Tři věci se dostanou automaticky na každý doklad nebo k němu, aniž by ses jich při psaní dotkl: texty nad položkami a pod nimi, přílohy a název souboru PDF. Všechny tři nastavíš jednou — pod Nastavení → Šablony a rozvržení, v záložkách Úvodní a závěrečné texty, Automatické přílohy a Názvy souborů. Měnit je smí Kancelář – správce.
Úvodní a závěrečné texty
Úvodní text stojí na dokladu za oslovením, závěrečný text za blokem součtů. Oba existují podle typu dokladu — nabídka, předběžný rozpočet, potvrzení zakázky, dodací list, faktura, dílčí faktura, konečná faktura, samofakturace — a u každého typu libovolný počet textových bloků.
Od výroby jsou připravené vhodné texty, třeba upozornění na povinnost uchovávání pod každou fakturou. Vypnutí funguje bez přepínače: Odstraň všechny textové bloky daného typu dokladu a ten typ pak žádný text netiskne.
Text e-mailu je něco jiného. Co stojí v poli zprávy e-mailu, spravuješ pod Nastavit odesílání e-mailů — tady jde o to, co stojí na listu.
Automatické přílohy
Dvě přílohy vytváří Zirko samo, obě od výroby zapnuté. Jsou v dokladu i v PDF jako vlastní strany:
- Přehled titulů — shrnutí titulů členěného dokladu.
- Výměra — řádky výměry za položkami.
Níže, v části Vlastní přílohy, můžeš ke každému typu dokladu uložit jeden vlastní soubor — obvyklý případ jsou obchodní podmínky, které patří ke každé nabídce a každé faktuře. Povolené jsou PDF, PNG, JPEG a WebP ve formátu A4, do 20 MB. Jeden soubor platí přesně pro jeden typ dokladu; mají-li podmínky patřit k nabídce i k faktuře, nahraješ je u obou.
Nastavení je předvolba: U jednotlivého dokladu můžeš přílohy přidat nebo odebrat, aniž bys nastavení měnil.
Jak příloha odejde, závisí na typu dokladu. U nabídky, předběžného rozpočtu, potvrzení zakázky a dodacího listu se tvoje přílohy vloží jako vlastní strany do téhož PDF. U faktur a dílčích faktur odcházejí jako samostatné soubory s mailem, vedle PDF dokladu a e-faktury. V obou případech je doklad navíc uvádí v řádku „Přílohy“.
Názvy souborů
Tady skládáš vzor názvů souborů PDF z prvků: typ dokladu, číslo dokladu, předmět, název projektu, číslo projektu, příjemce, číslo zákazníka, datum, datum (ISO) — každý nejvýše jednou, ve tvém pořadí. Mezi nimi stojí oddělovač podle tvojí volby: spojovník, podtržítko nebo mezera. Příklad hned ukazuje, co vznikne — třeba Nabidka_N-2026-014_Rekonstrukce koupelny.pdf.
Je-li prvek u dokladu prázdný — třeba předmět —, vypadne i se svým oddělovačem, místo aby nechal mezeru. E-faktura dostane stejný název s koncovkou .xml.
Vzor platí pro hromadné stažení ze seznamu dokladů. Jednotlivé stažení u dokladu se jmenuje prostě podle čísla dokladu — krátce a jednoznačně.
Co dnes nejde
- Žádný volný text v názvu souboru. Je devět prvků, žádná vlastní slova mezi nimi.
- Jeden vlastní soubor na typ dokladu, ne víc.
- Texty platí podle typu dokladu, ne podle zákazníka. Při psaní dokladu ale můžeš text kdykoli změnit pro ten jeden doklad.