Kolm asja jõuab igale dokumendile või selle juurde automaatselt, ilma et sa neid kirjutades puudutaksid: tekstid positsioonide kohal ja all, manused ja PDF-faili nimi. Kõik kolm seadistad ühe korra — kohas Seaded → Mallid ja kujundus, vahekaartidel Alg- ja lõputekstid, Automaatsed manused ja Failinimed. Neid tohib muuta Kontor – admin.
Alg- ja lõputekstid
Algtekst seisab dokumendil pöördumise järel, lõputekst summaploki järel. Mõlemad on olemas dokumenditüübi kaupa — pakkumus, eelkalkulatsioon, tellimuse kinnitus, saateleht, arve, vahearve, lõpparve, kreeditarve — ja iga tüübi kohta nii palju tekstiplokke, kui soovid.
Tehasest on sobivad tekstid juba olemas, näiteks viide säilituskohustusele iga arve all. Väljalülitamine käib ilma lülitita: Eemalda dokumenditüübi kõik tekstiplokid, siis see tüüp ei trüki ühtegi teksti.
E-kirja tekst on midagi muud. Seda, mis seisab e-kirja sõnumiväljal, haldad kohas E-postiga saatmise seadistamine — siin on jutt sellest, mis seisab lehel.
Automaatsed manused
Kaks manust loob Zirko ise, mõlemad tehasest sisse lülitatud. Need on dokumendis ja PDF-is eraldi lehtedena:
- Pealkirjade ülevaade — liigendatud dokumendi pealkirjade kokkuvõte.
- Mõõdistus — mõõdistusread positsioonide taga.
Nende all, jaotises Oma manused, saad iga dokumenditüübi kohta salvestada ühe oma faili — tavaline juhtum on tüüptingimused, mis kuuluvad iga pakkumuse ja iga arve juurde. Lubatud on PDF, PNG, JPEG ja WebP A4-formaadis, kuni 20 MB. Üks fail kehtib täpselt ühe dokumenditüübi kohta; kui tingimused kuuluvad nii pakkumuse kui ka arve juurde, laadid need üles mõlemale.
Seade on eelvalik: Üksikul dokumendil saad manuseid lisada või ära võtta, ilma seadet muutmata.
Kuidas manus välja läheb, sõltub dokumendi tüübist. Pakkumuse, eelkalkulatsiooni, tellimuse kinnituse ja saatelehe puhul lisatakse sinu manused eraldi lehtedena samasse PDF-i. Arvete ja vahearvete puhul lähevad need eraldi failidena e-kirjaga välja, dokumendi PDF-i ja e-arve kõrval. Mõlemal juhul nimetab dokument need lisaks real „Lisad“.
Failinimed
Siin ehitad PDF-failide nimemustri elementidest: dokumendi tüüp, dokumendi number, pealkiri, projekti nimi, projekti number, saaja, kliendinumber, kuupäev, kuupäev (ISO) — igaüks kõige rohkem üks kord, sinu järjekorras. Nende vahel seisab sinu valitud eraldaja: sidekriips, alakriips või tühik. Näide näitab kohe, mis välja tuleb — näiteks Pakkumus_P-2026-014_Vannitoa remont.pdf.
Kui element on dokumendil tühi — näiteks pealkiri —, langeb see koos oma eraldajaga välja, selle asemel et jätta auk. E-arve saab sama nime lõpuga .xml.
Muster kehtib koondallalaadimisel dokumentide loendist. Üksik allalaadimine dokumendi juures kannab lihtsalt dokumendi numbrit — lühike ja üheselt mõistetav.
Mis täna ei õnnestu
- Failinimes pole vaba teksti. On üheksa elementi, mitte ühtegi oma sõna nende vahel.
- Üks oma fail dokumenditüübi kohta, mitte mitu.
- Tekstid kehtivad dokumenditüübi, mitte kliendi kaupa. Dokumenti kirjutades saad teksti siiski igal ajal just selle ühe dokumendi jaoks muuta.