În Polonia, orice factură către un client persoană juridică trece prin KSeF (Krajowy System e-Faktur), sistemul de stat pentru facturi electronice. Zirko o trimite acolo singur, la emitere. Nu încarci nimic și nu copiezi niciun număr — în schimb îți salvezi o singură dată propriul acces KSeF.
De aceea, la client KSeF este preselectat: în câmpul Formatul facturii scrie „KSeF FA(3)” cu marcajul „Obligatoriu”. Dacă alegi acolo Fără factură electronică (doar PDF), nicio factură către acest client nu merge în KSeF și ia naștere doar PDF-ul. O bandă de avertizare îți spune la client și în dialogul de finalizare că responsabilitatea îți aparține.
Ce se întâmplă la emitere
- Emiți factura. Zirko trimite fișierul FA(3) în KSeF.
- KSeF atribuie numărul KSeF. Acesta apare pe document în câmpul KSeF, de obicei după câteva secunde — poți închide dialogul, transmiterea continuă.
- Abia atunci se naște PDF-ul, cu codul QR KOD I și numărul KSeF. Până atunci nu există descărcare și nici trimitere.
Dacă KSeF nu este accesibil în acel moment, factura așteaptă, iar Zirko încearcă din nou singur. Pe document scrie de ce așteaptă.
Mai întâi: NIP-ul
Conectarea se face pentru NIP-ul firmei tale. Dacă lipsește, trece-l la Setări → Companie → Datele firmei — ca cod de TVA cu prefixul de țară PL sau ca număr fiscal.
Crearea accesului în KSeF
Accesul îl creezi în Aplikacja Podatnika KSeF a Ministerului Finanțelor polonez, nu în Zirko. Există două variante:
- Certificat KSeF (recomandat). La „Certyfikaty" creezi un certificat de tipul „Uwierzytelnienie". Primești un fișier de certificat (.crt) și o cheie privată (.key) cu parolă.
- Token KSeF — doar până la 31.12.2026. La „Tokeny" creezi un token cu drepturile „Wystawianie faktur" și „Przeglądanie faktur". Este afișat o singură dată, așa că copiază-l imediat. De la 01.01.2027 autentificarea cu token nu mai este posibilă; până atunci salvează un certificat.
Salvarea în Zirko
La Setări → Companie → Interfețe se află cardul KSeF (Krajowy System e-Faktur). Acolo:
- Alege Conectează KSeF.
- Alege Tip de acces și încarcă certificatul, cheia privată și parola — sau lipește tokenul.
- Verifică și salvează.
Zirko verifică accesul la KSeF înainte de a-l salva. Îl salvează criptat; îl poate deschide doar serviciul de facturare electronică și nu apare în niciun jurnal. După aceea, pe card scrie Conectat, cu tipul de acces și „Valabil până la". Configurarea o poate face doar Birou – Administrator.
Clienții persoane fizice: alegerea ta
Pentru clienții persoane fizice, KSeF nu este obligatoriu. Dacă facturile lor ajung totuși acolo decizi în trei locuri. Alegerea de la factură are prioritate față de cea de la client, iar cea de la client față de valoarea implicită:
| Unde | Ce setezi |
|---|---|
| Cardul KSeF | Trimite prin KSeF facturile către clienții persoane fizice — valoarea implicită, la început dezactivată |
| Client | Trimite facturile prin KSeF: Valoarea implicită a firmei, Da sau Nu |
| Factură | Trimite prin KSeF la emitere |
Dacă o factură către un client persoană fizică nu trece prin KSeF, PDF-ul este factura. Facturile către clienții persoane juridice merg în KSeF, cu excepția cazului în care la client este ales Fără factură electronică (doar PDF).
Când KSeF nu funcționează: emiterea offline
Pentru modul offline prevăzut de lege (offline24) salvezi în plus un certificat offline — în Aplikacja Podatnika un certificat KSeF de tipul „Offline", în Zirko pe cardul Certificat offline. Dacă atunci o factură așteaptă după KSeF, o poți emite offline de pe document: primește imediat un PDF cu KOD I „OFFLINE" și KOD II și poate fi predată. Zirko o trimite ulterior în KSeF până în următoarea zi lucrătoare. Acest pas nu se poate anula.
Când KSeF respinge factura
Atunci pe document scrie Respinsă de KSeF, împreună cu motivul. O factură respinsă este considerată în Polonia neemisă. Rămâne cu numărul ei ca dovadă, iar tu nu o stornezi. Cu Emite din nou în câmpul KSeF, Zirko creează o copie ca ciornă — corectezi, emiți din nou, gata.
Facturile de dinainte de conectare
Documentele pe care le-ai emis înainte ca KSeF să fie conectat poartă Fără număr KSeF. Nu ajung singure în KSeF; cu Trimite în KSeF pe document le trimiți una câte una. Dacă una se află deja acolo, Zirko preia numărul existent.
Eliminarea și revocarea accesului
Elimină pe card șterge accesul din Zirko. În KSeF rămâne valabil până când îl revoci acolo. La un token bifezi pentru asta Revocă tokenul și în KSeF; un certificat îl revoci în Aplikacja Podatnika. Fără acces, facturile către clienții persoane juridice nu pot fi emise — în afară de cele către clienții la care este ales Fără factură electronică (doar PDF).
Facturile de intrare Zirko le preia tot din KSeF, cât timp este activată opțiunea Preia facturile de intrare din KSeF — vezi Cum înregistrezi facturile de intrare.