Kolme asiaa tulee automaattisesti jokaiseen tositteeseen tai sen mukaan, ilman että kosket niihin kirjoittaessasi: tekstit rivien ylä- ja alapuolella, liitteet ja PDF-tiedoston nimi. Kaikki kolme asetat kerran — kohdassa Asetukset → Pohjat ja ulkoasu, välilehdillä Alku- ja lopputekstit, Automaattiset liitteet ja Tiedostonimet. Niitä saa muuttaa Toimisto – pääkäyttäjä.
Alku- ja lopputekstit
Alkuteksti on tositteella tervehdyksen jälkeen, lopputeksti summalohkon jälkeen. Molemmat ovat olemassa asiakirjatyypeittäin — tarjous, kustannusarvio, tilausvahvistus, lähetysluettelo, lasku, osalasku, loppulasku, hyvityslasku — ja kullekin tyypille niin monta tekstilohkoa kuin haluat.
Oletuksena mukana on valmiiksi sopivia tekstejä, esimerkiksi maininta säilytysvelvollisuudesta jokaisen laskun alla. Pois kytkeminen onnistuu ilman kytkintä: Poista asiakirjatyypin kaikki tekstilohkot, niin se tyyppi ei tulosta mitään tekstiä.
Sähköpostin teksti on eri asia. Sen, mitä sähköpostin viestikentässä lukee, hoidat kohdassa Sähköpostilähetyksen käyttöönotto — tässä on kyse siitä, mitä paperilla lukee.
Automaattiset liitteet
Kaksi liitettä Zirko luo itse, molemmat oletuksena päällä. Ne ovat asiakirjassa ja PDF-tiedostossa omina sivuinaan:
- Otsikkoyhteenveto — jäsennellyn tositteen otsikoiden yhteenveto.
- Mittaus — rivien takana olevat mittausrivit.
Niiden alle, kohtaan Omat liitteet, voit tallentaa asiakirjatyypeittäin yhden oman tiedoston — tavallinen tapaus ovat sopimusehdot, jotka kuuluvat jokaiseen tarjoukseen ja jokaiseen laskuun. Sallittuja ovat PDF, PNG, JPEG ja WebP A4-muodossa, enintään 20 Mt. Yksi tiedosto koskee täsmälleen yhtä asiakirjatyyppiä; jos ehdot kuuluvat tarjoukseen ja laskuun, lataat ne molempiin.
Asetus on esivalinta: Yksittäisellä tositteella voit lisätä tai poistaa liitteitä muuttamatta asetusta.
Miten liite lähtee, riippuu tositelajista. Tarjouksessa, kustannusarviossa, tilausvahvistuksessa ja lähetysluettelossa liitteesi liitetään omina sivuinaan samaan PDF-tiedostoon. Laskuissa ja osalaskuissa ne lähtevät sähköpostin mukana omina tiedostoinaan, tosite-PDF:n ja verkkolaskun rinnalla. Molemmissa tapauksissa asiakirja mainitsee ne lisäksi rivillä ”Liitteet”.
Tiedostonimet
Tässä rakennat PDF-tiedostojen nimimallin osista: asiakirjatyyppi, asiakirjan numero, aihe, projektin nimi, projektinumero, vastaanottaja, asiakasnumero, päivämäärä, päivämäärä (ISO) — kukin enintään kerran, sinun järjestyksessäsi. Niiden välissä on valitsemasi erotinmerkki: yhdysviiva, alaviiva tai välilyönti. Esimerkki näyttää heti, mitä syntyy — vaikkapa Tarjous_T-2026-014_Kylpyhuoneremontti.pdf.
Jos jokin osa on tositteella tyhjä — vaikka aihe —, se putoaa pois erotinmerkkeineen sen sijaan, että jättäisi aukon. Verkkolasku saa saman nimen päätteellä .xml.
Malli koskee koontilatausta tositelistasta. Yksittäinen lataus tositteella on nimetty yksinkertaisesti asiakirjan numeron mukaan — lyhyt ja yksiselitteinen.
Mikä ei tänään onnistu
- Ei vapaata tekstiä tiedostonimeen. On yhdeksän osaa, ei omia sanoja niiden väliin.
- Yksi oma tiedosto asiakirjatyyppiä kohti, ei useampia.
- Tekstit pätevät asiakirjatyypeittäin, eivät asiakkaittain. Tositetta kirjoittaessasi voit kuitenkin milloin tahansa muuttaa tekstiä juuri sitä yhtä tositetta varten.