Raporttipohja on tyhjä lomake. Työmaalla se täytetään ja allekirjoitetaan; valmis raportti säilyy tallennettuna projektiin.
Tarkoitus ei ole kauneus vaan se, että aina kysytään samat asiat. Laskutyöraportti ilman tuntimäärää ei ole raportti vaan riita; vastaanottopöytäkirja ilman allekirjoitusta on lappu.
Aloita valmiista pohjasta, älä tyhjästä
Asetukset → välilehti Raporttipohjat → Luo raporttipohja. Zirko tarjoaa yksitoista lähtökohtaa; kymmenessä on jo valmis rakenne: vastaanottopöytäkirja, mittaus, työmaakierros, työmaapäiväkirja, huomautusilmoitus, oppimispäiväkirja, kokouspöytäkirja, tarkistuslista, työraportti, laskutyöraportti — ja tyhjä.
Ota sopiva valmis pohja. Sen jälkeen se on täysin muokattavissa. Tyhjästä aloittaminen vie puoli tuntia ja tuottaa harvoin enempää.
Neljä pohjaa kantaa merkintää Laskutettava: vastaanottopöytäkirja, työmaapäiväkirja, työraportti ja laskutyöraportti. Merkintä riippuu pohjan tyypistä eikä sitä voi asettaa käsin. Laskuriviä siitä ei synny itsestään. Valmiin raportin mittauksen tuot tosite-editorissa kohdasta Haku → Raportit riveiksi.
Kolme tasoa
- Osiot ovat jaksot — niistä tulee raportissa otsikoita.
- Rakennuspalikat ovat niiden sisällä olevat kentät: päivä, vapaa teksti, luku, kuva, allekirjoitus.
- Sarakkeet asettavat rakennuspalikat vierekkäin.
Järjestys editorissa on järjestys raportissa; siirtäminen tapahtuu ylös- ja alasnuolinäppäimillä.
Jotkin osiot hakevat sisältönsä itse eikä niitä tarvitse rakentaa uudelleen: Yleiset tiedot (tilaaja, projekti, suorituspaikka ja -ajanjakso projektista), Työntekijät, Palvelut ja Materiaali, Mittaus, Taulukko, Valintalista ja Allekirjoitukset.
Palvelut ja Materiaali asentaja täyttää puhelimessa kohdasta Projektin asiakirjasta — projektin annetuista tarjouksista, kustannusarvioista, tilausvahvistuksista ja lähetysluetteloista, ilman hintoja —, kohdasta Perustiedoista tai käsin. Määrän hän kirjaa itse; asiakirjan suunniteltu määrä näkyy vieressä. Lisää aiheesta kohdassa Projekti ja raportti työmaalla.
Kiinteät tekstit
Tekstikentän voi asettaa ei muokattavaksi. Näin lukitset sanamuodot, joiden on oltava juuri sellaisia. Huomautusilmoitus elää siitä: ”Ilmoitamme täten huomautuksen töiden toteutuksesta VOB/B § 4 Abs. 3:n mukaisesti” on oikeudellisesti pätevä ilmoitus, eikä sitä saa työmaalla muotoilla uusiksi. Sanamuoto on saksalainen; muissa maissa mainitset siellä voimassa olevan perusteen.
Käytössä, pois käytöstä, kopio
Vain käytössä olevat pohjat ovat valittavissa raporttia luotaessa. Rakenteilla oleva pohja pysyy pois käytöstä. Sellaisen, jota et talvella tarvitse, asetat pois käytöstä sen sijaan, että poistaisit sen.
Ennen suurempia muutoksia paljon käytettyyn pohjaan: luo kopio, työskentele kopiolla, ota kopio käyttöön, poista vanha käytöstä. Muuten pohja muuttuu kesken kaiken sen käsiin, joka on juuri täyttämässä raporttia.
Oppimispäiväkirja: kysy ensin ammattikamarilta
Kaikki ammattikoulut ja käsityökamarit eivät hyväksy digitaalista oppimispäiväkirjaa missä tahansa muodossa. Selvitä se, ennen kuin oppisopimusopiskelija työskentelee sen kanssa vuoden. Sveitsissä vastine on nimeltään Lerndokumentation, ja siitä säätää kunkin alan työelämäjärjestö. Muissa maissa kysyt siellä vastaavalta koulutusviranomaiselta.
Kun ilmoitus sanoo, että tallennus on vain paikallinen
Silloin muutoksesi ovat voimassa vain tässä istunnossa ja ovat sivun uudelleenlatauksen jälkeen poissa. Se ei ole käyttövirhe eikä korjaudu tallentamalla uudelleen — tietokannasta puuttuu eräs valmistelu. Älä rakenna tässä tilassa suurta pohjaa.