Lenkijoje kiekviena sąskaita faktūra verslo klientui eina per KSeF (Krajowy System e-Faktur) — valstybinę e. sąskaitų faktūrų sistemą. Zirko ją išrašant pats siunčia ten. Tu nieko neįkeli ir jokio numerio nenusirašinėji — vietoj to vieną kartą išsaugai savo KSeF prieigą.
Todėl prie kliento KSeF yra iš anksto pasirinkta: lauke Sąskaitų faktūrų formatas rašoma „KSeF FA(3)“ su žyma „Privaloma“. Jei ten pasirenki Be e. sąskaitos faktūros (tik PDF), jokia šio kliento sąskaita faktūra į KSeF nesiunčiama ir atsiranda tik PDF. Įspėjimo juosta prie kliento ir užbaigimo dialoge tau pasako, kad atsakomybė už tai tenka tau.
Kas vyksta išrašant
- Išrašai sąskaitą faktūrą. Zirko siunčia FA(3) failą į KSeF.
- KSeF suteikia KSeF numerį. Jis atsiranda prie dokumento lauke KSeF, dažniausiai per kelias sekundes — gali uždaryti langą, perdavimas tęsiasi.
- Tik tada atsiranda PDF su QR kodu KOD I ir KSeF numeriu. Iki tol jo negalima nei atsisiųsti, nei išsiųsti.
Jei KSeF šiuo metu nepasiekiama, sąskaita faktūra laukia, o Zirko pats bando toliau. Prie dokumento parašyta, kodėl ji laukia.
Pirmiausia: NIP
Prijungiama tavo įmonės NIP numeriui. Jei jo trūksta, įrašyk jį skiltyje Nustatymai → Įmonė → Įmonės duomenys — kaip PVM mokėtojo kodą su šalies kodu PL arba kaip mokesčių mokėtojo numerį.
Prieigos sukūrimas KSeF sistemoje
Prieigą sukuri Finansų ministerijos programoje Aplikacja Podatnika KSeF, ne Zirko. Yra du būdai:
- KSeF sertifikatas (rekomenduojama). Skiltyje „Certyfikaty“ sukuri „Uwierzytelnienie“ tipo sertifikatą. Gauni sertifikato failą (.crt) ir slaptažodžiu apsaugotą privatųjį raktą (.key).
- KSeF prieigos raktas — tik iki 2026 m. gruodžio 31 d. Skiltyje „Tokeny“ sukuri prieigos raktą su teisėmis „Wystawianie faktur“ ir „Przeglądanie faktur“. Jis rodomas tik vieną kartą, tad nusikopijuok jį iš karto. Nuo 2027 m. sausio 1 d. prisijungti su prieigos raktu nebegalima; iki tol išsaugok sertifikatą.
Išsaugojimas Zirko
Skiltyje Nustatymai → Įmonė → Sąsajos yra kortelė KSeF (Krajowy System e-Faktur). Joje:
- Pasirink Prijungti KSeF.
- Pasirink Prieigos būdas ir įkelk sertifikatą bei privatųjį raktą, įvesk slaptažodį — arba įklijuok prieigos raktą.
- Patikrinti ir išsaugoti.
Zirko patikrina prieigą KSeF sistemoje prieš ją išsaugodamas. Ji saugoma užšifruota; atidaryti ją gali tik e. sąskaitų faktūrų paslauga, ir ji nepatenka į jokį žurnalą. Po to kortelėje rodoma Prijungta, kartu su prieigos būdu ir data „Galioja iki“. Tai nustatyti gali tik Biuras – administratorius.
Privatūs klientai: tavo pasirinkimas
Privatiems klientams KSeF neprivaloma. Ar jų sąskaitos faktūros vis tiek keliauja ten, sprendi trijose vietose. Pasirinkimas prie sąskaitos faktūros nusveria pasirinkimą prie kliento, o pasirinkimas prie kliento — numatytąją reikšmę:
| Kur | Ką nustatai |
|---|---|
| Kortelė KSeF | Sąskaitas faktūras privatiems klientams siųsti per KSeF — numatytoji reikšmė, iš pradžių išjungta |
| Klientas | Sąskaitas faktūras siųsti per KSeF: Įmonės numatytoji reikšmė, Taip arba Ne |
| Sąskaita faktūra | Siųsti per KSeF išrašant |
Jei sąskaita faktūra privačiam klientui nekeliauja per KSeF, sąskaita faktūra yra PDF. Sąskaitos faktūros verslo klientams siunčiamos į KSeF, nebent prie kliento pasirinkta Be e. sąskaitos faktūros (tik PDF).
Kai KSeF neveikia: išrašyti neprisijungus
Įstatyme numatytam darbui neprisijungus (offline24) papildomai išsaugai sertifikatą darbui neprisijungus — programoje Aplikacja Podatnika tai „Offline“ tipo KSeF sertifikatas, Zirko — kortelėje Sertifikatas darbui neprisijungus. Jei tada sąskaita faktūra laukia KSeF, prie dokumento gali pasirinkti Išrašyti neprisijungus: ji iš karto gauna PDF su KOD I „OFFLINE“ ir KOD II, ir ją galima perduoti. Zirko ją išsiųs vėliausiai kitą darbo dieną. To atšaukti negalima.
Kai KSeF sąskaitą faktūrą atmeta
Tada prie dokumento rodoma KSeF atmetė ir priežastis. Atmesta sąskaita faktūra Lenkijoje laikoma neišrašyta. Ji lieka su savo numeriu kaip įrodymas, ir jos nestornuoji. Mygtuku Išrašyti iš naujo lauke KSeF Zirko sukuria jos kopiją kaip juodraštį — pataisyk, išrašyk dar kartą, ir viskas.
Sąskaitos faktūros iš laikų prieš prijungimą
Dokumentai, kuriuos išrašei prieš prijungdamas KSeF, pažymėti Be KSeF numerio. Jie į KSeF savaime nekeliauja; mygtuku Siųsti į KSeF prie dokumento juos siunti po vieną. Jei kuris nors ten jau yra, Zirko perima esamą numerį.
Prieigos pašalinimas ir atšaukimas
Pašalinti kortelėje ištrina prieigą Zirko. KSeF sistemoje ji galioja tol, kol ten jos neatšauksi. Prieigos raktui tam pažymėk langelį Atšaukti prieigos raktą ir KSeF sistemoje; sertifikatą atšauki programoje Aplikacja Podatnika. Be prieigos sąskaitų faktūrų verslo klientams išrašyti negalima — išskyrus klientus, prie kurių pasirinkta Be e. sąskaitos faktūros (tik PDF).
Tavo gautas sąskaitas faktūras Zirko taip pat parsisiunčia iš KSeF, kol įjungta Parsisiųsti gautas sąskaitas faktūras iš KSeF — žr. Gautų sąskaitų faktūrų registravimas.