Poolas läbib iga ärikliendile mõeldud arve KSeF-i (Krajowy System e-Faktur), riikliku e-arvete süsteemi. Zirko saadab selle väljastamisel ise sinna. Sa ei laadi midagi üles ega kirjuta ühtegi numbrit ümber — selle asemel salvestad sa ühe korra oma KSeF-i juurdepääsu.
Kliendi juures on KSeF seepärast eelvalitud: väljal Arve vorming on „KSeF FA(3)“ märkega „Kohustuslik“. Kui valid seal E-arveta (ainult PDF), ei lähe ükski selle kliendi arve KSeF-i ja tekib ainult PDF. Hoiatusriba ütleb sulle kliendi juures ja vormistamise dialoogis, et vastutus selle eest on sinul.
Mis väljastamisel juhtub
- Sa väljastad arve. Zirko saadab FA(3)-faili KSeF-i.
- KSeF annab KSeF-i numbri. See ilmub dokumendi juures väljale KSeF, enamasti mõne sekundi jooksul — võid dialoogi sulgeda, edastamine jätkub.
- Alles siis tekib PDF koos QR-koodiga KOD I ja KSeF-i numbriga. Seni ei saa seda alla laadida ega saata.
Kui KSeF ei ole parasjagu kättesaadav, arve ootab ja Zirko proovib ise edasi. Dokumendi juures on kirjas, miks see ootab.
Enne: NIP
Ühendatakse sinu ettevõtte NIP-i jaoks. Kui see puudub, sisesta see jaotises Seaded → Ettevõte → Ettevõtte andmed — KMKR numbrina riigitähisega PL või maksunumbrina.
Juurdepääsu loomine KSeF-is
Juurdepääsu lood sa rahandusministeeriumi rakenduses Aplikacja Podatnika KSeF, mitte Zirkos. Liike on kaks:
- KSeF-i sertifikaat (soovitatav). Jaotises „Certyfikaty“ lood sertifikaadi tüübiga „Uwierzytelnienie“. Saad sertifikaadifaili (.crt) ja parooliga kaitstud privaatvõtme (.key).
- KSeF-i token — ainult kuni 31.12.2026. Jaotises „Tokeny“ lood tokeni õigustega „Wystawianie faktur“ ja „Przeglądanie faktur“. Seda näidatakse ainult üks kord, nii et kopeeri see kohe. Alates 01.01.2027 ei ole tokeniga sisselogimine enam võimalik; salvesta selleks ajaks sertifikaat.
Salvestamine Zirkos
Jaotises Seaded → Ettevõte → Liidesed on kaart KSeF (Krajowy System e-Faktur). Seal:
- Vali Ühenda KSeF.
- Vali Juurdepääsu liik ja laadi üles sertifikaat ja privaatvõti ning sisesta parool — või kleebi token.
- Kontrolli ja salvesta.
Zirko kontrollib juurdepääsu KSeF-is, enne kui see salvestatakse. See salvestatakse krüpteeritult; avada saab seda ainult e-arve teenus ja see ei ilmu üheski logis. Seejärel on kaardil Ühendatud, koos juurdepääsu liigi ja kuupäevaga „Kehtib kuni“. Seadistada saab seda ainult Kontor – admin.
Eraklientidele: sinu valik
Eraklientidele ei ole KSeF kohustuslik. Kas nende arved lähevad sinna siiski, otsustad sa kolmes kohas. Arve juures tehtud valik on tähtsam kui kliendi juures tehtud ja kliendi juures tehtud tähtsam kui vaikeväärtus:
| Kus | Mida sa määrad |
|---|---|
| Kaart KSeF | Saada eraklientide arved KSeF-i kaudu — vaikeväärtus, alguses väljas |
| Klient | Saada arved KSeF-i kaudu: Ettevõtte vaikeväärtus, Jah või Ei |
| Arve | Saada KSeF-i kaudu väljastamisel |
Kui erakliendi arve ei lähe KSeF-i kaudu, on arveks PDF. Äriklientide arved lähevad KSeF-i, välja arvatud siis, kui kliendi juures on valitud E-arveta (ainult PDF).
Kui KSeF ei tööta: väljasta võrguühenduseta
Seadusliku võrguühenduseta režiimi (offline24) jaoks salvestad sa lisaks võrguühenduseta sertifikaadi — rakenduses Aplikacja Podatnika KSeF-i sertifikaadi tüübiga „Offline“, Zirkos kaardil Võrguühenduseta sertifikaat. Kui siis mõni arve ootab KSeF-i, saad selle dokumendi juures Väljasta võrguühenduseta: arve saab kohe PDF-i, millel on KOD I „OFFLINE“ ja KOD II, ning selle saab üle anda. Zirko saadab selle järele hiljemalt järgmisel tööpäeval. Seda ei saa tagasi võtta.
Kui KSeF lükkab arve tagasi
Siis on dokumendi juures KSeF lükkas tagasi, koos põhjusega. Tagasi lükatud arvet loetakse Poolas väljastamata arveks. See jääb oma numbriga tõendiks alles ja sa ei kreediteeri seda. Nupuga Väljasta uuesti väljal KSeF loob Zirko koopia mustandina — paranda, väljasta uuesti, valmis.
Arved enne ühendamist
Dokumentidel, mille väljastasid enne KSeF-i ühendamist, on märge KSeF-i numbrita. Need ei lähe ise KSeF-i; nupuga Saada KSeF-i dokumendi juures saadad sa need ükshaaval. Kui mõni on juba seal, võtab Zirko üle olemasoleva numbri.
Juurdepääsu eemaldamine ja tühistamine
Eemalda kaardil kustutab juurdepääsu Zirkos. KSeF-is jääb see kehtima, kuni sa selle seal tühistad. Tokeni puhul märgi selleks ruut Tühista token ka KSeF-is; sertifikaadi tühistad sa rakenduses Aplikacja Podatnika. Ilma juurdepääsuta ei saa äriklientidele arveid väljastada — välja arvatud klientidele, kelle juures on valitud E-arveta (ainult PDF).
Oma ostuarved toob Zirko samuti KSeF-ist ära, kuni Too ostuarved KSeF-ist on sisse lülitatud — vaata Ostuarvete kirjendamine.