In Polonia ogni fattura a un cliente business passa dal KSeF (Krajowy System e-Faktur), il sistema statale per le fatture elettroniche. Zirko la invia lì da sé al momento dell'emissione. Non carichi nulla e non ricopi nessun numero — in cambio registri una volta sola il tuo accesso KSeF.
Sul cliente il KSeF è quindi preselezionato: nel campo Formato della fattura c'è «KSeF FA(3)» con la dicitura «Obbligatorio». Se lì scegli Nessuna fattura elettronica (solo PDF), nessuna fattura a questo cliente va al KSeF, e nasce solo il PDF. Una fascia di avviso ti dice sul cliente e nel dialogo di finalizzazione che la responsabilità è tua.
Che cosa succede all'emissione
- Emetti la fattura. Zirko invia il file FA(3) al KSeF.
- Il KSeF assegna il numero KSeF. Compare sul documento nel campo KSeF, di solito in pochi secondi — puoi chiudere il dialogo, la trasmissione prosegue.
- Solo allora nasce il PDF, con il codice QR KOD I e il numero KSeF. Fino a quel momento non c'è né download né invio.
Se il KSeF al momento non è raggiungibile, la fattura attende, e Zirko riprova da sé. Sul documento sta scritto perché attende.
Prima: il NIP
Il collegamento avviene per il NIP della tua impresa. Se manca, inseriscilo sotto Impostazioni → Azienda → Dati dell'impresa — come partita IVA con il codice paese PL oppure come codice fiscale.
Creare l'accesso nel KSeF
L'accesso lo crei nell'Aplikacja Podatnika KSeF del Ministero delle Finanze, non in Zirko. Ci sono due tipi:
- Certificato KSeF (consigliato). Sotto «Certyfikaty» crei un certificato del tipo «Uwierzytelnienie». Ricevi un file di certificato (.crt) e una chiave privata (.key) con password.
- Token KSeF — solo fino al 31 dicembre 2026. Sotto «Tokeny» crei un token con i permessi «Wystawianie faktur» e «Przeglądanie faktur». Viene mostrato una sola volta, quindi copialo subito. Dal 1° gennaio 2027 l'accesso con token non è più possibile; entro quella data registra un certificato.
Registrarlo in Zirko
Sotto Impostazioni → Azienda → Interfacce trovi la scheda KSeF (Krajowy System e-Faktur). Lì:
- Scegli Collega il KSeF.
- Scegli il Tipo di accesso e carica certificato, chiave privata e password — oppure incolla il token.
- Verifica e salva.
Zirko verifica l'accesso presso il KSeF prima di registrarlo. Viene salvato in forma cifrata; può aprirlo solo il servizio di fatturazione elettronica, e non compare in alcun log. Dopo, sulla scheda compare Collegato, con il tipo di accesso e «Valido fino al». Può configurarlo solo Ufficio – Admin.
Clienti privati: scegli tu
Per i clienti privati il KSeF non è un obbligo. Se le loro fatture ci vanno comunque lo decidi in tre punti. La scelta sulla fattura prevale su quella sul cliente, quella sul cliente sull'impostazione predefinita:
| Dove | Che cosa imposti |
|---|---|
| Scheda KSeF | Invia tramite il KSeF le fatture ai clienti privati — l'impostazione predefinita, all'inizio disattivata |
| Cliente | Invia le fatture tramite il KSeF: Impostazione predefinita dell'impresa, Sì o No |
| Fattura | Invia tramite il KSeF all'emissione |
Se una fattura a un cliente privato non passa dal KSeF, la fattura è il PDF. Le fatture ai clienti business vanno al KSeF, a meno che sul cliente sia scelto Nessuna fattura elettronica (solo PDF).
Se il KSeF non funziona: emettere offline
Per la modalità offline prevista dalla legge (offline24) registri inoltre un certificato offline — nell'Aplikacja Podatnika un certificato KSeF del tipo «Offline», in Zirko sulla scheda Certificato offline. Se poi una fattura è in attesa del KSeF, puoi emetterla offline sul documento: riceve subito un PDF con KOD I «OFFLINE» e KOD II e può essere consegnata. Zirko la invia entro il giorno lavorativo successivo. Non si può annullare.
Se il KSeF rifiuta la fattura
Sul documento compare allora Rifiutata dal KSeF, con il motivo. In Polonia una fattura rifiutata si considera non emessa. Resta con il suo numero come prova, e non la storni. Con Emetti di nuovo nel campo KSeF, Zirko ne crea una copia come bozza — correggi, emetti di nuovo, fatto.
Fatture di prima del collegamento
I documenti che hai emesso prima di collegare il KSeF portano Senza numero KSeF. Non vanno da sé al KSeF; con Invia al KSeF sul documento li invii uno per uno. Se uno si trova già lì, Zirko acquisisce il numero esistente.
Rimuovere e revocare l'accesso
Rimuovi sulla scheda cancella l'accesso in Zirko. Nel KSeF resta valido finché non lo revochi lì. Per un token metti la spunta su Revoca il token anche nel KSeF; un certificato lo revochi nell'Aplikacja Podatnika. Senza accesso le fatture ai clienti business non si possono emettere — tranne che ai clienti per cui è scelto Nessuna fattura elettronica (solo PDF).
Zirko preleva dal KSeF anche le tue fatture in entrata, finché Preleva dal KSeF le fatture in entrata è attivo — vedi Registrare le fatture in entrata.