En rapportmall är ett tomt formulär. Ute på arbetsplatsen fylls det i och skrivs under; den färdiga rapporten blir kvar sparad på projektet.
Poängen är inte skönheten, utan att det alltid är samma sak som frågas. En rapport för löpande räkning utan timantal är ingen rapport, utan ett gräl; ett besiktningsprotokoll utan underskrift är en lapp.
Börja med en standardmall, inte med en blank
Inställningar → fliken Rapportmallar → Skapa rapportmall. Zirko erbjuder elva utgångspunkter; tio har redan en struktur med sig: besiktningsprotokoll, inmätning, byggplatsrond, byggdagbok, anmälan om betänkligheter, utbildningsdagbok, mötesprotokoll, checklista, arbetsrapport, rapport för löpande räkning — och Blank.
Ta den standardmall som passar. Den går helt att ändra efteråt. Att börja med en blank kostar en halvtimme och ger sällan mer.
Fyra mallar bär märkningen Fakturerbar: besiktningsprotokoll, byggdagbok, arbetsrapport och rapport för löpande räkning. Märkningen hänger på malltypen och går inte att sätta för hand. Någon fakturarad blir det inte av sig självt. Inmätningen från en avslutad rapport hämtar du in i dokumentredigeraren via Sök → Rapporter som rader.
Tre nivåer
- Avsnitt är styckena — de blir rubriker i rapporten.
- Byggstenar är fälten i dem: datum, text, tal, bild, underskrift.
- Kolumner ställer byggstenar bredvid varandra.
Ordningen i redigeraren är ordningen i rapporten; flyttar gör du med piltangenterna upp och ner.
Några avsnitt hämtar sitt innehåll själva och behöver inte byggas efter: Allmän information (beställare, projekt, utförandeplats och -period ur projektet), Medarbetare, Tjänster och Material, Inmätning, Tabell, Urvalslista och Underskrifter.
Tjänster och Material fyller montören i på telefonen: via Från projektdokument (ur projektets utställda offerter, kostnadsförslag, orderbekräftelser och följesedlar, utan priser), via Ur grunddata eller för hand. Mängden fyller montören i själv; den planerade mängden från dokumentet står bredvid. Mer om det under Projekt och rapport på arbetsplatsen.
Fasta texter
Ett textfält kan du ställa in som inte redigerbart. Med det låser du fast formuleringar som måste stå precis så. Anmälan om betänkligheter lever på det: ”Härmed anmäler vi betänkligheter i fråga om utförandet av arbetena enligt VOB/B § 4 Abs. 3” är en rättsligt verksam förklaring och får inte formuleras om ute på arbetsplatsen. Formuleringen är den tyska; i andra länder anger du den grund som gäller där.
Aktiv, inaktiv, kopia
Bara aktiva mallar går att välja när en rapport läggs upp. En mall som är under uppbyggnad förblir inaktiv. En som du inte behöver på vintern ställer du på inaktiv i stället för att radera den.
Före större ändringar i en mycket använd mall: skapa en kopia, arbeta på kopian, aktivera kopian, stäng av den gamla. Annars ändrar sig mallen under någon som just står mitt i en rapport.
Utbildningsdagbok: fråga skolan först
Inte varje yrkesskola och varje yrkesnämnd accepterar en digital utbildningsdagbok i valfritt format. Klara ut det innan en lärling arbetar med den i ett helt år. I Schweiz heter motsvarigheten Lerndokumentation och regleras av respektive Organisation der Arbeitswelt. I andra länder frågar du den utbildningsmyndighet som är ansvarig där.
När en upplysning säger att det bara är sparat lokalt
Då gäller dina ändringar bara i den här sessionen och är borta efter att du laddat om. Det är inget handhavandefel och går inte att lösa genom att spara en gång till — databasen saknar en förberedelse. Bygg inte upp någon stor mall i det läget.