DATEV to oprogramowanie większości niemieckich kancelarii podatkowych. Zirko tworzy dla niego archiwum złożone z paczki księgowań (zapisy księgowe jako plik w formacie DATEV) i obrazów dokumentów (PDF-y faktur) — Twoja kancelaria wczytuje jedno i drugie, zamiast przepisywać każdą fakturę.
Dwa miejsca działają razem:
- Ustawienia → Księgowość → DATEV — tu stoją ustawienia.
- Lista dokumentów → pobieranie — tam wybierasz format DATEV (PDF + CSV) i otrzymujesz archiwum.
Dotyczy to tylko firm z siedzibą w Niemczech. Eksport opiera się na niemieckich planach kont i przypadkach podatkowych; dla innego kraju siedziby żadne księgowania nie powstają — Zirko nie zgaduje konta.
Zakładka DATEV
- Plan kont — SKR03 albo SKR04. Którego używa Twoja księgowość, wie Twój doradca podatkowy.
- Numer doradcy i numer mandanta — oba poda Ci Twój doradca podatkowy; stoją w nagłówku paczki, aby kancelaria przypisała plik do swojego mandanta.
- Konta odbiorców od — konto klienta powstaje z cyfr Twojego numeru klienta (klient „K-0042” z bazą 10000 staje się odbiorcą 10042). Bez użytecznych cyfr Zirko księguje na bazę jako konto zbiorcze.
- Mały przedsiębiorca (§ 19 UStG) — wpisuje stawkę małego przedsiębiorcy do każdego nowego dokumentu, steruje, na które konto przychodów idą obroty zwolnione, i zasila kontrolę obowiązkowych elementów Twoich dokumentów. Więcej pod Stawkami podatku.
- Konta przychodów według przypadku podatkowego — wstępnie wypełnione standardowymi kontami DATEV wybranego planu (na przykład 8400/4400 dla 19 %). Jeśli Twoja kancelaria ma własne konta, wpisz jej konta.
Co zawiera archiwum
Na rok kalendarzowy jeden plik paczki księgowań, a do tego po jednym PDF na dokument, nazwanym według numeru faktury — po nim DATEV Unternehmen online łączy obraz z księgowaniem. Księgowany jest jeden wiersz na dokument: kwota brutto, odbiorca na konto przychodów. Faktury storno i korekty idą jako storno generalne (Generalumkehr) — przewidziana przez DATEV droga cofnięcia księgowania.
Co zostaje pominięte — i dlaczego
Eksport niczego nie gubi po cichu: przed pobraniem dialog wylicza każdy powód. Żadne księgowanie nie powstaje dziś dla:
- Ofert, dokumentów dostawy, pism — to nie są dokumenty księgowe.
- Faktur częściowych, częściowych faktur końcowych i faktur końcowych — zaliczki wymagają własnej logiki kont (otrzymane zaliczki, przeksięgowanie przy fakturze końcowej); jako zwykłe księgowanie przychodu byłyby zaksięgowane źle.
- Dokumentów z mieszanymi przypadkami podatkowymi — na przykład 19 % i 7 % na jednym arkuszu; pojedyncze księgowanie nie potrafi ich rozdzielić.
- Przypadków podatkowych bez konta DATEV — stawka zerowa, stawki historyczne jak 16 %, stawki zagraniczne, dokumenty wystawione bez wykazania podatku.
- Dokumentów w obcej walucie i dokumentów bez dodatniej kwoty brutto.
- Faktur zakupu — eksport obejmuje tylko Twoje dokumenty wychodzące.
Jak te dokumenty mimo to trafiają do kancelarii
To samo pobieranie może je dostarczyć jako PDF (albo PDF plus XML e-faktury) — zaznacz dokumenty i wybierz format PDF. Kancelaria księguje je wtedy ręcznie. Do pełnego przekazania wszystkich danych służy ponadto eksport danych.
Czego dziś nie ma
- Żadnego bezpośredniego połączenia z DATEV. Zirko niczego nie przenosi automatycznie do kancelarii; plik przekazujesz samodzielnie — mailem albo przez portal Twojego doradcy.
- Żadnych płatności, żadnych ruchów na koncie w paczce — tylko dokumenty wychodzące.