W Polsce każda faktura dla klienta biznesowego idzie przez KSeF (Krajowy System e-Faktur), państwowy system faktur ustrukturyzowanych. Zirko wysyła ją tam samo przy wystawieniu. Niczego nie wgrywasz i nie przepisujesz żadnego numeru — w zamian raz zapisujesz swój własny dostęp do KSeF.
Dlatego przy kliencie KSeF jest wstępnie wybrany: w polu Format faktury stoi „KSeF FA(3)” z oznaczeniem „Obowiązkowy”. Jeśli wybierzesz tam Bez e-faktury (tylko PDF), żadna faktura dla tego klienta nie trafi do KSeF i powstanie tylko PDF. Pasek ostrzegawczy mówi Ci przy kliencie i w oknie dialogowym Ukończ dokument, że odpowiedzialność za to ponosisz Ty.
Co dzieje się przy wystawieniu
- Wystawiasz fakturę. Zirko wysyła plik FA(3) do KSeF.
- KSeF nadaje numer KSeF. Pojawia się on przy dokumencie w polu KSeF, zwykle po kilku sekundach — możesz zamknąć okno, przesyłanie trwa dalej.
- Dopiero wtedy powstaje PDF, z kodem QR KOD I i numerem KSeF. Do tego czasu nie ma pobierania ani wysyłki.
Jeśli KSeF jest akurat niedostępny, faktura czeka, a Zirko samo ponawia próby. Przy dokumencie widać, dlaczego czeka.
Najpierw: NIP
Połączenie dotyczy NIP Twojej firmy. Jeśli go brakuje, wpisz go w Ustawienia → Przedsiębiorstwo → Dane firmy — jako numer VAT UE z prefiksem PL albo jako numer podatkowy.
Tworzenie dostępu w KSeF
Dostęp tworzysz w Aplikacji Podatnika KSeF Ministerstwa Finansów, a nie w Zirko. Są dwa sposoby:
- Certyfikat KSeF (zalecany). W zakładce „Certyfikaty" tworzysz certyfikat typu „Uwierzytelnienie". Dostajesz plik certyfikatu (.crt) i klucz prywatny (.key) z hasłem.
- Token KSeF — tylko do 31.12.2026 r. W zakładce „Tokeny" tworzysz token z uprawnieniami „Wystawianie faktur" i „Przeglądanie faktur". Jest wyświetlany tylko raz, więc skopiuj go od razu. Od 01.01.2027 r. uwierzytelnienie tokenem nie będzie już możliwe; do tego czasu zapisz certyfikat.
Zapisywanie w Zirko
W Ustawienia → Przedsiębiorstwo → Interfejsy jest karta KSeF (Krajowy System e-Faktur). Tam:
- Wybierz Połącz KSeF.
- Wybierz Sposób uwierzytelnienia i wgraj certyfikat, klucz prywatny i hasło — albo wklej token.
- Sprawdź i zapisz.
Zirko sprawdza dostęp w KSeF, zanim go zapisze. Zapisuje go w postaci zaszyfrowanej; otworzyć go może tylko usługa e-faktur, a w żadnym logu się nie pojawia. Potem na karcie widnieje Połączone, ze sposobem uwierzytelnienia i datą „Ważny do". Skonfigurować to może tylko Biuro – administrator.
Klienci prywatni: Twój wybór
Dla klientów prywatnych KSeF nie jest obowiązkowy. Czy ich faktury mimo to tam trafią, decydujesz w trzech miejscach. Wybór przy fakturze ma pierwszeństwo przed wyborem przy kliencie, a ten przed ustawieniem domyślnym:
| Gdzie | Co ustawiasz |
|---|---|
| Karta KSeF | Wysyłaj faktury dla klientów prywatnych przez KSeF — ustawienie domyślne, na początku wyłączone |
| Klient | Wysyłaj faktury przez KSeF: Ustawienie domyślne firmy, Tak albo Nie |
| Faktura | Wyślij przez KSeF przy wystawianiu |
Jeśli faktura dla klienta prywatnego nie idzie przez KSeF, fakturą jest PDF. Faktury dla klientów biznesowych trafiają do KSeF, chyba że przy kliencie wybrano Bez e-faktury (tylko PDF).
Gdy KSeF nie działa: wystawienie offline
Do ustawowego trybu offline (offline24) zapisujesz dodatkowo certyfikat offline — w Aplikacji Podatnika certyfikat KSeF typu „Offline", w Zirko na karcie Certyfikat offline. Jeśli wtedy jakaś faktura czeka na KSeF, możesz ją przy dokumencie wystawić w trybie offline: od razu dostaje PDF z KOD I „OFFLINE" i KOD II i można ją przekazać klientowi. Zirko dosyła ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Tego nie da się cofnąć.
Gdy KSeF odrzuci fakturę
Wtedy przy dokumencie widnieje Odrzucona przez KSeF, z podaniem przyczyny. Odrzucona faktura w Polsce uchodzi za niewystawioną. Zostaje ze swoim numerem jako dowód i nie stornujesz jej. Przyciskiem Wystaw ponownie w polu KSeF Zirko zakłada jej kopię jako wersję roboczą — popraw, wystaw jeszcze raz, gotowe.
Faktury sprzed połączenia
Dokumenty wystawione, zanim KSeF był połączony, mają oznaczenie Bez numeru KSeF. Nie trafiają do KSeF same; przyciskiem Wyślij do KSeF przy dokumencie wysyłasz je pojedynczo. Jeśli któraś już tam jest, Zirko przejmuje istniejący numer.
Usuwanie i unieważnianie dostępu
Usuń na karcie kasuje dostęp w Zirko. W KSeF pozostaje on ważny, dopóki go tam nie unieważnisz. Przy tokenie zaznaczasz w tym celu pole Unieważnij token także w KSeF; certyfikat unieważniasz w Aplikacji Podatnika. Bez dostępu nie można wystawiać faktur dla klientów biznesowych — z wyjątkiem klientów, przy których wybrano Bez e-faktury (tylko PDF).
Faktury zakupu Zirko również pobiera z KSeF, dopóki włączona jest opcja Pobieraj faktury zakupu z KSeF — zobacz Rejestrowanie faktur zakupu.