En Pologne, toute facture destinée à un client professionnel passe par le KSeF (Krajowy System e-Faktur), le système public des factures électroniques. Zirko l'y envoie lui-même au moment de l'émission. Tu ne téléverses rien et ne recopies aucun numéro — en contrepartie, tu enregistres une fois ton propre accès KSeF.
C'est pourquoi le KSeF est présélectionné sur le client : le champ Format de facture affiche « KSeF FA(3) » avec la mention « Obligatoire ». Si tu y choisis Pas de facture électronique (PDF uniquement), aucune facture à ce client ne part au KSeF, et seul le PDF est créé. Un bandeau te dit, sur le client et dans le dialogue de finalisation, que la responsabilité t'en incombe.
Ce qui se passe à l'émission
- Tu émets la facture. Zirko envoie le fichier FA(3) au KSeF.
- Le KSeF attribue le numéro KSeF. Il apparaît sur la pièce dans le champ KSeF, le plus souvent en quelques secondes — tu peux fermer le dialogue, la transmission continue.
- Ce n'est qu'alors que naît le PDF, avec le code QR KOD I et le numéro KSeF. D'ici là, il n'y a ni téléchargement ni envoi.
Si le KSeF est injoignable pour le moment, la facture attend, et Zirko réessaie de lui-même. La pièce indique pourquoi elle attend.
Avant tout : le NIP
La connexion se fait pour le NIP de ton entreprise. S'il manque, saisis-le sous Réglages → Entreprise → Données de l'entreprise — comme numéro de TVA avec le code pays PL ou comme numéro fiscal.
Créer l'accès dans le KSeF
L'accès se crée dans l'Aplikacja Podatnika KSeF du ministère des Finances, pas dans Zirko. Il en existe deux types :
- Certificat KSeF (recommandé). Sous « Certyfikaty », tu crées un certificat du type « Uwierzytelnienie ». Tu obtiens un fichier de certificat (.crt) et une clé privée (.key) avec un mot de passe.
- Jeton KSeF — seulement jusqu'au 31 décembre 2026. Sous « Tokeny », tu crées un jeton avec les droits « Wystawianie faktur » et « Przeglądanie faktur ». Il ne s'affiche qu'une seule fois, copie-le donc tout de suite. À partir du 1er janvier 2027, la connexion par jeton n'est plus possible ; enregistre d'ici là un certificat.
L'enregistrer dans Zirko
Sous Réglages → Entreprise → Interfaces se trouve la carte KSeF (Krajowy System e-Faktur). Là :
- Choisis Connecter le KSeF.
- Choisis le Type d'accès et téléverse le certificat, la clé privée et le mot de passe — ou colle le jeton.
- Vérifier et enregistrer.
Zirko vérifie l'accès auprès du KSeF avant de l'enregistrer. Il est stocké chiffré ; seul le service de facture électronique peut l'ouvrir, et il n'apparaît dans aucun journal. Ensuite, la carte affiche Connecté, avec le type d'accès et « Valable jusqu'au ». Seul Bureau – Admin peut configurer cela.
Clients particuliers : à toi de choisir
Pour les clients particuliers, le KSeF n'est pas obligatoire. Si leurs factures y vont quand même, tu le décides à trois endroits. Le choix sur la facture l'emporte sur celui du client, celui du client sur la valeur par défaut :
| Où | Ce que tu règles |
|---|---|
| Carte KSeF | Envoyer les factures aux clients particuliers via le KSeF — la valeur par défaut, désactivée au départ |
| Client | Envoyer les factures via le KSeF : Valeur par défaut de l'entreprise, Oui ou Non |
| Facture | Envoyer via le KSeF à l'émission |
Si une facture à un client particulier ne passe pas par le KSeF, le PDF est la facture. Les factures aux clients professionnels partent au KSeF, sauf si Pas de facture électronique (PDF uniquement) est choisi sur le client.
Si le KSeF tombe en panne : émettre hors ligne
Pour le mode hors ligne prévu par la loi (offline24), tu enregistres en plus un certificat hors ligne — dans l'Aplikacja Podatnika, un certificat KSeF du type « Offline », dans Zirko sur la carte Certificat hors ligne. Si une facture attend alors le KSeF, tu peux l'émettre hors ligne sur la pièce : elle reçoit aussitôt un PDF avec KOD I « OFFLINE » et KOD II et peut être remise. Zirko l'envoie ensuite au plus tard le jour ouvrable suivant. Cela ne peut pas être annulé.
Si le KSeF refuse la facture
La pièce affiche alors Rejetée par le KSeF, avec le motif. En Pologne, une facture refusée est réputée non émise. Elle reste en place avec son numéro comme justificatif, et tu ne l'annules pas. Avec Émettre à nouveau dans le champ KSeF, Zirko en crée une copie en brouillon — corriger, émettre à nouveau, c'est fait.
Factures antérieures à la connexion
Les pièces que tu as émises avant la connexion du KSeF portent Sans numéro KSeF. Elles ne partent pas d'elles-mêmes au KSeF ; avec Envoyer au KSeF sur la pièce, tu les envoies une par une. Si l'une s'y trouve déjà, Zirko reprend le numéro existant.
Supprimer et révoquer l'accès
Supprimer sur la carte efface l'accès dans Zirko. Dans le KSeF, il reste valable jusqu'à ce que tu l'y révoques. Pour un jeton, coche pour cela Révoquer aussi le jeton dans le KSeF ; un certificat, tu le révoques dans l'Aplikacja Podatnika. Sans accès, les factures aux clients professionnels ne peuvent pas être émises — sauf aux clients pour lesquels Pas de facture électronique (PDF uniquement) est choisi.
Zirko récupère aussi tes factures entrantes dans le KSeF, tant que Récupérer les factures entrantes dans le KSeF est activé — voir Saisir les factures entrantes.