DATEV är programvaran hos de flesta tyska skattebyråer. Zirko skapar ett arkiv för den bestående av en bokföringsbunt (bokningarna som fil i DATEV-formatet) och verifikatbilder (faktura-PDF:erna) — din byrå läser in bådadera i stället för att skriva av varje faktura.
Två ställen hör ihop:
- Inställningar → Ekonomi → DATEV — här står förinställningarna.
- Dokumentlistan → nedladdning — där väljer du formatet DATEV (PDF + CSV) och får arkivet.
Det gäller bara företag med säte i Tyskland. Exporten räknar med de tyska kontoplanerna och skattefallen; för ett annat företagsland skapas inga bokningar — Zirko gissar inget konto.
Fliken DATEV
- Kontoplan — SKR03 eller SKR04. Vilken din bokföring använder vet din skatterådgivare.
- Rådgivarnummer och klientnummer — båda får du av din skatterådgivare; de står i buntens huvud så att byrån kan koppla filen till sin klient.
- Kundkonton från — kundkontot bildas ur siffrorna i ditt kundnummer (kunden ”K-0042” med basen 10000 blir kontot 10042). Utan användbara siffror bokför Zirko på basen som samlingskonto.
- Småföretagare (§ 19 UStG) — fyller i småföretagarsatsen på varje nytt dokument, styr vilket intäktskonto skattefri omsättning går till och matar kontrollen av de obligatoriska uppgifterna på dina dokument. Mer under Momssatser.
- Intäktskonton per skattefall — förifyllda med DATEV:s standardkonton för den valda planen (till exempel 8400/4400 för 19 %). Har din byrå egna konton skriver du in dem.
Vad arkivet innehåller
Per kalenderår en bokföringsbuntfil och därtill en PDF per dokument, namngiven efter fakturanumret — genom det för DATEV Unternehmen online samman bild och bokning. Zirko bokför en rad per dokument: bruttobelopp, kundkonto mot intäktskonto. Kreditfakturor och fakturarättelser följer med som generalomvändning (Generalumkehr) — DATEV:s avsedda väg att upphäva en bokning.
Vad som stannar utanför — namngivet
Exporten låter inget försvinna tyst: före nedladdningen räknar dialogen upp varje orsak. Ingen bokning skapas i dag för:
- Offerter, följesedlar, brev — inga bokföringsverifikat.
- Del-, delslut- och slutfakturor — förskott kräver en egen kontologik (mottagna förskott, omföring vid slutfakturan); som enkel intäktsbokning vore de felbokförda.
- Dokument med blandade skattefall — till exempel 19 % och 7 % på samma blad; en enda bokning kan inte skilja dem åt.
- Skattefall utan DATEV-konto — nollsats, historiska satser som 16 %, utländska satser, dokument utställda utan skatteuppgift.
- Dokument i främmande valuta och dokument utan positivt bruttobelopp.
- Leverantörsfakturor — exporten omfattar bara dina utgående dokument.
Hur de dokumenten ändå når byrån
Samma nedladdning kan leverera dem som PDF (eller PDF plus e-faktura-XML) — markera dokumenten och ta PDF-formatet. Byrån bokför dem då för hand. För en fullständig överlämning av alla data finns dessutom dataexporten.
Vad som inte går i dag
- Ingen direkt koppling till DATEV. Zirko överför inget automatiskt till byrån; filen lämnar du vidare själv — per mejl eller via din rådgivares uppladdningsportal.
- Inga betalningar, inga kontorörelser i bunten — bara de utgående dokumenten.