Tre cose finiscono automaticamente su o accanto a ogni documento, senza che tu le tocchi mentre scrivi: i testi sopra e sotto le posizioni, gli allegati e il nome del file PDF. Tutte e tre le imposti una volta sola — sotto Impostazioni → Modelli e layout, nelle schede Testi iniziali e finali, Allegati automatici e Nomi dei file. Modificarle spetta all'Ufficio – Admin.
Testi iniziali e finali
Il testo iniziale sta sul documento dopo la formula di apertura, il testo finale dopo il blocco dei totali. Entrambi esistono per tipo di documento — offerta, preventivo, conferma d'ordine, bolla di consegna, fattura, fattura d'acconto, fattura finale, nota di credito — e per tipo di documento quanti blocchi di testo vuoi.
Di fabbrica sono già presenti testi adeguati, per esempio il richiamo all'obbligo di conservazione sotto ogni fattura. Disattivare funziona senza interruttore: rimuovi tutti i blocchi di testo di un tipo di documento, e quel tipo non stampa alcun testo.
Il testo dell'e-mail è un'altra cosa. Ciò che sta nel campo del messaggio si gestisce sotto Configurare l'invio delle e-mail — qui si tratta di ciò che sta sul foglio.
Allegati automatici
Zirko genera due allegati da sé, entrambi attivi di fabbrica. Compaiono come pagine a sé nel documento e nel PDF:
- Riepilogo dei titoli — il riassunto dei titoli di un documento strutturato.
- Metratura — le righe di misura dietro le posizioni.
Sotto, alla voce Allegati propri, puoi depositare un proprio file per tipo di documento — il caso solito sono le condizioni generali, che vanno con ogni offerta e ogni fattura. Sono ammessi PDF, PNG, JPEG e WebP in formato A4, fino a 20 MB. Un file vale per esattamente un tipo di documento; se le condizioni vanno con offerta e fattura, le carichi per entrambe.
L'impostazione è la preimpostazione: sul singolo documento puoi aggiungere o togliere allegati senza cambiare l'impostazione.
Come esce un allegato dipende dal tipo di documento. Per offerta, preventivo, conferma d'ordine e bolla di consegna i tuoi allegati vengono inseriti come pagine proprie nello stesso PDF. Per fatture e fatture d'acconto escono come file separati con l'e-mail, accanto al PDF del documento e a una fattura elettronica. In entrambi i casi il documento li cita anche nella riga « Allegati ».
Nomi dei file
Qui componi lo schema dei nomi dei file PDF da elementi: tipo di documento, numero del documento, oggetto, nome del progetto, numero di progetto, destinatario, numero cliente, data, data (ISO) — ciascuno al massimo una volta, nel tuo ordine. In mezzo sta il separatore a tua scelta: trattino, trattino basso o spazio. Un esempio mostra subito il risultato — per esempio Offerta_O-2026-014_Ristrutturazione bagno.pdf.
Se un elemento è vuoto su un documento — per esempio l'oggetto —, cade insieme al suo separatore invece di lasciare un buco. La fattura elettronica riceve lo stesso nome con l'estensione .xml.
Lo schema vale per il download collettivo dalla lista dei documenti. Il download singolo sul documento prende semplicemente il nome dal numero del documento — corto e univoco.
Che cosa oggi non è possibile
- Nessun testo libero nel nome del file. Ci sono i nove elementi, nessuna parola propria in mezzo.
- Un proprio file per tipo di documento, non più d'uno.
- I testi valgono per tipo di documento, non per cliente. Mentre scrivi un documento puoi però cambiare il testo in ogni momento per quel singolo documento.