V Polsku jde každá faktura firemnímu zákazníkovi přes KSeF (Krajowy System e-Faktur), státní systém pro e-faktury. Zirko ji tam při vystavení odešle samo. Nic nenahráváš a žádné číslo neopisuješ — místo toho jednou uložíš svůj vlastní přístup do KSeF.
U zákazníka je KSeF proto předvybraný: V poli Formát faktury stojí „KSeF FA(3)“ s označením „Povinné“. Zvolíš-li tam Bez elektronické faktury (jen PDF), nepůjde do KSeF žádná faktura tomuto zákazníkovi a vznikne jen PDF. Výstražný pruh ti u zákazníka i v dialogu dokončení řekne, že odpovědnost za to neseš ty.
Co se děje při vystavení
- Vystavíš fakturu. Zirko odešle soubor FA(3) do KSeF.
- KSeF přidělí číslo KSeF. Objeví se u dokladu v poli KSeF, většinou během několika sekund — dialog můžeš zavřít, předávání běží dál.
- Teprve potom vznikne PDF s QR kódem KOD I a číslem KSeF. Do té doby není ke stažení ani k odeslání.
Není-li KSeF právě dostupný, faktura čeká a Zirko to samo zkouší dál. U dokladu stojí, proč čeká.
Předem: NIP
Propojuje se pro NIP tvé firmy. Chybí-li, zadej ho pod Nastavení → Podnik → Údaje firmy — jako DIČ s kódem země PL, nebo jako daňové číslo.
Vytvořit přístup v KSeF
Přístup vytvoříš v Aplikacja Podatnika KSeF polského ministerstva financí, ne v Zirku. Jsou dva druhy:
- Certifikát KSeF (doporučeno). Pod „Certyfikaty“ vytvoříš certifikát typu „Uwierzytelnienie“. Dostaneš soubor certifikátu (.crt) a soukromý klíč (.key) s heslem.
- Token KSeF — jen do 31. 12. 2026. Pod „Tokeny“ vytvoříš token s oprávněními „Wystawianie faktur“ a „Przeglądanie faktur“. Zobrazí se jen jednou, zkopíruj si ho tedy hned. Od 1. 1. 2027 už přihlášení tokenem není možné; do té doby ulož certifikát.
Uložit v Zirku
Pod Nastavení → Podnik → Rozhraní je karta KSeF (Krajowy System e-Faktur). Tam:
- Zvol Propojit KSeF.
- Zvol Druh přístupu a nahraj certifikát, soukromý klíč a heslo — nebo vlož token.
- Ověřit a uložit.
Zirko přístup před uložením ověří v KSeF. Ukládá se šifrovaně; otevřít ho může jen služba e-faktur a neobjeví se v žádném protokolu. Potom stojí na kartě Propojeno s druhem přístupu a „Platí do“. Nastavit to může jen Kancelář – správce.
Soukromí zákazníci: tvoje volba
Pro soukromé zákazníky KSeF povinný není. Jestli jejich faktury přesto půjdou tam, rozhoduješ na třech místech. Volba u faktury má přednost před volbou u zákazníka, ta u zákazníka před výchozím nastavením:
| Kde | Co nastavíš |
|---|---|
| Karta KSeF | Odesílat faktury soukromým zákazníkům přes KSeF — výchozí nastavení, zpočátku vypnuté |
| Zákazník | Odesílat faktury přes KSeF: Výchozí nastavení firmy, Ano nebo Ne |
| Faktura | Odeslat přes KSeF při vystavení |
Nejde-li faktura soukromému zákazníkovi přes KSeF, je fakturou PDF. Faktury firemním zákazníkům jdou do KSeF, kromě případu, kdy je u zákazníka zvoleno Bez elektronické faktury (jen PDF).
Když KSeF vypadne: vystavit offline
Pro zákonný offline režim (offline24) uložíš navíc offline certifikát — v Aplikacja Podatnika certifikát KSeF typu „Offline“, v Zirku na kartě Offline certifikát. Čeká-li pak faktura na KSeF, můžeš ji u dokladu vystavit offline: hned dostane PDF s KOD I „OFFLINE“ a KOD II a lze ji předat. Zirko ji do KSeF odešle dodatečně nejpozději následující pracovní den. Vrátit to zpět nelze.
Když KSeF fakturu odmítne
Pak u dokladu stojí Odmítnuto KSeF i s důvodem. Odmítnutá faktura se v Polsku považuje za nevystavenou. Zůstane se svým číslem jako doklad a nestornuješ ji. Tlačítkem Vystavit znovu v poli KSeF založí Zirko její kopii jako koncept — opravit, znovu vystavit, hotovo.
Faktury z doby před propojením
Doklady, které jsi vystavil dřív, než byl KSeF propojený, nesou Bez čísla KSeF. Do KSeF samy nejdou; tlačítkem Odeslat do KSeF u dokladu je pošleš jednotlivě. Je-li některý už tam, převezme Zirko existující číslo.
Odebrat a odvolat přístup
Odebrat na kartě smaže přístup v Zirku. V KSeF zůstává platný, dokud ho tam neodvoláš. U tokenu k tomu zaškrtni Odvolat token i v KSeF; certifikát odvoláš v Aplikacja Podatnika. Bez přístupu nelze faktury firemním zákazníkům vystavit — kromě zákazníků, u nichž je zvoleno Bez elektronické faktury (jen PDF).
Přijaté faktury vyzvedává Zirko z KSeF také, dokud je zapnuté Vyzvedávat přijaté faktury z KSeF — viz Zapisovat přijaté faktury.