Kai Zirko išsiunčia pasiūlymą arba sąskaitą faktūrą, tavo kliento pašto dėžutėje atsiranda siuntėjo adresas. Koks jis bus, sprendi čia.
Tai ne kosmetika: sąskaita faktūra iš svetimai atrodančio adreso patenka į brukalo aplanką arba laikoma sukčiavimo bandymu — o sąskaita, kurios niekas neskaito, ir apmokama nebūna.
Kaip Zirko siunčia
Nustatymai → kortelė El. pašto siuntimas. Be prijungtos pašto dėžutės Zirko siunčia savo siuntimo keliu, kaip rechnung@zirko.io.
Siunčiant e. sąskaitą faktūrą viešojo sektoriaus užsakovui to dažnai nepakanka: institucijų pašto dėžutės nepriima laiškų be galiojančios siuntėjo patikros ir net neatsako — tada matai sąskaitą, kuri atrodo išsiųsta ir niekada nepasiekė gavėjo. Patikimas sprendimas yra prijungta sava pašto dėžutė — tada siunti savo, pas savo teikėją patvirtintu adresu.
Savo pašto dėžutės prijungimas
Skiltyje El. pašto paskyrų ryšiai → Pridėti el. pašto paskyrą įrašai savo adresą ir pasirenki būdą:
- Google arba Microsoft — prisijungi savo teikėjo puslapyje; jokio slaptažodžio Zirko tam nereikia.
- Bet kuris kitas teikėjas — el. pašto adresas, slaptažodis (jei įjungtas dviejų veiksnių prisijungimas — atskiras programos slaptažodis), SMTP serveris su prievadu ir, kad būtų galima įrašyti į „Išsiųsti“, IMAP serveris. Žinomiems teikėjams Zirko šiuos duomenis jau užpildo.
Tavo prisijungimo duomenys saugomi Zirko užšifruoti ir niekada nepasiekia tavo naršyklės. Prijungus pasiūlymai, sąskaitos faktūros ir raginimai išsiunčiami iš tavo paties adreso. Atjungti gali bet kada.
Prijungti galima tik pagal galiojančią duomenų tvarkymo sutarties redakciją. Ji nustato, kaip Zirko saugo tavo pašto dėžutės prisijungimo duomenis. Sutikti gali skiltyje Nustatymai → Sutartis ir prenumerata. Atjungti pašto dėžutę gali visada, nepriklausomai nuo to.
Kopiją aplanke „Išsiųsti“ su Google ir Microsoft Zirko padaro visada pats — tai atlieka tavo teikėjas. Su bet kuriuo kitu teikėju — tik jei esi įrašęs IMAP serverį.
Jei laiškas didesnis, nei leidžia tavo pašto dėžutė (apie 13,6 MiB daugumoje teikėjų, apie 17,1 MiB „Gmail“), įsijungia sistemos siuntėjas — su pranešimu prieš siunčiant ir pažymėtas siuntimo istorijoje. Priminimai darbuotojams nepriklausomai nuo to visada siunčiami per sistemos siuntėją, niekada per prijungtą pašto dėžutę.
Kai žmogus išeina iš įmonės, jo prijungta pašto dėžutė atjungiama. Jei prijungta dar kita tavo įmonės pašto dėžutė, ji siunčia toliau; jei ne, įsijungia sistemos siuntėjas. Pasibaigus sutarčiai Zirko atjungia visas pašto dėžutes ir panaikina leidimą pas teikėją — jei vėliau vėl aktyvuosi, prijungi iš naujo.
El. laiškų šablonai
Kiekvienai dokumentų rūšiai — pasiūlymui, sąmatai, užsakymo patvirtinimui, važtaraščiui, sąskaitai faktūrai, tarpinei sąskaitai, galutinei sąskaitai, kreditinei sąskaitai faktūrai — galima įrašyti tekstą. Siunčiant jis atsiranda pranešimo lauke ir ten dar gali būti pakeistas.
Tris vietaženklius Zirko užpildo pati: {{anrede}}, {{dokumentenNummer}} ir {{name}}. Rašyk riestinius skliaustus lygiai taip, po du iš kiekvienos pusės — vietaženklis su rašybos klaida nepakeičiamas ir kliento laiške stovi pažodžiui.
Nenaudoti šablono: visiškai ištrink tos dokumentų rūšies tekstą. Tuščias laukas ir yra išjungimo padėtis; jungiklio tam nėra.
Ką verta padaryti pirmiausia
- Prijunk savo pašto dėžutę, kai tik priimta duomenų tvarkymo sutartis — kitaip visada siųsi kaip
rechnung@zirko.io. - Parašyk pasiūlymo ir sąskaitos faktūros šablonus — jų reikia kasdien.
- Išsiųsk sąskaitą faktūrą sau ir pažiūrėk, kaip ji atkeliauja. Tai vienintelis bandymas, kuris iš tikrųjų ką nors įrodo.