DATEV ist die Software der meisten deutschen Steuerkanzleien. Zirko erzeugt dafür ein Archiv aus Buchungsstapel (die Buchungssätze als Datei im DATEV-Format) und Belegbildern (die Rechnungs-PDFs) — deine Kanzlei liest beides ein, statt jede Rechnung abzutippen.
Zwei Stellen gehören zusammen:
- Einstellungen → Rechnungswesen → DATEV — hier stehen die Vorgaben.
- Die Dokumentenliste → Herunterladen — dort wählst du das Format DATEV (PDF + CSV) und bekommst das Archiv.
Das gilt nur für Betriebe in Deutschland. Der Export rechnet mit den deutschen Kontenrahmen und Steuerfällen; für ein anderes Betriebsland entstehen keine Buchungen — Zirko rät kein Konto.
Der Reiter DATEV
- Kontenrahmen — SKR03 oder SKR04. Welchen deine Buchführung nutzt, weiß dein Steuerberater.
- Beraternummer und Mandantennummer — beide nennt dir dein Steuerberater; sie stehen im Kopf des Buchungsstapels, damit die Kanzlei die Datei ihrem Mandanten zuordnet.
- Debitorenkonten ab — das Kundenkonto entsteht aus den Ziffern deiner Kundennummer (Kunde „K-0042" wird mit Basis 10000 zum Debitor 10042). Ohne brauchbare Ziffern bucht Zirko auf die Basis als Sammelkonto.
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG) — belegt jeden neuen Beleg mit dem Kleinunternehmer-Satz vor, steuert, auf welches Erlöskonto steuerfreie Umsätze laufen, und speist die Pflichtangaben-Prüfung deiner Belege. Mehr dazu unter Steuersätze einstellen.
- Erlöskonten je Steuerfall — vorbelegt mit den DATEV-Standardkonten des gewählten Rahmens (etwa 8400/4400 für 19 %). Hat deine Kanzlei eigene Konten, trägst du ihre ein.
Was im Archiv steckt
Je Kalenderjahr eine Buchungsstapel-Datei und dazu je Beleg ein PDF, benannt nach der Rechnungsnummer — über sie führt DATEV Unternehmen online Bild und Buchung zusammen. Gebucht wird eine Zeile je Beleg: Bruttobetrag, Debitor an Erlöskonto. Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen gehen als Generalumkehr mit — der von DATEV vorgesehene Weg, eine Buchung aufzuheben.
Was benannt draußen bleibt
Der Export lässt nichts still verschwinden: Der Dialog zählt vor dem Herunterladen jeden Grund auf. Keine Buchung ergeben heute:
- Angebote, Lieferscheine, Briefe — keine Buchungsbelege.
- Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen — Anzahlungen brauchen eine eigene Kontenlogik (erhaltene Anzahlungen, Umbuchung bei der Schlussrechnung); als schlichte Erlösbuchung wären sie falsch gebucht.
- Belege mit gemischten Steuerfällen — etwa 19 % und 7 % auf einem Blatt; eine einzelne Buchung kann sie nicht trennen.
- Steuerfälle ohne DATEV-Konto — Nullsatz, historische Sätze wie 16 %, ausländische Sätze, Belege ohne Steuerausweis.
- Belege in Fremdwährung und Belege ohne positiven Bruttobetrag.
- Eingangsrechnungen — der Export umfasst nur deine Ausgangsbelege.
Wie diese Belege trotzdem zur Kanzlei kommen
Derselbe Sammel-Download kann sie als PDF (oder PDF + E-Rechnungs-XML) liefern — wähle die Belege aus und nimm das Format PDF. Die Kanzlei bucht sie dann von Hand. Für die vollständige Übergabe aller Daten gibt es außerdem den Datenexport.
Was heute nicht geht
- Keine direkte Verbindung zu DATEV. Zirko überträgt nichts automatisch in die Kanzlei; du gibst die Datei weiter — per Mail oder Upload-Portal deines Steuerberaters.
- Keine Zahlungen, keine Kontobewegungen im Stapel — nur die Ausgangsbelege.