Ein Kunde ist die Grundlage für alles Weitere: Projekt, Angebot, Rechnung. Zum Anlegen brauchst du genau ein Feld — den Namen.
So legst du ihn an
- In der Kundenliste Neuer Kunde anklicken.
- Zirko fragt zuerst: Was möchtest du anlegen? — Person („Einzelne Kundin oder einzelner Kunde") oder Organisation („Firma, Verwaltung oder Verein").
- Name beziehungsweise Organisationsname eintragen. Das ist das einzige Pflichtfeld.
- Kunde erstellen.
Die Kundennummer vergibt Zirko beim Speichern, wenn du das Feld leer lässt.
Die Karten, die sich lohnen
Adresse. Die erste Adresse ist die Hauptadresse — sie steht später auf Angeboten und Rechnungen. Weitere legst du über Adresse hinzufügen an. Beim Tippen schlägt Zirko Adressen vor.
Zahlungsziel & Skonto. Trägst du hier nichts ein, gilt der Wert aus deinen Einstellungen. Für den einen Kunden, der immer 30 Tage will, trägst du es einmal hier ein statt in jeder Rechnung.
Steuer. Steuersatz, USt-ID mit Jetzt prüfen (fragt beim europäischen Register nach), Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG und das Nachweisprotokoll für § 13b und Photovoltaik. Freistellungsbescheinigung und Nachweisprotokoll sind deutsche Nachweise; die USt-ID-Prüfung fragt das EU-Register.
Rechnungsempfang. Hier stellst du ein, in welchem Format dein Kunde seine Rechnungen bekommt — und hier gehört bei Behörden in Deutschland die Leitweg-ID hin, einmal am Kunden und nicht an jeder Rechnung. Woher du sie bekommst, steht unter So bekommt die Behörde deine Rechnung.
Die Formatauswahl arbeitet wie die Steuersätze: Oben stehen die Formate des Landes, in dem dein Kunde sitzt — das voreingestellte ist markiert. Darunter klappst du jedes andere Land auf und siehst dessen Formate. Wählst du nichts, entsteht der Standard; welcher das ist, steht im Feld.
In Polen, Italien und Rumänien heißt die Marke „Pflicht". Dort geht die Rechnung über eine staatliche Stelle, die nur ihr eigenes Format annimmt. Wählen kannst du trotzdem etwas anderes — dann entsteht auch etwas anderes, und ein Hinweis sagt dir, was du damit übergehst. Die Rechnung wird dort nicht angenommen; du müsstest sie stornieren und neu ausstellen.
Ein Format aus einem fremden Land trägt die Marke „gilt hier nicht". Anklicken kannst du es trotzdem — nur kann dein Kunde es meist nicht verarbeiten, und dann entsteht der Standard seines Landes. Der Satz unter dem Feld sagt dir, was wirklich herauskommt.
Manche Formate verlangen zusätzliche Angaben: NLCIUS und PINT A-NZ brauchen die Registerkennung von dir und deinem Kunden (KvK-Nummer, ABN, NZBN). Fehlt sie, sagt Zirko es beim Fertigstellen — mit dem Feld, das fehlt, und dem Weg dorthin.
Empfänger sind der Anschriftblock
Ein Empfänger ist der Adressblock, der auf dem Beleg gedruckt wird — Anrede, Name, zwei Zusatzzeilen, Adresse. Er ist nützlich, wenn die Rechnung an die Hausverwaltung geht und die Arbeit beim Mieter stattfand.
Empfänger legst du erst NACH dem Erstellen an, nicht im Neu-Formular. Ohne eigenen Empfänger druckt das Dokument Name und Hauptadresse des Kunden — das ist der Normalfall.
Viele Kunden auf einmal
Kunden importieren liest vCard (.vcf), Google-CSV, Outlook-CSV und allgemeine CSV, in vier Schritten: Datei wählen, Zuordnen, Prüfen & Auswahl, Importieren. Zugeordnet werden muss mindestens Name oder Firma. Eine Vorlage gibt es zum Herunterladen.
Der Export nimmt immer alle Kunden mit. Suche und Filter wirken sich nicht aus.
Was hier nicht geht
Ein Projekt legst du nicht vom Kunden aus an. Der Knopf auf der Karte „Projekte" ist bewusst grau — geh dafür in den Menüpunkt Projekte.