Hver person i bedriften din har nøyaktig én rolle. Rollen avgjør hva vedkommende ser og hva vedkommende får lov til — og den avgjør også hvilken type lisens vedkommende legger beslag på.
Innstillinger → Foretak → Ansatte. Rettighetstabellen står der under «Roller og tilganger».
De fem rollene
| Rolle | For hvem |
|---|---|
| Kontor – administrator | Innehaver eller daglig leder. Den eneste rollen som forvalter abonnementet. |
| Kontor – ledelse | Kontorledelse, regnskap. Ser alt, endrer ikke innstillingene. |
| Kontor – prosjektledelse | Byggeledelse. Arbeider på sine egne prosjekter. |
| Felt – teamleder | Formann på byggeplassen. Fører også for andre. |
| Felt – teammedlem | Montør. Fører sin egen tid. |
Hvem som får lov til hva
| Funksjon | Kontor – administrator | Kontor – ledelse | Kontor – prosjektledelse | Felt – teamleder | Felt – teammedlem |
|---|---|---|---|---|---|
| Se prosjekter | alle | alle | bare tildelte | bare tildelte | bare tildelte |
| Opprette prosjekter | ja | ja | ja | ja | nei |
| Kontakter | se og forvalte | se og forvalte | se og forvalte | se og forvalte | ingen tilgang |
| Fakturaer | full | full | bare i tildelte prosjekter, ingen oversikt | ingen tilgang | ingen tilgang |
| Timeføring | full | full | full | egne og for andre | bare egne |
| Innstillinger | full | bare lese, intet abonnement | bare lese, intet abonnement | ingen tilgang | ingen tilgang |
Tre punkter derfra som merkes oftest i hverdagen:
- Bare kontor-administratoren ser fanen «Avtale og abonnement». Den som leter etter abonnementet og ikke finner fanen, har en annen rolle.
- Kontor – prosjektledelse ser ingen fakturaoversikt. Fakturaer på sine egne prosjekter ser den derimot.
- Felt – teammedlem kommer ikke til noen kontakter og oppretter ingen prosjekter.
Det grensesnittet skjuler, er bare halve sperren. Den harde grensen ligger på serveren og i databasen — den som taster inn en adresse for hånd, kommer likevel ikke gjennom.
Endre en rolle
I ansattlisten står rollen som et valgfelt rett i raden. Endringen virker straks. Valgfeltet ser bare en administrator; alle andre ser rollen som en etikett.
Bytter noen mellom kontor og felt, bytter også lisenstypen. Rollen bestemmer den: Alt som begynner med «Kontor», legger beslag på en kontorlisens, alt annet på en montørlisens. For den nye rollen må det derfor være en ledig lisens av den andre typen.
Roller og lisenser
Hver person legger beslag på nøyaktig én lisens. Den som har en kontorlisens, får i tillegg arbeide mobilt uten at det oppstår en til.
Høyst så mange personer kan jobbe som du betaler lisenser for — fordelt på kontor- og montørlisenser. Invitere kan du likevel når som helst; personen kommer inn så snart en passende lisens er ledig. I prøveperioden gjelder ikke denne grensen.
En deaktivert tilgang legger ikke beslag på noen lisens og har ingen rettigheter lenger — men rollen blir lagret, slik at du kan aktivere personen igjen senere med ett klikk. Lisensen blir ledig for noen andre; betalt blir den til du sier den opp.
Hvordan du legger til og sier opp lisenser, står under Endre pakke, lisenser og bindingstid.
En bedrift trenger alltid en administrator
Zirko tillater ikke at den siste administratoren i en bedrift sletter kontoen sin så lenge andre fremdeles arbeider der. Ellers kom ingen til dataene lenger. Før du går, gi noen rollen Kontor – administrator.