Einstellungen → Mitarbeiter → Mitarbeiter einladen. Danach gehört die Person zu deinem Betrieb und sieht genau das, was ihre Rolle hergibt.
So läuft es
- Rolle wählen — sie entscheidet, ob die Person das Büro oder die Baustellenansicht bekommt.
- Womit sich dein Mitarbeiter anmeldet: „Mit E-Mail-Adresse" oder „Mit Mobilnummer".
- Vorname, Nachname und die Adresse beziehungsweise die Mobilnummer mit Vorwahl eintragen.
- Einladung erstellen. Du bekommst einen Einladungslink, einen QR-Code zum Zeigen oder Ausdrucken — und, wenn der Versand eingerichtet ist, den Knopf Per E-Mail senden.
Der Link ist 14 Tage gültig und einmalig verwendbar. Der QR-Code ist der schnellste Weg auf der Baustelle: Kamera drauf, Passwort setzen, fertig.
Kann Zirko die Einladung nicht selbst verschicken, steht das da — dann kopierst du den Link und schickst ihn selbst. Der Link funktioniert trotzdem.
Die fünf Rollen
| Rolle | Kurz gesagt |
|---|---|
| Büro – Admin | Alles. Als Einzige sieht sie „Vertrag & Abo". |
| Büro – Leitung | Alles außer Einstellungen ändern — die liest sie nur. |
| Büro – Projektleitung | Nur zugewiesene Projekte; keine Rechnungsübersicht. |
| Mobil – Teamleitung | Zugewiesene Projekte, darf Projekte anlegen und Zeiten für andere erfassen. |
| Mobil – Teammitglied | Zugewiesene Projekte, nur eigene Zeiten, kein Zugriff auf Kontakte. |
Die Rechte-Karten in den Einstellungen zeigen das nur an. Umstellen kannst du eine Rolle oben in der Liste deiner Mitarbeiter über Rolle ändern.
Wer aufhört, wird deaktiviert — nicht gelöscht
Deaktivieren schließt den Zugang und gibt die Lizenz für jemand anderen frei; die Daten und die erfassten Zeiten bleiben. Bezahlt bleibt die Lizenz, bis du sie unter Vertrag & Abo abgibst. Löschen ist der Ausnahmefall. Offene Einladungen, die niemand angenommen hat, ziehst du mit Zurückziehen ein.
Was du wissen solltest
- Einladen kannst du immer. Arbeiten kann die Person, sobald eine passende Lizenz frei ist — eine Büro-Lizenz für die Büro-Rollen (Büro und Baustelle), eine Monteur-Lizenz für die Mobil-Rollen (nur Baustelle). Welche Art sie braucht, schreibt der Dialog vorher hin.
- Eine Einladung bucht nichts. Ist keine passende Lizenz frei, fügst du unter Vertrag & Abo eine hinzu. Dort stehen auch die geltenden Beträge.
- In der Testphase — vierzehn Tage ab der Registrierung — können beliebig viele Personen arbeiten. Danach so viele, wie du Lizenzen bezahlst.
- Die Anmeldung per Mobilnummer geht nur in der Zirko-App für iPhone und Android, nicht im Browser. Die App kommt in den App Store und zu Google Play, steht dort aber noch nicht — lade Leute bis dahin per E-Mail ein.
- Setz das Standard-Arbeitszeitmodell, bevor der Erste kommt. Sonst startet er ohne Sollzeit, und sein Arbeitszeitkonto rechnet gegen nichts.