Come la fattura arriva all'ente pubblico

⚠️ Questo articolo spiega il diritto dei Paesi che hanno una propria sezione qui sotto. Se il tuo non c'è, lì valgono altre norme.

Questo riguarda solo questo testo, non il software. Per il Paese in cui ha sede la tua impresa, Zirko genera il formato di fattura che lì è richiesto.

Hai scritto una fattura a un ufficio, a un'amministrazione comunale o a un ente pubblico, Zirko l'ha finalizzata — e adesso? È esattamente a questo punto che la maggior parte dei programmi per l'artigianato ti lascia da solo: generano il file e non dicono una parola su dove debba andare.

Qui c'è scritto. Prima la cosa più importante, poi la via per ogni paese.

Prima la cosa più importante

Due cose decidono che cosa devi fare: in quale paese ha sede la tua impresa e se il tuo committente è un ente pubblico. Cerca sotto il tuo paese — le vie sono diverse, e nessuna di esse è difficile.

In Germania Zirko genera al momento della finalizzazione la fattura elettronica (XRechnung, il formato XML tedesco) e la allega in automatico all'invio. Nel dialogo di invio vedi che cosa parte.
In Italia, Polonia e Romania Zirko genera anch'esso il file ufficiale — lì però lo trasmetti tu stesso al portale statale. La sezione relativa si trova più sotto.
In quasi tutti gli altri paesi Zirko produce dal 13 settembre 2026 anche una fattura elettronica — a seconda del paese Peppol BIS, ebInterface (Austria), ISDOC (Cechia), Finvoice o TEAPPS (Finlandia), NLCIUS (Paesi Bassi), PINT A-NZ (Australia, Nuova Zelanda) o ZUGFeRD. La strada verso l'ente resta comunque diversa da paese a paese; è descritta più sotto.
Solo in Canada, Stati Uniti e Giappone si resta al PDF. Lì non esiste un sistema di fatturazione elettronica a cui attenersi — e inventare un formato che nessuno accetta non sarebbe d'aiuto.
Dove è richiesta una fattura elettronica, di norma non la puoi semplicemente inviare per e-mail alla persona che segue la pratica: esiste un punto di ricezione delle fatture apposito, e vale come presentato solo quello che arriva lì.
In Germania vale inoltre: senza il Leitweg-ID giusto la fattura viene respinta. È l'indirizzo postale dell'ente pubblico all'interno del portale.

Perché non è indifferente. Una fattura che sta come PDF nella casella di posta sbagliata non è recapitata. Il termine di pagamento non inizia a decorrere, nessuno si fa vivo, e te ne accorgi solo dopo settimane, quando non è arrivato alcun denaro. Per questo Zirko ti dice nel dialogo di invio se la fattura elettronica c'è davvero.

Germania: la OZG-RE

La Federazione e la maggior parte dei Länder ricevono le fatture attraverso la OZG-RE (la piattaforma tedesca di ricezione delle fatture conforme alla legge sull'accesso digitale ai servizi pubblici). È gratuita, ci si registra una volta sola.

La ZRE non esiste più. La precedente « piattaforma centrale di ricezione delle fatture della Federazione » è stata spenta il 19.09.2025 e trasferita nella OZG-RE. Se qualcuno ti nomina ancora la ZRE o una guida più vecchia la menziona: è superata.

Lì hai quattro vie, e te ne serve solo una:

Via	Quando conviene
Caricare il file	Carichi nel portale la XRechnung che Zirko ha generato. Circa un minuto per fattura.
E-mail	Invii la XRechnung all'indirizzo di ricezione del tuo account sul portale.
Inserimento web	Digiti la fattura a mano nel portale. Da cinque a quindici minuti — ha senso solo se non riesci affatto a generare una fattura elettronica.
Peppol	Una rete per la quale ti serve un fornitore di servizi. Zirko non la offre, e per questa via non ti serve nemmeno.

Punto di riferimento e registrazione: e-rechnung-bund.de.

Quale indirizzo valga per la via e-mail sta nel tuo account sul portale — è diverso per ogni account, per questo qui non ne indichiamo nessuno. Il destinatario può cambiarlo nel dialogo di invio prima di inviare; è lì che lo inserisci.

Le autorità dei Länder e dei Comuni possono avere un portale proprio. Quale valga per il tuo committente sta nel suo ordine o nel bando di gara; un elenco completo di tutti i Länder e di tutti i Comuni qui non l'abbiamo, e preferiamo non tirare a indovinare. Nel dubbio chiedi all'ufficio che ti ha affidato l'incarico — l'indicazione fa parte dell'incarico.

Il Leitweg-ID

Il Leitweg-ID è l'indirizzo dell'ente pubblico all'interno del portale. Ha un aspetto come 02000000-KFB0000001-20 — indirizzamento generale, indirizzamento di dettaglio, cifra di controllo. Le prime due cifre sono il Land, 99 sta per la Federazione. La parte centrale può mancare, e allora i blocchi sono solo due.

Da dove lo ottieni: non da noi e non da un elenco in rete. Sta nell'ordine, nell'incarico o nel bando di gara dell'ente pubblico — lì è un'indicazione obbligatoria. Se non lo trovi, telefona alla tua persona di riferimento e chiedi il Leitweg-ID; è una domanda che lì viene fatta ogni giorno.

Dove va inserito in Zirko: sul cliente, non sulla singola fattura. Lo inserisci una volta sola sull'ente pubblico in quanto cliente, e ogni fattura successiva a questo committente lo riceve automaticamente. Se lo stesso ente ha più uffici con Leitweg-ID diversi, ognuno è una voce a sé.

Le cifre invertite le intercettiamo, gli scambi no. Le ultime due posizioni sono una cifra di controllo. Zirko la ricalcola: se non torna, non nasce alcuna fattura elettronica e ricevi un avviso al momento della finalizzazione invece di un messaggio d'errore dal portale. Un Leitweg-ID che torna dal punto di vista aritmetico ma appartiene all'ufficio sbagliato non lo può invece riconoscere nessuno. Confrontalo perciò carattere per carattere con l'ordine.

Austria: e-Rechnung.gv.at

Le fatture alla Federazione passano attraverso e-Rechnung.gv.at, raggiungibile tramite il tuo conto USP (il portale austriaco dei servizi alle imprese). Il conto è gratuito, la registrazione avviene una volta sola tramite ID Austria (l'identità digitale austriaca). Dopodiché puoi caricare la fattura oppure compilarla nel modulo online.

Dal 13 settembre 2026 Zirko produce entrambi i formati accettati dalla Confederazione. Senza una scelta tua nasce Peppol BIS (un file UBL); se imposti ebInterface sul cliente, nasce ebInterface 6.1. In entrambi i casi lo carichi su e-Rechnung.gv.at.

Ciò che la Confederazione non accetta espressamente: la XRechnung tedesca e ZUGFeRD. Non sceglierli quindi per un cliente pubblico austriaco — ZUGFeRD Zirko lì non lo offre comunque, perché i portali non accettano un PDF con XML incorporato.

Punto di riferimento: erechnung.gv.at.

Svizzera: PDF per e-mail alla Confederazione

In Svizzera è la cosa più semplice: le fatture all'Amministrazione federale vanno dalla metà del 2023 come PDF per e-mail, un file per fattura. Per le fatture alla Confederazione è gratuito, e non ti serve né un portale né una registrazione. È esattamente quello che Zirko sa fare oggi — il PDF è allegato all'e-mail.

È diffusa l'indicazione secondo cui a partire da un valore dell'incarico di 5.000 CHF la fattura elettronica sarebbe obbligatoria; sulla pagina dell'Amministrazione federale delle finanze questa soglia non compare. Non si affidare perciò a questo, ma a quello che sta nel tuo ordine.

Punto di riferimento: efv.admin.ch.

Gli altri paesi

In questi paesi Zirko produce la fattura elettronica — ma la strada verso l'ente passa per un portale o semplicemente per e-mail, e devi conoscerla. Abbiamo verificato come funziona davvero in ogni paese e chiamiamo l'ufficio per nome.

Paesi Bassi e Lussemburgo — portale con maschera di inserimento

Nei Paesi Bassi le fatture allo Stato passano dal Leveranciersportaal della Rijksoverheid. Digita lì la fattura, il portale la converte nel formato obbligatorio e la recapita. Gratuito. Ti serve l'OIN del punto di ricezione — è il suo numero identificativo, sta nell'ordine. Questa via è pensata per poche fatture al mese, non per l'uso continuativo. Punto di riferimento: rvo.nl — Factuurportaal.

In Lussemburgo si passa da MyGuichet.lu. Lì ci sono due moduli: uno per caricare una fattura elettronica già pronta e uno per digitarla a mano — entrambi con e senza registrazione. MyGuichet.lu è la via prevista dalla legge accanto a Peppol, non devi quindi acquistare nulla in più. Punto di riferimento: guichet.public.lu.

Svezia e Finlandia — un portale per ogni committente, solo su invito

Questi due paesi sono l'unico caso in cui non puoi avviare nulla da sé: ti serve un invito del tuo committente.

In Svezia non esiste un portale centrale. È invece il singolo ente a mettere a disposizione un portale fornitori (leverantörsportal), per te gratuito — lo fanno per esempio lo Skatteverket e lo Statens servicecenter. Chiedi al tuo committente l'invito, e precisamente una volta per ogni committente. Se anche ogni Comune e ogni Regione offra un portale del genere non abbiamo potuto verificarlo; nel dubbio chiedi lì. Punto di riferimento: upphandlingsmyndigheten.se.

In Finlandia il portale si chiama Handi (Toimittajaportaali). Lì crei e invii la fattura gratuitamente. Vale anche qui: senza invito del tuo committente non entri — dagli per questo il tuo indirizzo e-mail. Punto di riferimento: valtiokonttori.fi.

Italia, Polonia e Romania — Zirko crea il file, tu lo trasmetti

Questi tre sono il caso particolare: lì ogni fattura passa da un portale statale, non solo quelle verso enti pubblici. Zirko genera il file prescritto — il caricamento lo fai tu, e poi annoti ricevuta o numero sul documento. Tutti e tre i portali sono gratuiti.

Italia: FatturaPA tramite lo SdI, raggiungibile da Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate. La ricevuta SdI la annoti sul documento.
Polonia: FA(3) tramite il KSeF. Ricevi in risposta un numero KSeF.
Romania: RO_CIUS tramite lo SPV (e-Factura). Tre cose sono diverse rispetto a Italia e Polonia, e tutte e tre compaiono anche accanto al documento: per l'accesso allo SPV serve una firma elettronica qualificata (token o cloud) di un fornitore rumeno; il file deve arrivare nel sistema entro cinque giorni lavorativi dalla data della fattura (OUG 89/2025 — il superamento del termine è sanzionato); e la trasmissione non sostituisce la fattura al tuo cliente, che riceve il PDF come sempre (art. 10^1 comma 4 OUG 120/2021).

Zirko non porta con sé un collegamento all'ente, ed è una scelta: chi trasmette dall'interno del programma ne risponde come un prestatore di servizi. Noi generiamo il file, tu resti il mittente.

Irlanda, Regno Unito e Repubblica Ceca — non devi fare nulla di particolare

In questi tre paesi non esiste alcun obbligo per te come fornitore. Solo l'ente pubblico deve essere in grado di ricevere una fattura elettronica — puoi inviare quello che avete concordato.

Irlanda: carta, PDF o fattura elettronica, a tua scelta, finché il contratto non richiede altro. Da novembre 2028 questo cambia, dapprima per le grandi imprese.
Regno Unito: al di fuori del servizio sanitario nessun obbligo. Per gli incarichi NHS tramite NHS SBS invii la fattura come PDF per e-mail a sbs.apinvoicing@nhs.net oppure usi il portale gratuito Tradeshift, al quale NHS SBS ti invita. Per aprile 2029 è annunciato un obbligo su scala nazionale. Punto di riferimento: sbs.nhs.uk.
Repubblica Ceca: invia la fattura per e-mail oppure tramite la casella di dati (ISDS), che la tua impresa ha comunque per legge. Qui è obbligato solo l'ente pubblico a poter ricevere — non tu a inviare per via elettronica.

Che cosa fa Zirko al posto tuo — e che cosa no

Questo lo fa Zirko — per le imprese in Germania:

La XRechnung nasce alla finalizzazione della fattura, dai valori congelati del documento.
All'invio per e-mail viene allegata automaticamente, insieme al PDF. Il dialogo di invio scrive che cosa parte.
Se la fattura elettronica manca benché ci si dovesse aspettarla, il dialogo avvisa prima dell'invio invece che dopo.

Questo fa Zirko negli altri paesi: anche la fattura elettronica — quale, lo decide il paese del tuo cliente, e puoi sceglierla tu stesso sul cliente. Il PDF sta comunque accanto. Solo in Canada, Stati Uniti e Giappone si resta al solo PDF.

Questo devi farlo tu:

Registrarsi una volta sola presso il portale del tuo paese — tranne che in Irlanda, nel Regno Unito, nella Repubblica Ceca e in Svizzera, dove non ne serve nessuno.
In Germania registrare il Leitweg-ID sul cliente.
Caricare la fattura nel portale, digitarla o inviarla per e-mail all'indirizzo del portale — fattura per fattura.

A dire il vero: per questa via presenti ogni fattura singolarmente e a mano. Con qualche fattura a enti pubblici al mese è sopportabile. Chi ha regolarmente incarichi pubblici dovrebbe pensare a un fornitore di servizi Peppol — allora la fattura esce senza portale. Zirko oggi non lo offre, e nessuno dei programmi per l'artigianato noti nell'area di lingua tedesca lo fa.

Se non funziona

Il portale respinge il file. Di solito il Leitweg-ID non è corretto oppure manca un'indicazione obbligatoria. Il messaggio del portale nomina il campo — mandacelo, se non riesci a farci nulla.
L'e-mail non arriva e nessuno risponde. Le caselle di posta degli enti pubblici scartano senza risposta le e-mail il cui mittente non può essere verificato. Che cosa configurare per questo sta sotto Configurare l'invio delle e-mail.
Hai inviato solo un PDF dove era richiesta una fattura elettronica. Allora la fattura non è presentata e il termine di pagamento non decorre. Non devi stornarla — presenta la stessa fattura tramite il portale. In Irlanda, nel Regno Unito, nella Repubblica Ceca e in Svizzera la questione non si pone: lì il PDF è la via regolare.
La cosa va per le lunghe e hai molti incarichi pubblici. Allora non dipende da te. La via attraverso un portale è lavoro manuale per ogni fattura — vedi il riquadro qui sopra.