DATEV on useimpien saksalaisten tilitoimistojen ohjelmisto. Zirko tuottaa sille arkiston, jossa on kirjauserä (kirjaukset tiedostona DATEV-muodossa) ja tositekuvat (laskujen PDF:t) — tilitoimistosi lukee molemmat sisään sen sijaan, että näppäilisi jokaisen laskun uudelleen.
Kaksi paikkaa kuuluu yhteen:
- Asetukset → Laskentatoimi → DATEV — täällä ovat esiasetukset.
- Asiakirjaluettelo → lataus — siellä valitset muodon DATEV (PDF + CSV) ja saat arkiston.
Tämä koskee vain yrityksiä, joiden kotipaikka on Saksassa. Vienti laskee saksalaisilla tilikartoilla ja verotapauksilla; muulle kotimaalle kirjauksia ei synny — Zirko ei arvaa tiliä.
DATEV-välilehti
- Tilikartta — SKR03 tai SKR04. Kumpaa kirjanpitosi käyttää, tietää tilitoimistosi.
- Neuvojanumero ja asiakasnumero (Mandant) — molemmat saat tilitoimistostasi; ne ovat kirjauserän otsikossa, jotta toimisto liittää tiedoston oikeaan asiakkaaseensa.
- Myyntireskontratilit alkaen — asiakastili muodostuu asiakasnumerosi numeroista (asiakas "K-0042" pohjalla 10000 saa tilin 10042). Ilman käyttökelpoisia numeroita Zirko kirjaa pohjalle kokoomatilinä.
- Pienyrittäjä (§ 19 UStG) — tuo jokaiselle uudelle asiakirjalle pienyrittäjän 0 %:n kannan, ohjaa, mille tuottotilille verottomat myynnit menevät, ja syöttää asiakirjojesi pakollisten tietojen tarkastusta. Lisää kohdassa Verokannat.
- Tuottotilit verotapauksittain — esitäytetty valitun tilikartan DATEV-vakiotileillä (esimerkiksi 8400/4400 19 %:lle). Jos toimistollasi on omat tilit, kirjaa ne.
Mitä arkisto sisältää
Kalenterivuotta kohden yksi kirjauserätiedosto ja lisäksi yksi PDF asiakirjaa kohden, nimettynä laskun numeron mukaan — sen avulla DATEV Unternehmen online yhdistää kuvan ja kirjauksen. Kirjataan yksi rivi asiakirjaa kohden: bruttosumma, asiakastili tuottotilille. Mitätöintilaskut ja laskunoikaisut kulkevat mukana yleiskumouksena (Generalumkehr) — DATEV:n tarkoittama tapa kumota kirjaus.
Mikä jää ulkopuolelle — nimetysti
Vienti ei anna minkään kadota hiljaa: ennen latausta valintaikkuna luettelee jokaisen syyn. Kirjausta ei tänään synny seuraavista:
- Tarjoukset, lähetysluettelot, kirjeet — eivät ole kirjanpitotositteita.
- Osa-, osaloppu- ja loppulaskut — ennakkomaksut vaativat oman tililogiikkansa (saadut ennakot, siirto loppulaskussa); pelkkänä tuottokirjauksena ne kirjautuisivat väärin.
- Asiakirjat, joissa on sekaisin useita verotapauksia — vaikkapa 19 % ja 7 % samalla arkilla; yksi kirjaus ei voi erottaa niitä.
- Verotapaukset ilman DATEV-tiliä — nollakanta, historialliset kannat kuten 16 %, ulkomaiset kannat, ilman veromerkintää laaditut asiakirjat.
- Vieraan valuutan asiakirjat ja asiakirjat ilman positiivista bruttosummaa.
- Ostolaskut — vienti kattaa vain omat lähtevät asiakirjasi.
Miten nämä asiakirjat silti päätyvät toimistoon
Sama lataus voi toimittaa ne PDF:nä (tai PDF:nä ja verkkolasku-XML:nä) — valitse asiakirjat ja ota PDF-muoto. Toimisto kirjaa ne sitten käsin. Kaikkien tietojen täydelliseen luovutukseen on lisäksi tietojen vienti.
Mikä ei tänään onnistu
- Ei suoraa yhteyttä DATEV:iin. Zirko ei siirrä mitään automaattisesti toimistoon; annat tiedoston eteenpäin itse — sähköpostilla tai neuvojasi latausportaalin kautta.
- Ei maksuja, ei tilitapahtumia erässä — vain lähtevät asiakirjat.