Trzy rzeczy trafiają automatycznie na każdy dokument albo do niego, bez Twojego udziału przy pisaniu: teksty nad pozycjami i pod nimi, załączniki i nazwa pliku PDF. Wszystkie trzy ustawiasz raz — pod Ustawienia → Szablony i układ, w zakładkach Teksty początkowe i końcowe, Automatyczne załączniki i Nazwy plików. Zmieniać je może Biuro – administrator.
Teksty początkowe i końcowe
Tekst początkowy stoi na dokumencie po zwrocie grzecznościowym, tekst końcowy po bloku sum. Oba istnieją według typu dokumentu — oferta, kosztorys wstępny, potwierdzenie zlecenia, dowód dostawy, faktura, faktura częściowa, faktura końcowa, samofakturowanie — i dla każdego typu dowolnie wiele bloków tekstu.
Fabrycznie są już gotowe pasujące teksty, na przykład wskazówka o obowiązku przechowywania pod każdą fakturą. Wyłączenie działa bez przełącznika: Usuń wszystkie bloki tekstu danego typu dokumentu, a ten typ nie drukuje żadnego tekstu.
Tekst e-maila to co innego. Tym, co stoi w polu wiadomości e-maila, zarządzasz pod Konfigurowanie wysyłki e-mail — tutaj chodzi o to, co stoi na kartce.
Automatyczne załączniki
Dwa załączniki tworzy samo Zirko, oba fabrycznie włączone. Są w dokumencie i w PDF osobnymi stronami:
- Zestawienie tytułów — podsumowanie tytułów podzielonego dokumentu.
- Obmiar — wiersze obmiaru za pozycjami.
Poniżej, w części Własne załączniki, możesz dla każdego typu dokumentu zapisać jeden własny plik — zwykły przypadek to regulamin (ogólne warunki umów), który należy do każdej oferty i każdej faktury. Dozwolone są PDF, PNG, JPEG i WebP w formacie A4, do 20 MB. Jeden plik obowiązuje dla dokładnie jednego typu dokumentu; jeśli regulamin ma należeć do oferty i faktury, wgrywasz go przy obu.
Ustawienie to wartość domyślna: Przy pojedynczym dokumencie możesz załączniki dodać albo odznaczyć, nie zmieniając ustawienia.
Jak wychodzi załącznik, zależy od typu dokumentu. Przy ofercie, kosztorysie wstępnym, potwierdzeniu zlecenia i dowodzie dostawy Twoje załączniki są wstawiane jako osobne strony do tego samego PDF. Przy fakturach i fakturach częściowych wychodzą jako osobne pliki razem z e-mailem, obok PDF dokumentu i e-faktury. W obu przypadkach dokument dodatkowo wymienia je w wierszu „Załączniki”.
Nazwy plików
Tutaj budujesz wzór nazw plików PDF z elementów: typ dokumentu, numer dokumentu, temat, nazwa projektu, numer projektu, odbiorca, numer klienta, data, data (ISO) — każdy najwyżej raz, w Twojej kolejności. Między nimi stoi wybrany przez Ciebie separator: łącznik, podkreślenie albo spacja. Przykład od razu pokazuje, co wyjdzie — na przykład Oferta_O-2026-014_Remont łazienki.pdf.
Jeśli element jest przy dokumencie pusty — na przykład temat — wypada razem ze swoim separatorem, zamiast zostawiać lukę. E-faktura dostaje tę samą nazwę z końcówką .xml.
Wzór obowiązuje przy pobieraniu zbiorczym z listy dokumentów. Pojedyncze pobranie przy dokumencie nazywa się po prostu numerem dokumentu — krótko i jednoznacznie.
Czego dziś nie da się zrobić
- Brak dowolnego tekstu w nazwie pliku. Jest dziewięć elementów, żadnych własnych słów pomiędzy.
- Jeden własny plik na typ dokumentu, nie kilka.
- Teksty obowiązują według typu dokumentu, nie według klienta. Pisząc dokument, możesz jednak w każdej chwili zmienić tekst dla tego jednego dokumentu.