Trīs lietas nonāk uz katra dokumenta vai tam klāt automātiski, tev tās rakstīšanas laikā neaiztiekot: teksti virs un zem pozīcijām, pielikumi un PDF faila nosaukums. Visas trīs iestati vienreiz — sadaļā Iestatījumi → Veidnes un izkārtojums, cilnēs Sākuma un beigu teksti, Automātiskie pielikumi un Failu nosaukumi. Mainīt tās drīkst biroja administrators.
Sākuma un beigu teksti
Sākuma teksts ir uz dokumenta aiz uzrunas, beigu teksts — aiz summu bloka. Abi ir katram dokumenta veidam — piedāvājums, tāme, pasūtījuma apstiprinājums, pavadzīme, rēķins, avansa rēķins, gala rēķins, kredītrēķins — un katram dokumenta veidam neierobežots teksta bloku skaits.
No sākuma ir ievietoti piemēroti teksti, piemēram, norāde par glabāšanas pienākumu zem katra rēķina. Izslēgt var bez slēdža: noņem visus kāda dokumenta veida teksta blokus, tad šis dokumenta veids nedrukā nekādu tekstu.
E-pasta teksts ir kas cits. To, kas ir vēstules ziņas laukā, kārto sadaļā E-pasta sūtīšana — te ir runa par to, kas ir uz lapas.
Automātiskie pielikumi
Divus pielikumus Zirko izveido pats, abi no sākuma ieslēgti. Dokumentā un PDF tie ir atsevišķas lapas:
- Sadaļu pārskats — dalīta dokumenta sadaļu kopsavilkums.
- Uzmērījums — uzmērījuma rindas aiz pozīcijām.
Zem tiem, sadaļā Savi pielikumi, katram dokumenta veidam vari pievienot vienu savu failu — ierastais gadījums ir vispārīgie darījumu noteikumi, kas pieder pie katra piedāvājuma un katra rēķina. Atļauti ir PDF, PNG, JPEG un WebP A4 formātā, līdz 20 MB. Viens fails der tieši vienam dokumenta veidam; ja noteikumiem jābūt pie piedāvājuma un rēķina, augšupielādē tos abiem.
Iestatījums ir iepriekšēja izvēle: pie atsevišķa dokumenta pielikumus vari pievienot vai atcelt, iestatījumu nemainot.
Kā pielikums tiek nosūtīts, ir atkarīgs no dokumenta veida. Piedāvājumam, tāmei, pasūtījuma apstiprinājumam un pavadzīmei tavi pielikumi tiek iekļauti tajā pašā PDF kā atsevišķas lapas. Rēķiniem un avansa rēķiniem tie tiek nosūtīti ar e-pastu kā atsevišķi faili, līdzās dokumenta PDF un e-rēķinam. Abos gadījumos dokuments tos papildus min rindā „Pielikumi“.
Failu nosaukumi
Šeit no elementiem veido PDF failu nosaukumu paraugu: dokumenta veids, dokumenta numurs, temats, projekta nosaukums, projekta numurs, saņēmējs, klienta numurs, datums, datums (ISO) — katrs ne vairāk kā vienu reizi, tavā secībā. Starp tiem ir tevis izvēlētā atdalītājzīme: defise, pasvītrojums vai atstarpe. Piemērs uzreiz parāda, kas sanāk — teiksim, Angebot_A-2026-014_Badsanierung.pdf.
Ja kāds elements pie dokumenta ir tukšs — piemēram, temats —, tas kopā ar atdalītājzīmi izkrīt, nevis atstāj robu. E-rēķins saņem to pašu nosaukumu ar paplašinājumu .xml.
Paraugs attiecas uz kopējo lejupielādi no dokumentu saraksta. Atsevišķa dokumenta lejupielāde saucas vienkārši pēc dokumenta numura — īsi un nepārprotami.
Kas šodien nav iespējams
- Nekāda brīva teksta faila nosaukumā. Ir deviņi elementi, savu vārdu starp tiem nav.
- Viens savs fails katram dokumenta veidam, ne vairāk.
- Teksti der katram dokumenta veidam, ne katram klientam. Rakstot dokumentu, tekstu tomēr jebkurā brīdī vari mainīt šim vienam dokumentam.