yhdistetty oma postilaatikko — sen kautta lähetät omasta, palveluntarjoajasi vahvistamasta osoitteestasi.
Oman postilaatikon yhdistäminen
Kohdassa Sähköpostitilien yhteydet → Lisää sähköpostitili kirjaat osoitteesi ja valitset tavan:
- Google tai Microsoft — kirjaudut sisään palveluntarjoajasi sivulla; Zirko ei tarvitse siihen salasanaa.
- Mikä tahansa muu palveluntarjoaja — sähköpostiosoite, salasana (kaksivaiheisen tunnistautumisen ollessa käytössä oma sovellussalasana), SMTP-palvelin porttineen ja, ”Lähetetyt”-kansioon tallentamista varten, IMAP-palvelin. Tunnetuilla palveluntarjoajilla Zirko täyttää nämä tiedot jo valmiiksi.
Tunnuksesi säilyvät Zirkolla salattuina eivätkä koskaan päädy selaimeesi. Yhdistämisen jälkeen tarjoukset, laskut ja muistutukset lähtevät omasta osoitteestasi. Katkaise yhteys onnistuu milloin tahansa.
Yhdistäminen onnistuu vasta henkilötietojen käsittelysopimuksen voimassa olevan version hyväksymisen jälkeen. Se määrittää, miten Zirko suojaa postilaatikkosi tunnuksia. Hyväksynnän annat kohdassa Asetukset → Sopimus ja tilaus. Yhteyden voi katkaista aina, tästä riippumatta.
Kopion ”Lähetetyt”-kansioon tallentaa Zirko Googlella ja Microsoftilla aina itse — palveluntarjoajasi tekee sen. Muilla palveluntarjoajilla vain, jos olet kirjannut IMAP-palvelimen.
Jos viesti on suurempi kuin postilaatikkosi sallii (useimmilla palveluntarjoajilla noin 13,6 MiB, Gmaililla noin 17,1 MiB), järjestelmän lähettäjä astuu väliin — huomautuksella ennen lähetystä, ja merkintä jää lähetyshistoriaan. Muistutukset työntekijöille lähtevät tästä riippumatta aina järjestelmän lähettäjän kautta, ei koskaan yhdistetyn postilaatikon kautta.
Kun henkilö poistuu yrityksestä, hänen yhdistetty postilaatikkonsa katkaistaan. Jos yritykselläsi on vielä toinen postilaatikko yhdistettynä, se lähettää edelleen; muuten järjestelmän lähettäjä astuu väliin. Sopimuksen päättyessä Zirko katkaisee kaikki postilaatikot ja peruuttaa valtuutuksen palveluntarjoajalta — aktivoidessasi myöhemmin yhdistät uudelleen.
Sähköpostipohjat
Jokaiselle asiakirjalajille — tarjous, kustannusarvio, tilausvahvistus, lähetysluettelo, lasku, osalasku, loppulasku, hyvityslasku — voi tallentaa tekstin. Se näkyy lähetettäessä viestikentässä ja sitä voi vielä siellä muuttaa.
Kolme paikkamerkkiä Zirko täyttää itse: {{anrede}}, {{dokumentenNummer}} ja {{name}}. Kirjoita aaltosulkeet täsmälleen näin, kaksi kummallakin puolella — kirjoitusvirheellinen paikkamerkki jää korvaamatta ja näkyy sanatarkasti asiakkaan sähköpostissa.
Pohjan jättäminen käyttämättä: poista asiakirjalajin teksti kokonaan. Tyhjä kenttä on ”pois päältä” -asento; erillistä kytkintä siihen ei ole.
Mitä sinun kannattaa tehdä ensin
- Yhdistä oma postilaatikkosi heti, kun olet hyväksynyt henkilötietojen käsittelysopimuksen — muuten lähetät pysyvästi osoitteesta
rechnung@zirko.io. - Kirjoita pohjat tarjoukselle ja laskulle — niitä tarvitset päivittäin.
- Lähetä lasku itsellesi ja katso, miltä se näyttää perillä. Se on ainoa koe, jolla on merkitystä.