Polijā katrs rēķins biznesa klientam iet caur KSeF (Krajowy System e-Faktur) — valsts e-rēķinu sistēmu. Zirko izrakstīšanas brīdī to pats nosūta uz turieni. Tu neko neaugšupielādē un nevienu numuru nepārraksti — tā vietā tu vienreiz saglabā savu KSeF piekļuvi.
Tāpēc pie klienta KSeF formāts ir iepriekš izvēlēts: laukā Rēķina formāts ir „KSeF FA(3)“ ar atzīmi „Obligāts“. Ja tur izvēlies Bez e-rēķina (tikai PDF), neviens rēķins šim klientam uz KSeF neiet, un rodas tikai PDF. Brīdinājuma josla pie klienta un pabeigšanas dialogā tev pasaka, ka atbildība par to ir tava.
Kas notiek izrakstīšanas brīdī
- Tu izraksti rēķinu. Zirko nosūta FA(3) failu uz KSeF.
- KSeF piešķir KSeF numuru. Tas parādās pie dokumenta laukā KSeF, parasti dažu sekunžu laikā — vari aizvērt logu, pārsūtīšana turpinās.
- Tikai tad rodas PDF ar QR kodu KOD I un KSeF numuru. Līdz tam to nevar ne lejupielādēt, ne nosūtīt.
Ja KSeF pašlaik nav sasniedzama, rēķins gaida, un Zirko pats mēģina atkal. Pie dokumenta ir rakstīts, kāpēc tas gaida.
Vispirms: NIP
Savienojums tiek veidots tava uzņēmuma NIP. Ja tā trūkst, ievadi to sadaļā Iestatījumi → Uzņēmums → Uzņēmuma dati — kā PVN reģistrācijas numuru ar valsts kodu PL vai kā nodokļu maksātāja reģistrācijas numuru.
Piekļuves izveide KSeF
Piekļuvi tu izveido Finanšu ministrijas lietotnē Aplikacja Podatnika KSeF, nevis Zirko. Ir divi veidi:
- KSeF sertifikāts (ieteicams). Sadaļā „Certyfikaty“ tu izveido sertifikātu ar veidu „Uwierzytelnienie“. Tu saņem sertifikāta failu (.crt) un ar paroli aizsargātu privāto atslēgu (.key).
- KSeF marķieris — tikai līdz 2026. gada 31. decembrim. Sadaļā „Tokeny“ tu izveido marķieri ar tiesībām „Wystawianie faktur“ un „Przeglądanie faktur“. Tas tiek parādīts tikai vienu reizi, tāpēc nokopē to uzreiz. No 2027. gada 1. janvāra pieteikšanās ar marķieri vairs nav iespējama; līdz tam saglabā sertifikātu.
Saglabāšana Zirko
Sadaļā Iestatījumi → Uzņēmums → Saskarnes ir kartīte KSeF (Krajowy System e-Faktur). Tur:
- Izvēlies Savienot KSeF.
- Izvēlies Piekļuves veids un augšupielādē sertifikātu un privāto atslēgu, ievadi paroli — vai ielīmē marķieri.
- Pārbaudīt un saglabāt.
Zirko pārbauda piekļuvi KSeF, pirms tā tiek saglabāta. Tā tiek glabāta šifrētā veidā; atvērt to var tikai e-rēķinu pakalpojums, un tā neparādās nevienā žurnālā. Pēc tam kartītē ir redzams Savienots, kopā ar piekļuves veidu un datumu „Derīgs līdz“. Iestatīt to var tikai Birojs – administrators.
Privātklienti: tava izvēle
Privātklientiem KSeF nav obligāta. Vai viņu rēķini tomēr iet uz turieni, tu izlem trīs vietās. Izvēle pie rēķina ir svarīgāka par izvēli pie klienta, izvēle pie klienta — par noklusējumu:
| Kur | Ko tu iestati |
|---|---|
| Kartīte KSeF | Sūtīt rēķinus privātklientiem caur KSeF — noklusējums, sākumā izslēgts |
| Klients | Sūtīt rēķinus caur KSeF: Uzņēmuma noklusējums, Jā vai Nē |
| Rēķins | Sūtīt caur KSeF izrakstīšanas brīdī |
Ja rēķins privātklientam neiet caur KSeF, rēķins ir PDF. Rēķini biznesa klientiem tiek sūtīti uz KSeF, ja vien pie klienta nav izvēlēts Bez e-rēķina (tikai PDF).
Kad KSeF nedarbojas: izrakstīt bezsaistē
Likumā paredzētajam bezsaistes režīmam (offline24) tu papildus saglabā bezsaistes sertifikātu — lietotnē Aplikacja Podatnika tas ir KSeF sertifikāts ar veidu „Offline“, Zirko — kartītē Bezsaistes sertifikāts. Ja tad kāds rēķins gaida uz KSeF, pie dokumenta vari izvēlēties Izrakstīt bezsaistē: tas uzreiz saņem PDF ar KOD I „OFFLINE“ un KOD II, un to var nodot. Zirko to nosūtīs vēlākais nākamajā darba dienā. To nevar atsaukt.
Kad KSeF rēķinu noraida
Tad pie dokumenta ir redzams KSeF noraidīja, kopā ar iemeslu. Noraidīts rēķins Polijā tiek uzskatīts par neizrakstītu. Tas paliek ar savu numuru kā pierādījums, un tu to nestornē. Ar Izrakstīt vēlreiz laukā KSeF Zirko izveido tā kopiju kā melnrakstu — izlabo, izraksti vēlreiz, gatavs.
Rēķini no laika pirms savienošanas
Dokumentiem, kurus izrakstīji pirms KSeF savienošanas, ir atzīme Bez KSeF numura. Tie paši uz KSeF neiet; ar Nosūtīt uz KSeF pie dokumenta tu tos nosūti pa vienam. Ja kāds tur jau ir, Zirko pārņem esošo numuru.
Piekļuves noņemšana un atsaukšana
Noņemt kartītē izdzēš piekļuvi Zirko. KSeF tā paliek derīga, līdz tu to tur atsauc. Marķierim tam atzīmē Atsaukt marķieri arī KSeF; sertifikātu tu atsauc lietotnē Aplikacja Podatnika. Bez piekļuves rēķinus biznesa klientiem izrakstīt nevar — izņemot klientus, pie kuriem izvēlēts Bez e-rēķina (tikai PDF).
Tavus ienākošos rēķinus Zirko arī saņem no KSeF, kamēr ir ieslēgts Saņemt ienākošos rēķinus no KSeF — skati Ienākošo rēķinu reģistrēšana.