I Polen går varje faktura till en företagskund via KSeF (Krajowy System e-Faktur), det statliga systemet för e-fakturor. Zirko skickar den själv dit när den ställs ut. Du laddar inte upp något och skriver inte av något nummer — i stället lägger du in din egen KSeF-åtkomst en gång.
På kunden är KSeF därför förvalt: i fältet Fakturaformat står ”KSeF FA(3)” med märket ”Obligatoriskt”. Väljer du där Ingen e-faktura (endast PDF) går ingen faktura till den här kunden till KSeF, och bara PDF:en skapas. Ett varningsband säger dig på kunden och i dialogen Färdigställ dokumentet att ansvaret för det ligger hos dig.
Vad som händer när du ställer ut
- Du ställer ut fakturan. Zirko skickar FA(3)-filen till KSeF.
- KSeF tilldelar KSeF-numret. Det visas på dokumentet i fältet KSeF, oftast inom några sekunder — du kan stänga dialogen, överföringen fortsätter.
- Först då skapas PDF:en, med QR-koden KOD I och KSeF-numret. Fram till dess finns ingen nedladdning och inget utskick.
Går KSeF inte att nå just nu, väntar fakturan, och Zirko försöker själv igen. På dokumentet står varför den väntar.
Först: NIP
Anslutningen görs för ditt företags NIP. Saknas det, för in det under Inställningar → Företag → Företagsuppgifter — som momsreg.nr med landskoden PL eller som skattenummer.
Skapa åtkomsten i KSeF
Åtkomsten skapar du i finansministeriets Aplikacja Podatnika KSeF, inte i Zirko. Det finns två typer:
- KSeF-certifikat (rekommenderas). Under ”Certyfikaty” skapar du ett certifikat av typen ”Uwierzytelnienie”. Du får en certifikatfil (.crt) och en privat nyckel (.key) med lösenord.
- KSeF-token — bara till och med 31 december 2026. Under ”Tokeny” skapar du en token med behörigheterna ”Wystawianie faktur” och ”Przeglądanie faktur”. Den visas bara en gång, så kopiera den direkt. Från och med 1 januari 2027 går det inte längre att logga in med token; lägg in ett certifikat före dess.
Lägga in den i Zirko
Under Inställningar → Företag → Gränssnitt finns kortet KSeF (Krajowy System e-Faktur). Där:
- Välj Anslut KSeF.
- Välj Typ av åtkomst och ladda upp certifikat och privat nyckel och ange lösenordet — eller klistra in token.
- Kontrollera och spara.
Zirko kontrollerar åtkomsten hos KSeF innan den sparas. Den lagras krypterad; bara e-fakturatjänsten kan öppna den, och den syns inte i någon logg. Därefter står Ansluten på kortet, med typ av åtkomst och ”Giltigt till”. Det kan bara Kontor – administratör ställa in.
Privatkunder: ditt val
För privatkunder är KSeF inte obligatoriskt. Om deras fakturor ändå ska gå dit bestämmer du på tre ställen. Valet på fakturan går före valet på kunden, valet på kunden före standardvalet:
| Var | Vad du ställer in |
|---|---|
| Kortet KSeF | Skicka fakturor till privatkunder via KSeF — standardvalet, från början avstängt |
| Kund | Skicka fakturor via KSeF: Företagets standardval, Ja eller Nej |
| Faktura | Skicka via KSeF när den ställs ut |
Går en faktura till en privatkund inte via KSeF, är PDF:en fakturan. Fakturor till företagskunder går till KSeF, utom när Ingen e-faktura (endast PDF) är valt på kunden.
När KSeF ligger nere: ställ ut offline
För det lagstadgade offlineläget (offline24) lägger du dessutom in ett offlinecertifikat — i Aplikacja Podatnika ett KSeF-certifikat av typen ”Offline”, i Zirko på kortet Offlinecertifikat. Väntar en faktura sedan på KSeF, kan du välja Ställ ut offline på dokumentet: Den får direkt en PDF med KOD I ”OFFLINE” och KOD II och kan lämnas över. Zirko skickar den i efterhand senast nästa arbetsdag. Det går inte att ångra.
När KSeF avvisar fakturan
Då står Avvisad av KSeF på dokumentet, med skälet. En avvisad faktura räknas i Polen som inte utställd. Den ligger kvar med sitt nummer som belägg, och du krediterar den inte. Med Ställ ut på nytt i fältet KSeF skapar Zirko en kopia som utkast — rätta, ställ ut igen, klart.
Fakturor från före anslutningen
Dokument som du ställde ut innan KSeF var anslutet bär Utan KSeF-nummer. De går inte till KSeF av sig själva; med Skicka till KSeF på dokumentet skickar du dem ett i taget. Finns en redan där, tar Zirko över det befintliga numret.
Ta bort och återkalla åtkomsten
Ta bort på kortet raderar åtkomsten i Zirko. I KSeF förblir den giltig tills du återkallar den där. För en token kryssar du för det i rutan Återkalla token även i KSeF; ett certifikat återkallar du i Aplikacja Podatnika. Utan åtkomst går det inte att ställa ut fakturor till företagskunder — utom till kunder där Ingen e-faktura (endast PDF) är valt.
Dina leverantörsfakturor hämtar Zirko också från KSeF, så länge Hämta leverantörsfakturor från KSeF är påslaget — se Registrera leverantörsfakturor.