Trys dalykai prie kiekvieno dokumento atsiranda savaime, tau jų rašant net nepaliečiant: tekstai virš pozicijų ir po jomis, priedai ir PDF failo pavadinimas. Visus tris nustatai vieną kartą — skiltyje Nustatymai → Šablonai ir išdėstymas, kortelėse Pradžios ir pabaigos tekstai, Automatiniai priedai ir Failų pavadinimai. Keisti juos gali biuro administratorius.
Pradžios ir pabaigos tekstai
Pradžios tekstas dokumente yra po kreipinio, pabaigos tekstas — po sumų bloko. Abu būna kiekvienai dokumento rūšiai — pasiūlymui, sąmatai, užsakymo patvirtinimui, važtaraščiui, sąskaitai faktūrai, tarpinei sąskaitai, galutinei sąskaitai, kreditinei sąskaitai faktūrai — ir kiekvienai rūšiai gali būti kiek norima teksto blokų.
Iš gamyklos jau įrašyti tinkami tekstai, pavyzdžiui, nuoroda į saugojimo pareigą po kiekviena sąskaita faktūra. Išjungti galima ir be jungiklio: pašalink visus tos dokumentų rūšies teksto blokus — tada ta rūšis jokio teksto nespausdins.
El. laiško tekstas yra kas kita. Tai, kas parašyta laiško pranešimo lauke, tvarkai skiltyje El. pašto siuntimas — čia kalbama apie tai, kas atsiduria ant lapo.
Automatiniai priedai
Du priedus sukuria pati Zirko, abu iš gamyklos įjungti. Dokumente ir PDF jie yra atskiri puslapiai:
- Skyrių suvestinė — suskirstyto dokumento skyrių santrauka.
- Apmatavimas — apmatavimo eilutės už pozicijų.
Žemiau, skiltyje Savi priedai, kiekvienai dokumentų rūšiai gali įkelti po vieną savo failą — įprastas atvejis yra bendrosios sąlygos, kurios priklauso kiekvienam pasiūlymui ir kiekvienai sąskaitai faktūrai. Leidžiami PDF, PNG, JPEG ir WebP A4 formatu, iki 20 MB. Vienas failas galioja lygiai vienai dokumentų rūšiai; jei bendrosios sąlygos skirtos ir pasiūlymui, ir sąskaitai faktūrai, įkeli jas prie abiejų.
Nustatymas yra numatytoji parinktis: prie konkretaus dokumento priedus gali pridėti arba atsisakyti jų nekeisdami nustatymo.
Kaip priedas išsiunčiamas, priklauso nuo dokumento rūšies. Prie pasiūlymo, sąmatos, užsakymo patvirtinimo ir važtaraščio tavo priedai įterpiami kaip atskiri puslapiai į tą patį PDF. Prie sąskaitų faktūrų ir tarpinių sąskaitų faktūrų jie išsiunčiami kaip atskiri failai kartu su laišku, šalia dokumento PDF ir e. sąskaitos faktūros. Abiem atvejais dokumentas juos papildomai nurodo eilutėje „Priedai“.
Failų pavadinimai
Čia iš elementų sudarai PDF failų pavadinimo šabloną: dokumento tipas, dokumento numeris, tema, projekto pavadinimas, projekto numeris, gavėjas, kliento numeris, data, data (ISO) — kiekvienas daugiausia po kartą, tavo pasirinkta tvarka. Tarp jų stovi tavo pasirinktas skirtukas: brūkšnelis, apatinis brūkšnys arba tarpas. Pavyzdys iš karto parodo, kas gaunama — tarkime, Angebot_A-2026-014_Badsanierung.pdf.
Jei kuris nors elementas prie dokumento tuščias — pavyzdžiui, tema —, jis kartu su skirtuku iškrenta, užuot palikęs spragą. E. sąskaita faktūra gauna tokį patį pavadinimą su galūne .xml.
Šablonas galioja bendram atsisiuntimui iš dokumentų sąrašo. Atskiro dokumento atsisiuntimas paprasčiausiai vadinasi pagal dokumento numerį — trumpai ir aiškiai.
Ko šiandien nėra
- Failo pavadinime nėra laisvo teksto. Yra devyni elementai, savų žodžių tarp jų įterpti negalima.
- Po vieną savo failą kiekvienai dokumentų rūšiai, ne daugiau.
- Tekstai galioja dokumentų rūšiai, ne klientui. Tačiau rašant dokumentą tekstą bet kada gali pakeisti tam vienam dokumentui.