DATEV is de software van de meeste Duitse belastingadvieskantoren. Zirko maakt daarvoor een archief van een boekingsstapel (de boekingen als bestand in het DATEV-formaat) en documentbeelden (de factuur-pdf's) — je kantoor leest beide in, in plaats van elke factuur over te typen.
Twee plekken horen bij elkaar:
- Instellingen → Administratie → DATEV — hier staan de instellingen.
- De documentenlijst → downloaden — daar kies je het formaat DATEV (PDF + CSV) en ontvang je het archief.
Dit geldt alleen voor bedrijven in Duitsland. De export rekent met de Duitse rekeningschema's en belastinggevallen; voor een ander bedrijfsland ontstaan geen boekingen — Zirko gokt niet naar een rekening.
Het tabblad DATEV
- Rekeningschema — SKR03 of SKR04. Welk schema je boekhouding gebruikt, weet je belastingadviseur.
- Adviseursnummer en mandantnummer — beide krijg je van je belastingadviseur; ze staan in de kop van de boekingsstapel, zodat het kantoor het bestand aan zijn mandant koppelt.
- Debiteurenrekeningen vanaf — de klantrekening ontstaat uit de cijfers van je klantnummer (klant “K-0042” wordt met basis 10000 debiteur 10042). Zonder bruikbare cijfers boekt Zirko op de basis als verzamelrekening.
- Kleineondernemersregeling (§ 19 UStG) — vult op elk nieuw document het tarief voor kleine ondernemers in, stuurt op welke opbrengstrekening vrijgestelde omzet loopt en voedt de controle van de verplichte vermeldingen van je documenten. Meer onder Btw-tarieven instellen.
- Opbrengstrekeningen per belastinggeval — vooringevuld met de DATEV-standaardrekeningen van het gekozen schema (bijvoorbeeld 8400/4400 voor 19 %). Heeft je kantoor eigen rekeningen, dan voer je die in.
Wat er in het archief zit
Per kalenderjaar één boekingsstapelbestand en daarnaast per document één pdf, genoemd naar het factuurnummer — daarmee voegt DATEV Unternehmen online beeld en boeking samen. Geboekt wordt één regel per document: brutobedrag, debiteur aan opbrengstrekening. Stornofacturen en factuurcorrecties gaan mee als generaalomkering (Generalumkehr) — de door DATEV voorziene weg om een boeking ongedaan te maken.
Wat benoemd buiten blijft
De export laat niets stil verdwijnen: vóór het downloaden telt de dialoog elke reden op. Geen boeking ontstaat vandaag voor:
- Offertes, pakbonnen, brieven — geen boekingsdocumenten.
- Termijn-, deel-eind- en eindfacturen — aanbetalingen vragen een eigen rekeninglogica (ontvangen aanbetalingen, overboeking bij de eindfactuur); als gewone opbrengstboeking zouden ze fout geboekt zijn.
- Documenten met gemengde belastinggevallen — bijvoorbeeld 19 % en 7 % op één blad; één boeking kan ze niet scheiden.
- Belastinggevallen zonder DATEV-rekening — nultarief, historische tarieven zoals 16 %, buitenlandse tarieven, documenten zonder belastingvermelding.
- Documenten in vreemde valuta en documenten zonder positief brutobedrag.
- Inkoopfacturen — de export omvat alleen je uitgaande documenten.
Hoe die documenten toch bij het kantoor komen
Dezelfde download kan ze als pdf leveren (of pdf plus e-factuur-xml) — selecteer de documenten en neem het pdf-formaat. Het kantoor boekt ze dan met de hand. Voor de volledige overdracht van alle gegevens is er bovendien de gegevensexport.
Wat vandaag niet gaat
- Geen directe verbinding met DATEV. Zirko draagt niets automatisch aan het kantoor over; je geeft het bestand zelf door — per mail of via het uploadportaal van je adviseur.
- Geen betalingen, geen bankmutaties in de stapel — alleen de uitgaande documenten.