Puolassa jokainen yritysasiakkaalle menevä lasku kulkee KSeF:n (Krajowy System e-Faktur), valtion verkkolaskujärjestelmän, kautta. Zirko lähettää laskun antamisen yhteydessä itse sinne. Et lataa mitään etkä kopioi yhtään numeroa — sen sijaan tallennat kerran oman KSeF-käyttöoikeutesi.
Asiakkaalle KSeF on siksi esivalittu: kentässä Laskumuoto lukee ”KSeF FA(3)” ja merkintä ”Pakollinen”. Jos valitset siihen Ei verkkolaskua (vain PDF), yksikään tämän asiakkaan lasku ei mene KSeF:iin, ja syntyy vain PDF. Varoituspalkki kertoo sinulle asiakkaan tiedoissa ja valintaikkunassa Viimeistele asiakirja, että vastuu siitä on sinulla.
Mitä antamisen yhteydessä tapahtuu
- Annat laskun. Zirko lähettää FA(3)-tiedoston KSeF:iin.
- KSeF antaa KSeF-numeron. Se näkyy asiakirjalla kentässä KSeF, yleensä muutamassa sekunnissa — voit sulkea ikkunan, välitys jatkuu.
- Vasta sitten syntyy PDF, jossa on QR-koodi KOD I ja KSeF-numero. Siihen asti ei ole latausta eikä lähetystä.
Jos KSeF ei juuri ole tavoitettavissa, lasku odottaa, ja Zirko yrittää itse uudelleen. Asiakirjalla lukee, miksi se odottaa.
Ensin: NIP
Yhteys muodostetaan yrityksesi NIP-tunnukselle. Jos se puuttuu, kirjaa se kohdassa Asetukset → Yritys → Yrityksen tiedot — ALV-tunnisteeksi maatunnuksella PL tai verotunnukseksi.
Käyttöoikeuden luominen KSeF:ssä
Käyttöoikeuden luot valtiovarainministeriön Aplikacja Podatnika KSeF -sovelluksessa, et Zirkossa. Vaihtoehtoja on kaksi:
- KSeF-varmenne (suositeltu). Kohdassa ”Certyfikaty” luot varmenteen, jonka tyyppi on ”Uwierzytelnienie”. Saat varmennetiedoston (.crt) ja salasanalla suojatun yksityisen avaimen (.key).
- KSeF-token — vain 31.12.2026 asti. Kohdassa ”Tokeny” luot tokenin, jolla on oikeudet ”Wystawianie faktur” ja ”Przeglądanie faktur”. Se näytetään vain kerran, joten kopioi se heti. 1.1.2027 alkaen tokenilla ei voi enää kirjautua; tallenna siihen mennessä varmenne.
Tallentaminen Zirkoon
Kohdassa Asetukset → Yritys → Rajapinnat on kortti KSeF (Krajowy System e-Faktur). Siellä:
- Valitse Yhdistä KSeF.
- Valitse Käyttöoikeuden tyyppi ja lataa varmenne ja yksityinen avain sekä anna salasana — tai liitä token.
- Tarkista ja tallenna.
Zirko tarkistaa käyttöoikeuden KSeF:ssä, ennen kuin se tallennetaan. Se tallennetaan salattuna; vain verkkolaskupalvelu voi avata sen, eikä se näy missään lokissa. Sen jälkeen kortilla lukee Yhdistetty, ja lisäksi käyttöoikeuden tyyppi ja päivä kohdassa ”Voimassa”. Käyttöön sen voi ottaa vain Toimisto – pääkäyttäjä.
Yksityisasiakkaat: sinun valintasi
Yksityisasiakkaille KSeF ei ole pakollinen. Menevätkö heidän laskunsa sinne silti, päätät kolmessa kohdassa. Laskulla tehty valinta menee asiakkaalla tehdyn edelle ja asiakkaalla tehty oletuksen edelle:
| Missä | Mitä asetat |
|---|---|
| Kortti KSeF | Lähetä yksityisasiakkaiden laskut KSeF:n kautta — oletus, aluksi pois päältä |
| Asiakas | Lähetä laskut KSeF:n kautta: Yrityksen oletus, Kyllä tai Ei |
| Lasku | Lähetä KSeF:n kautta antamisen yhteydessä |
Jos yksityisasiakkaan lasku ei kulje KSeF:n kautta, PDF on lasku. Yritysasiakkaiden laskut menevät KSeF:iin, paitsi jos asiakkaalle on valittu Ei verkkolaskua (vain PDF).
Kun KSeF on poissa käytöstä: antaminen offline-tilassa
Lakisääteistä offline-tilaa (offline24) varten tallennat lisäksi offline-varmenteen — Aplikacja Podatnika -sovelluksessa KSeF-varmenteen, jonka tyyppi on ”Offline”, Zirkossa kortille Offline-varmenne. Jos lasku sen jälkeen odottaa KSeF:ää, voit asiakirjalla valita Anna offline-tilassa: lasku saa heti PDF:n, jossa on KOD I ”OFFLINE” ja KOD II, ja sen voi luovuttaa. Zirko lähettää sen jälkikäteen viimeistään seuraavana työpäivänä. Tätä ei voi perua.
Kun KSeF hylkää laskun
Silloin asiakirjalla lukee KSeF hylkäsi, ja syy. Hylättyä laskua pidetään Puolassa antamattomana. Se jää numeroineen todisteeksi, etkä hyvitä sitä. Anna uudelleen KSeF-kentässä luo siitä kopion luonnokseksi — korjaa, anna uudelleen, valmis.
Ennen yhdistämistä annetut laskut
Asiakirjoissa, jotka annoit ennen KSeF:n yhdistämistä, lukee Ei KSeF-numeroa. Ne eivät mene KSeF:iin itsestään; asiakirjan painikkeella Lähetä KSeF:iin lähetät ne yksi kerrallaan. Jos lasku on siellä jo, Zirko ottaa käyttöön olemassa olevan numeron.
Käyttöoikeuden poistaminen ja peruminen
Poista kortilla poistaa käyttöoikeuden Zirkosta. KSeF:ssä se pysyy voimassa, kunnes perut sen siellä. Tokenin kohdalla valitse sitä varten Peru token myös KSeF:ssä; varmenteen perut Aplikacja Podatnika -sovelluksessa. Ilman käyttöoikeutta yritysasiakkaiden laskuja ei voi antaa — paitsi asiakkaille, joille on valittu Ei verkkolaskua (vain PDF).
Ostolaskusi Zirko noutaa niin ikään KSeF:stä, kun Nouda ostolaskut KSeF:stä on päällä — katso Ostolaskujen kirjaaminen.