In Polen geht jede Rechnung an einen Geschäftskunden über das KSeF (Krajowy System e-Faktur), das staatliche System für E-Rechnungen. Zirko sendet sie beim Ausstellen selbst dorthin. Du lädst nichts hoch und schreibst keine Nummer ab — dafür hinterlegst du einmal deinen eigenen KSeF-Zugang.
Am Kunden ist das KSeF deshalb vorausgewählt: Im Feld Rechnungsformat steht „KSeF FA(3)" mit der Marke „Pflicht". Wählst du dort Keine E-Rechnung (nur PDF), geht keine Rechnung an diesen Kunden an das KSeF, und es entsteht nur das PDF. Ein Warnband sagt dir am Kunden und im Fertigstellen-Dialog, dass die Verantwortung dafür bei dir liegt.
Was beim Ausstellen passiert
- Du stellst die Rechnung aus. Zirko sendet die FA(3)-Datei an das KSeF.
- Das KSeF vergibt die KSeF-Nummer. Sie erscheint am Beleg im Feld KSeF, meist nach wenigen Sekunden — du kannst den Dialog schließen, die Übermittlung läuft weiter.
- Erst dann entsteht das PDF, mit dem QR-Code KOD I und der KSeF-Nummer. Bis dahin gibt es keinen Download und keinen Versand.
Ist das KSeF gerade nicht erreichbar, wartet die Rechnung, und Zirko versucht es von selbst weiter. Am Beleg steht, warum sie wartet.
Vorher: die NIP
Verbunden wird für die NIP deines Betriebs. Fehlt sie, trag sie unter Einstellungen → Unternehmen → Betriebsdaten ein — als Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit dem Länderkürzel PL oder als Steuernummer.
Den Zugang im KSeF erzeugen
Den Zugang erzeugst du in der Aplikacja Podatnika KSeF des Finanzministeriums, nicht in Zirko. Es gibt zwei Arten:
- KSeF-Zertifikat (empfohlen). Unter „Certyfikaty" erzeugst du ein Zertifikat vom Typ „Uwierzytelnienie". Du bekommst eine Zertifikatsdatei (.crt) und einen privaten Schlüssel (.key) mit Passwort.
- KSeF-Token — nur bis 31.12.2026. Unter „Tokeny" erzeugst du einen Token mit den Rechten „Wystawianie faktur" und „Przeglądanie faktur". Er wird nur einmal angezeigt, kopier ihn also sofort. Ab dem 01.01.2027 ist die Anmeldung mit Token nicht mehr möglich; hinterlege bis dahin ein Zertifikat.
In Zirko hinterlegen
Unter Einstellungen → Unternehmen → Schnittstellen steht die Karte KSeF (Krajowy System e-Faktur). Dort:
- KSeF verbinden wählen.
- Die Zugangsart wählen und Zertifikat, privaten Schlüssel und Passwort hochladen — oder den Token einfügen.
- Prüfen und speichern.
Zirko prüft den Zugang beim KSeF, bevor er gespeichert wird. Gespeichert wird er verschlüsselt; öffnen kann ihn nur der E-Rechnungs-Dienst, und er erscheint in keinem Protokoll. Danach steht an der Karte Verbunden, mit Zugangsart und „Gültig bis". Einrichten kann das nur Büro – Admin.
Privatkunden: deine Wahl
An Privatkunden ist das KSeF keine Pflicht. Ob ihre Rechnungen trotzdem dorthin gehen, entscheidest du an drei Stellen. Die Wahl an der Rechnung geht der am Kunden vor, die am Kunden der Vorgabe:
| Wo | Was du einstellst |
|---|---|
| Karte KSeF | Rechnungen an Privatkunden über das KSeF senden — die Vorgabe, anfangs aus |
| Kunde | Rechnungen über das KSeF senden: Vorgabe des Betriebs, Ja oder Nein |
| Rechnung | Über das KSeF senden beim Ausstellen |
Geht eine Rechnung an einen Privatkunden nicht über das KSeF, ist das PDF die Rechnung. Rechnungen an Geschäftskunden gehen an das KSeF, außer am Kunden ist Keine E-Rechnung (nur PDF) gewählt.
Wenn das KSeF ausfällt: offline ausstellen
Für den gesetzlichen Offline-Modus (offline24) hinterlegst du zusätzlich ein Offline-Zertifikat — in der Aplikacja Podatnika ein KSeF-Zertifikat vom Typ „Offline", in Zirko auf der Karte Offline-Zertifikat. Wartet dann eine Rechnung auf das KSeF, kannst du sie am Beleg offline ausstellen: Sie bekommt sofort ein PDF mit KOD I „OFFLINE" und KOD II und kann übergeben werden. Zirko sendet sie bis zum nächsten Arbeitstag nach. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
Wenn das KSeF die Rechnung ablehnt
Dann steht am Beleg Vom KSeF abgelehnt, mit dem Grund. Eine abgelehnte Rechnung gilt in Polen als nicht ausgestellt. Sie bleibt mit ihrer Nummer als Nachweis stehen, und du stornierst sie nicht. Mit Neu ausstellen im KSeF-Feld legt Zirko eine Kopie als Entwurf an — korrigieren, erneut ausstellen, fertig.
Rechnungen von vor der Anbindung
Belege, die du ausgestellt hast, bevor das KSeF verbunden war, tragen Ohne KSeF-Nummer. Sie gehen nicht von selbst ans KSeF; mit An das KSeF senden am Beleg schickst du sie einzeln. Liegt eine schon dort, übernimmt Zirko die vorhandene Nummer.
Zugang entfernen und widerrufen
Entfernen auf der Karte löscht den Zugang in Zirko. Im KSeF bleibt er gültig, bis du ihn dort widerrufst. Bei einem Token setzt du dafür das Häkchen Den Token auch im KSeF widerrufen; ein Zertifikat widerrufst du in der Aplikacja Podatnika. Ohne Zugang lassen sich Rechnungen an Geschäftskunden nicht ausstellen — außer an Kunden, bei denen Keine E-Rechnung (nur PDF) gewählt ist.
Deine Eingangsrechnungen holt Zirko ebenfalls aus dem KSeF, solange Eingangsrechnungen aus dem KSeF abholen eingeschaltet ist — siehe Eingangsrechnungen erfassen.