Comment l'administration reçoit ta facture

⚠️ Cet article explique le droit des pays qui ont leur propre section ci-dessous. Si le tien n'y figure pas, d'autres règles s'y appliquent.

Cela ne concerne que ce texte, pas le logiciel. Zirko génère pour ton pays d'établissement le format de facture qui y est exigé.

Tu as écrit une facture à un office, à une administration communale ou à une autorité, Zirko l'a finalisée — et maintenant ? C'est exactement à cet endroit que la plupart des logiciels pour artisans te laissent seul : ils créent le fichier et ne disent pas un mot sur l'endroit où il doit aller.

Ici, c'est écrit. D'abord l'essentiel, ensuite la voie pays par pays.

L'essentiel d'abord

Deux choses décident de ce que tu dois faire : dans quel pays ton entreprise a son siège et si ton donneur d'ordre est une administration. Cherche ton pays plus bas — les voies sont différentes, et aucune d'elles n'est difficile.

En Allemagne, Zirko crée la facture électronique à la finalisation (XRechnung, un fichier XML) et la joint automatiquement à l'envoi. Tu vois dans le dialogue d'envoi ce qui part avec.
En Italie, en Pologne et en Roumanie, Zirko crée également le fichier officiel — mais tu le déposes toi-même sur le portail de l'État. La section correspondante se trouve plus bas.
Dans presque tous les autres pays, Zirko produit également une facture électronique depuis le 13 septembre 2026 — selon le pays Peppol BIS, ebInterface (Autriche), ISDOC (Tchéquie), Finvoice ou TEAPPS (Finlande), NLCIUS (Pays-Bas), PINT A-NZ (Australie, Nouvelle-Zélande) ou ZUGFeRD. Le chemin vers l'administration reste toutefois différent selon le pays ; il est décrit ci-dessous.
Seuls le Canada, les États-Unis et le Japon en restent au PDF. Il n'y existe aucun régime de facturation électronique auquel se tenir — et inventer un format que personne n'accepte n'aiderait pas.
Là où une facture électronique est exigée, tu n'as le plus souvent pas le droit de l'envoyer simplement par e-mail à l'agent en charge : il existe un service de réception des factures propre, et seul ce qui y arrive vaut comme déposé.
En Allemagne s'ajoute ceci : sans la bonne Leitweg-ID (identifiant d'acheminement), la facture est refusée. Elle est l'adresse postale de l'administration à l'intérieur du portail.

Pourquoi cela n'est pas indifférent. Une facture qui se trouve en PDF dans la mauvaise boîte aux lettres n'est pas remise. Le délai de paiement ne commence pas à courir, personne ne se manifeste, et tu ne t'en aperçois qu'au bout de semaines, quand aucun argent n'est arrivé. C'est pourquoi Zirko te dit dans le dialogue d'envoi si la facture électronique est réellement jointe.

Allemagne : l'OZG-RE

L'État fédéral et la plupart des Länder reçoivent les factures via l'OZG-RE (la plateforme de réception des factures conforme à l'Onlinezugangsgesetz, la loi allemande sur l'accès en ligne aux services administratifs). Elle est gratuite, tu t'enregistres une seule fois.

La ZRE n'existe plus. L'ancienne « plateforme centrale de réception des factures de l'État fédéral » a été mise hors service le 19.09.2025 et transférée dans l'OZG-RE. Si quelqu'un te parle encore de la ZRE ou si un guide plus ancien la mentionne : c'est dépassé.

Là, tu as quatre voies, et tu n'en as besoin que d'une :

Voie	Quand elle en vaut la peine
Téléverser le fichier	Tu téléverses dans le portail la XRechnung que Zirko a créée. Environ une minute par facture.
E-mail	Tu envoies la XRechnung à l'adresse de réception de ton compte de portail.
Saisie web	Tu tapes la facture à la main dans le portail. Cinq à quinze minutes — utile seulement si tu ne peux pas du tout créer de facture électronique.
Peppol	Un réseau pour lequel il te faut un prestataire. Zirko ne le propose pas, et tu n'en as pas besoin pour cette voie.

Point de contact et enregistrement : e-rechnung-bund.de.

L'adresse valable pour la voie e-mail figure dans ton compte de portail — elle est différente d'un compte à l'autre, c'est pourquoi nous n'en nommons aucune ici. Tu peux modifier le destinataire dans le dialogue d'envoi avant d'expédier ; c'est là que tu la saisis.

Les administrations des Länder et des communes peuvent avoir leur propre portail. Celui qui vaut pour ton donneur d'ordre figure dans sa commande ou dans l'appel d'offres ; nous n'avons pas ici de liste complète de tous les Länder et de toutes les communes, et nous préférons ne pas deviner. En cas de doute, demande au service qui t'a passé la commande — cette indication fait partie de la commande.

La Leitweg-ID

La Leitweg-ID est l'adresse de l'administration à l'intérieur du portail. Elle ressemble à 02000000-KFB0000001-20 — adressage grossier, adressage fin, chiffre de contrôle. Les deux premiers chiffres sont le Land, 99 vaut pour l'État fédéral. La partie du milieu peut manquer, il n'y a alors que deux blocs.

D'où tu l'obtiens : pas de nous et pas d'une liste sur internet. Elle figure dans la commande, dans le marché ou dans l'appel d'offres de l'administration — c'est là une indication obligatoire. Si tu ne la trouves pas, appelle ta personne de contact et demande la Leitweg-ID ; c'est une question qu'on y pose tous les jours.

Où elle va dans Zirko : sur le client, pas sur la facture individuelle. Tu la saisis une fois auprès de l'administration en tant que client, et chaque facture suivante à ce donneur d'ordre la reçoit automatiquement. Si la même administration a plusieurs offices avec des Leitweg-ID différentes, chacun est une entrée propre.

Nous attrapons les inversions de chiffres, pas les confusions. Les deux derniers caractères sont un chiffre de contrôle. Zirko le recalcule : s'il ne correspond pas, aucune facture électronique n'est créée et tu reçois une indication à la finalisation plutôt qu'un message d'erreur du portail. Une Leitweg-ID qui est juste au calcul mais qui appartient au mauvais service, personne en revanche ne peut le reconnaître. Compare-la donc caractère par caractère avec la commande.

Autriche : e-Rechnung.gv.at

Les factures à l'État fédéral passent par e-Rechnung.gv.at, accessible via ton compte USP (Unternehmensserviceportal, le portail de services aux entreprises). Le compte est gratuit, l'inscription se fait une seule fois via ID Austria. Ensuite, tu peux téléverser la facture ou la saisir dans le formulaire en ligne.

Depuis le 13 septembre 2026, Zirko produit les deux formats acceptés par la Confédération. Sans choix de ta part, tu obtiens Peppol BIS (un fichier UBL) ; si tu règles ebInterface sur le client, tu obtiens ebInterface 6.1. Dans les deux cas, tu le téléverses sur e-Rechnung.gv.at.

Ce que la Confédération refuse expressément : la XRechnung allemande et ZUGFeRD. Ne les choisis donc pas pour un client public autrichien — de toute façon, Zirko n'y propose pas ZUGFeRD, car les portails n'acceptent pas un PDF avec XML intégré.

Point de contact : erechnung.gv.at.

Suisse : le PDF par e-mail à la Confédération

En Suisse, c'est le plus simple : depuis mi-2023, les factures à l'administration fédérale partent en PDF par e-mail, un fichier par facture. Pour les factures à la Confédération, c'est gratuit, et tu n'as besoin ni de portail ni d'enregistrement. C'est exactement ce que Zirko sait faire aujourd'hui — le PDF est joint à l'e-mail.

L'indication selon laquelle la facture électronique serait obligatoire à partir d'une valeur de commande de 5 000 CHF est répandue ; sur le site de l'Administration fédérale des finances elle-même, ce seuil ne figure pas. Ne t'y fie donc pas, mais fie-toi à ce qui figure dans ta commande.

Point de contact : efv.admin.ch.

Les autres pays

Dans ces pays, Zirko produit la facture électronique — mais le chemin vers l'administration passe par un portail ou simplement par e-mail, et tu dois le connaître. Nous avons vérifié comment cela se passe réellement dans chaque pays et nommons l'organisme.

Pays-Bas et Luxembourg — un portail avec masque de saisie

Aux Pays-Bas, les factures à l'État passent par le Leveranciersportaal de la Rijksoverheid. Tu y tapes la facture, le portail la convertit dans le format obligatoire et la remet. Gratuit. Il te faut l'OIN du service destinataire — c'est son numéro d'identification, il figure dans la commande. Cette voie est prévue pour quelques factures par mois, pas pour un usage permanent. Point de contact : rvo.nl — Factuurportaal.

Au Luxembourg, cela passe par MyGuichet.lu. Il y a là deux formulaires : l'un pour téléverser une facture électronique déjà prête et l'autre pour la taper à la main — les deux avec et sans connexion. MyGuichet.lu est la voie prévue par la loi à côté de Peppol, tu n'as donc rien à acheter en plus. Point de contact : guichet.public.lu.

Suède et Finlande — un portail par donneur d'ordre, uniquement sur invitation

Ces deux pays sont le seul cas où tu ne peux rien déclencher toi-même : il te faut une invitation de ton donneur d'ordre.

En Suède, il n'y a pas de portail central. C'est l'administration prise individuellement qui met à disposition un portail fournisseurs (leverantörsportal), gratuit pour toi — le Skatteverket et le Statens servicecenter le font par exemple. Demande l'invitation à ton donneur d'ordre, et cela une fois par donneur d'ordre. Nous n'avons pas pu établir si chaque commune et chaque région proposent aussi un tel portail ; en cas de doute, renseigne-toi auprès d'elles. Point de contact : upphandlingsmyndigheten.se.

En Finlande, le portail s'appelle Handi (Toimittajaportaali). Tu y crées et envoies la facture gratuitement. Ici aussi : sans invitation de ton donneur d'ordre, tu n'y entres pas — donne-lui pour cela ton adresse e-mail. Point de contact : valtiokonttori.fi.

Italie, Pologne et Roumanie — Zirko crée le fichier, tu le déposes

Ces trois pays sont le cas particulier : toute facture y passe par un portail de l'État, pas seulement celles destinées aux administrations. Zirko crée le fichier officiellement prescrit — c'est toi qui le téléverses, puis tu reportes le récépissé ou le numéro sur le document. Les trois portails sont gratuits.

Italie : FatturaPA via le SdI, accessible par Fatture e Corrispettivi de l'Agenzia delle Entrate. Reporte le récépissé SdI sur le document.
Pologne : FA(3) via le KSeF. Tu reçois un numéro KSeF en retour.
Roumanie : RO_CIUS via le SPV (e-Factura). Trois points diffèrent de l'Italie et de la Pologne, et tous trois figurent aussi sur la pièce : l'accès au SPV exige une signature électronique qualifiée (jeton ou cloud) d'un prestataire roumain ; le fichier doit parvenir au système dans les cinq jours ouvrables suivant la date de facture (OUG 89/2025 — le dépassement est sanctionné) ; et la transmission ne remplace pas la facture à ton client, qui reçoit son PDF comme d'habitude (art. 10^1 al. 4 OUG 120/2021).

Zirko ne fournit pas de raccordement à l'administration, et c'est un choix : qui déclare depuis le programme en répond comme un prestataire. Nous créons le fichier, tu restes l'expéditeur.

Irlande, Royaume-Uni et Tchéquie — tu n'as rien de particulier à faire

Dans ces trois pays, il n'y a aucune obligation pour toi en tant que fournisseur. Seule l'administration doit être en mesure de recevoir une facture électronique — tu as le droit d'envoyer ce dont tu es convenu.

Irlande : papier, PDF ou facture électronique, à ton choix, tant que le contrat n'exige rien d'autre. À partir de novembre 2028, cela change, d'abord pour les grandes entreprises.
Royaume-Uni : en dehors du service de santé, aucune obligation. Pour les commandes du NHS via NHS SBS, tu envoies la facture en PDF par e-mail à sbs.apinvoicing@nhs.net ou tu utilises le portail gratuit Tradeshift, auquel NHS SBS t'invite. Un mandat national est annoncé pour avril 2029. Point de contact : sbs.nhs.uk.
Tchéquie : envoie la facture par e-mail ou via la boîte de données (ISDS) que ton entreprise possède de toute façon en vertu de la loi. Ici, seule l'administration est tenue de pouvoir recevoir — pas toi d'envoyer par voie électronique.

Ce dont Zirko te décharge — et ce dont il ne te décharge pas

Voici ce que fait Zirko — pour les entreprises en Allemagne :

La XRechnung naît à la finalisation de la facture, à partir des valeurs gelées de la pièce.
Lors de l'envoi par e-mail, elle est jointe automatiquement, avec le PDF. Le dialogue d'envoi écrit ce qui part avec.
Si la facture électronique manque alors qu'elle serait à attendre, le dialogue avertit avant l'envoi et non après.

Voici ce que fait Zirko dans les autres pays : la facture électronique également — laquelle, cela dépend du pays de ton client, et tu peux aussi la choisir toi-même sur le client. Le PDF est toujours à côté. Seuls le Canada, les États-Unis et le Japon en restent au seul PDF.

Voici ce que tu dois faire toi-même :

T'enregistrer une fois auprès du portail de ton pays — sauf en Irlande, au Royaume-Uni, en Tchéquie et en Suisse, où tu n'en as pas besoin.
En Allemagne, enregistrer la Leitweg-ID auprès du client.
Téléverser la facture dans le portail, la taper ou l'envoyer par e-mail à l'adresse du portail — facture après facture.

Honnêtement : par cette voie, tu déposes chaque facture individuellement, à la main. Pour quelques factures à des administrations par mois, c'est acceptable. Qui a régulièrement des marchés publics devrait songer à un prestataire Peppol — la facture part alors sans portail. Zirko ne le propose pas aujourd'hui, et aucun des logiciels pour artisans connus dans l'espace germanophone ne le fait.

Si cela ne marche pas

Le portail refuse le fichier. Le plus souvent, la Leitweg-ID n'est pas juste ou une indication obligatoire manque. Le message du portail nomme le champ — envoie-le-nous si tu n'arrives pas à en tirer quelque chose.
L'e-mail n'arrive pas, et personne ne répond. Les boîtes aux lettres des administrations écartent sans réponse les e-mails dont l'expéditeur ne peut pas être vérifié. Ce qu'il faut configurer pour cela figure sous Configurer l'envoi d'e-mails.
Tu n'as envoyé qu'un PDF là où une facture électronique était exigée. Alors la facture n'est pas déposée et le délai de paiement ne court pas. Il n'est pas nécessaire de l'annuler — dépose la même facture via le portail. En Irlande, au Royaume-Uni, en Tchéquie et en Suisse, la question ne se pose pas : le PDF y est la voie normale.
Cela traîne et traîne, et tu as beaucoup de marchés administratifs. Alors cela ne tient pas à toi. La voie du portail est du travail manuel par facture — voir l'encadré ci-dessus.