In Polen gaat elke factuur aan een zakelijke klant via het KSeF (Krajowy System e-Faktur), het staatssysteem voor e-facturen. Zirko verzendt haar bij het uitgeven zelf daarheen. Je uploadt niets en neemt geen nummer over — daarvoor leg je één keer je eigen KSeF-toegang vast.
Bij de klant is het KSeF daarom vooraf gekozen: in het veld Factuurformaat staat “KSeF FA(3)” met het label “Verplicht”. Kies je daar Geen e-factuur (alleen PDF), dan gaat geen enkele factuur aan deze klant naar het KSeF, en ontstaat alleen de pdf. Een waarschuwingsbalk zegt je bij de klant en in het dialoogvenster Document afronden dat de verantwoordelijkheid daarvoor bij jou ligt.
Wat er bij het uitgeven gebeurt
- Je geeft de factuur uit. Zirko verzendt het FA(3)-bestand naar het KSeF.
- Het KSeF kent het KSeF-nummer toe. Het verschijnt bij het document in het veld KSeF, meestal binnen enkele seconden — je kunt het dialoogvenster sluiten, de verzending loopt door.
- Pas dan ontstaat de pdf, met de QR-code KOD I en het KSeF-nummer. Tot dan is er geen download en geen verzending.
Is het KSeF op dat moment niet bereikbaar, dan wacht de factuur, en Zirko blijft het vanzelf proberen. Bij het document staat waarom ze wacht.
Vooraf: het NIP
Er wordt gekoppeld voor het NIP van je bedrijf. Ontbreekt het, vul het dan in onder Instellingen → Onderneming → Bedrijfsgegevens — als btw-id met de landcode PL of als fiscaal nummer.
De toegang in het KSeF aanmaken
De toegang maak je aan in de Aplikacja Podatnika KSeF van het Poolse ministerie van Financiën, niet in Zirko. Er zijn twee soorten:
- KSeF-certificaat (aanbevolen). Onder “Certyfikaty” maak je een certificaat van het type “Uwierzytelnienie” aan. Je krijgt een certificaatbestand (.crt) en een privésleutel (.key) met wachtwoord.
- KSeF-token — alleen tot en met 31 december 2026. Onder “Tokeny” maak je een token aan met de rechten “Wystawianie faktur” en “Przeglądanie faktur”. Het wordt maar één keer getoond, kopieer het dus meteen. Vanaf 1 januari 2027 kun je je niet meer met een token aanmelden; leg uiterlijk dan een certificaat vast.
In Zirko vastleggen
Onder Instellingen → Onderneming → Koppelingen staat de kaart KSeF (Krajowy System e-Faktur). Daar:
- Kies KSeF koppelen.
- Kies de Soort toegang en upload certificaat, privésleutel en wachtwoord — of plak het token.
- Controleren en opslaan.
Zirko controleert de toegang bij het KSeF voordat die wordt opgeslagen. De toegang wordt versleuteld bewaard; alleen de e-factuurdienst kan hem openen, en hij verschijnt in geen enkel logboek. Daarna staat bij de kaart Gekoppeld, met de soort toegang en “Geldig tot”. Instellen kan alleen Kantoor – Beheerder.
Particuliere klanten: jouw keuze
Voor particuliere klanten is het KSeF geen plicht. Of hun facturen er toch heen gaan, beslis je op drie plekken. De keuze bij de factuur gaat voor die bij de klant, die bij de klant voor de standaard:
| Waar | Wat je instelt |
|---|---|
| Kaart KSeF | Facturen aan particuliere klanten via het KSeF verzenden — de standaard, aanvankelijk uit |
| Klant | Facturen via het KSeF verzenden: Standaard van het bedrijf, Ja of Nee |
| Factuur | Via het KSeF verzenden bij het uitgeven |
Gaat een factuur aan een particuliere klant niet via het KSeF, dan is de pdf de factuur. Facturen aan zakelijke klanten gaan naar het KSeF, behalve als bij de klant Geen e-factuur (alleen PDF) is gekozen.
Als het KSeF uitvalt: offline uitgeven
Voor de wettelijke offlinemodus (offline24) leg je daarnaast een offlinecertificaat vast — in de Aplikacja Podatnika een KSeF-certificaat van het type “Offline”, in Zirko op de kaart Offlinecertificaat. Wacht er dan een factuur op het KSeF, dan kun je haar bij het document offline uitgeven: ze krijgt meteen een pdf met KOD I “OFFLINE” en KOD II en kan worden overhandigd. Zirko verzendt haar uiterlijk de volgende werkdag na. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt.
Als het KSeF de factuur afwijst
Dan staat bij het document Afgewezen door het KSeF, met de reden. Een afgewezen factuur geldt in Polen als niet uitgegeven. Ze blijft met haar nummer als bewijs staan, en je crediteert haar niet. Met Opnieuw uitgeven in het KSeF-veld maakt Zirko een kopie als concept aan — corrigeren, opnieuw uitgeven, klaar.
Facturen van vóór de koppeling
Documenten die je hebt uitgegeven voordat het KSeF gekoppeld was, dragen Zonder KSeF-nummer. Ze gaan niet vanzelf naar het KSeF; met Naar het KSeF verzenden bij het document verzend je ze een voor een. Staat er al een in het KSeF, dan neemt Zirko het bestaande nummer over.
Toegang verwijderen en intrekken
Verwijderen op de kaart wist de toegang in Zirko. In het KSeF blijft hij geldig tot je hem daar intrekt. Bij een token zet je daarvoor het vinkje Het token ook in het KSeF intrekken; een certificaat trek je in in de Aplikacja Podatnika. Zonder toegang kunnen facturen aan zakelijke klanten niet worden uitgegeven — behalve aan klanten bij wie Geen e-factuur (alleen PDF) is gekozen.
Je inkoopfacturen haalt Zirko eveneens uit het KSeF, zolang Inkoopfacturen uit het KSeF ophalen aanstaat — zie Inkoopfacturen vastleggen.