Eine Berichtsvorlage ist ein leeres Formular. Auf der Baustelle wird es ausgefüllt und unterschrieben; der fertige Bericht bleibt am Projekt gespeichert.
Der Sinn ist nicht die Schönheit, sondern dass immer dasselbe gefragt wird. Ein Regiebericht ohne Stundenzahl ist kein Bericht, sondern ein Streit; ein Abnahmeprotokoll ohne Unterschrift ist ein Zettel.
Mit einer Standardvorlage anfangen, nicht mit Blanko
Einstellungen → Reiter Berichtsvorlagen → Berichtsvorlage erstellen. Zirko bietet elf Ausgangspunkte an; zehn bringen bereits eine Struktur mit: Abnahmeprotokoll, Aufmaß, Baustellenbegehung, Bautagesbericht, Bedenkenanzeige, Berichtsheft, Besprechungsprotokoll, Checkliste, Einsatzbericht, Regiebericht — und Blanko.
Nimm die passende Standardvorlage. Sie ist danach vollständig veränderbar. Mit Blanko anzufangen kostet eine halbe Stunde und liefert selten mehr.
Vier Vorlagen tragen die Marke Abrechenbar: Abnahmeprotokoll, Bautagesbericht, Einsatzbericht und Regiebericht. Die Marke hängt am Vorlagentyp und lässt sich nicht von Hand setzen. Eine Rechnungsposition entsteht daraus nicht von selbst. Das Aufmaß eines abgeschlossenen Berichts holst du im Beleg-Editor über Suche → Berichte als Positionen herein.
Drei Ebenen
- Bereiche sind die Abschnitte — sie werden im Bericht zu Überschriften.
- Bausteine sind die Felder darin: Datum, Freitext, Zahl, Bild, Unterschrift.
- Spalten stellen Bausteine nebeneinander.
Die Reihenfolge im Editor ist die Reihenfolge im Bericht; verschoben wird mit den Pfeiltasten Auf und Ab.
Einige Bereiche holen ihre Inhalte selbst und müssen nicht nachgebaut werden: Allgemeine Informationen (Auftraggeber, Projekt, Leistungsort und -zeitraum aus dem Projekt), Mitarbeiter, Leistungen und Material, Aufmaß, Tabelle, Auswahlliste und Unterschriften.
Leistungen und Material füllt der Monteur auf dem Telefon über Aus Projektdokument — aus den ausgestellten Angeboten, Kostenvoranschlägen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen des Projekts, ohne Preise —, über Aus Stammdaten oder von Hand. Die Menge trägt er selbst ein; die Soll-Menge aus dem Dokument steht daneben. Mehr dazu unter Projekt und Bericht auf der Baustelle.
Feste Texte
Ein Textfeld lässt sich nicht bearbeitbar stellen. Damit setzt du Formulierungen fest, die genau so dastehen müssen. Die Bedenkenanzeige lebt davon: „Hiermit zeigen wir Bedenken hinsichtlich der Ausführung der Arbeiten gemäß VOB/B § 4 Abs. 3 an" ist eine rechtlich wirksame Erklärung und darf auf der Baustelle nicht umformuliert werden. Der Wortlaut ist der deutsche; in anderen Ländern nennst du die dort geltende Grundlage.
Aktiv, inaktiv, Kopie
Nur aktive Vorlagen stehen beim Anlegen eines Berichts zur Auswahl. Eine Vorlage im Bau bleibt inaktiv. Eine, die du im Winter nicht brauchst, stellst du auf inaktiv, statt sie zu löschen.
Vor größeren Änderungen an einer viel benutzten Vorlage: Kopie erstellen, an der Kopie arbeiten, Kopie aktivieren, alte deaktivieren. Sonst verändert sich die Vorlage unter jemandem, der gerade mitten in einem Bericht steckt.
Berichtsheft: vorher bei der Kammer nachfragen
Nicht jede Berufsschule und Handwerkskammer akzeptiert ein digitales Berichtsheft in beliebigem Format. Kläre das, bevor ein Azubi ein Jahr lang damit arbeitet. In der Schweiz heißt das Gegenstück Lerndokumentation und wird von der jeweiligen Organisation der Arbeitswelt geregelt. In anderen Ländern fragst du die dort zuständige Ausbildungsstelle.
Wenn ein Hinweis sagt, es sei nur lokal gespeichert
Dann gelten deine Änderungen nur in dieser Sitzung und sind nach dem Neuladen weg. Das ist kein Bedienfehler und lässt sich nicht durch nochmaliges Speichern beheben — der Datenbank fehlt eine Vorbereitung. Bau in diesem Zustand keine große Vorlage auf.