Wie op het dak staat, neemt niet op. Een AI-telefoondienst neemt het gesprek aan, vraagt naar naam, verzoek en terugbeltijd — en Zirko maakt daar een aanvraag van die op kantoor en in de app op je wacht.
Zirko neemt zelf geen gesprekken aan en gebruikt geen AI. De telefoondienst — bijvoorbeeld ElevenLabs of fonio — schakel je zelf in, met een eigen contract. Via een sleutel geeft Zirko hem precies vier dingen. De sleutel is een lange reeks tekens waarmee je telefoondienst zich bij Zirko bekendmaakt — zoals een wachtwoord, maar alleen voor deze vier dingen:
- Beller herkennen — alleen of het nummer bij een klant hoort, en diens naam voor de begroeting. Nooit adres, documenten of bedragen.
- Aanvraag aanmaken — met naam, verzoek, adres en terugbelwens.
- Noodgeval melden — dan gaat er meteen een e-mail uit.
- Instructies ophalen — openingstijden, bedrijfsvakantie, wat als noodgeval geldt.
Verder niets. De beller is een vreemde: niets van wat hij zegt kan in Zirko iets lezen of wijzigen.
Welke dienst past bij jou?
| fonio | ElevenLabs | |
|---|---|---|
| Voor wie | bedrijven in Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland | bedrijven in elk land |
| Telefoonnummer | zit in het abonnement — je schakelt je bedrijfsnummer daarheen door | zit er niet bij: van Twilio of via je telefooncentrale |
| Gesprekken verwerkt | in de EU, met servers in Duitsland | standaard in de VS, in de EU alleen in het Enterprise-abonnement |
fonio brengt alles in één: nummer, stem en servers in Duitsland. Bij ElevenLabs is het nummer het bewerkelijkste deel. Of je haalt er een bij Twilio, een aanbieder van telefoonnummers via internet — met een eigen account en een eigen factuur. Of je verbindt je telefooncentrale via een SIP-trunk, een internetaansluiting voor telefooncentrales; of je centrale dat kan, weet je telefoonaanbieder of wie de centrale heeft ingericht. (Gegevens van de aanbieders, nagekeken op 12 oktober 2026.)
Aanzetten en de sleutel aanmaken
Instellingen → Onderneming → AI-telefoondienst, schakelaar Telefoondienst koppelen. Standaard staat hij uit; schakelen, sleutels beheren en instructies wijzigen kan alleen Kantoor – Beheerder. Daarvoor stemt je bedrijf in met de huidige versie van de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst. Is het in Italië gevestigd, dan keurt het daarnaast enkele bepalingen afzonderlijk goed, zoals het Italiaanse recht dat vereist — onder Instellingen → Contract en abonnement.
Dan Sleutel aanmaken: je kiest de dienst — ElevenLabs, fonio of Andere dienst — en Zirko toont de sleutel precies één keer. Kopieer hem meteen naar je telefoondienst. Zirko bewaart hem niet leesbaar en kan hem je niet nog eens laten zien.
Voer de sleutel alleen in je telefoondienst in — nooit per e-mail, in een chat of aan een AI-assistent. Wie hem heeft, kan aanvragen in je bedrijf aanmaken.
Maak per dienst een eigen sleutel aan; hoogstens vijf gelden tegelijk. Bij elke staat Laatst gebruikt. Blokkeren werkt meteen en is niet terug te draaien — voor nieuwe toegang maak je een nieuwe sleutel aan.
In de telefoondienst invoeren
Onder Zo stel je je telefoondienst in kies je je dienst, en Zirko laat je elke waarde veld voor veld zien om te kopiëren — waar “Bearer …” staat, hoort je sleutel. De stappen leggen de handleidingen voor ElevenLabs en fonio uit. Het nummer van de beller vult daar de telefoondienst zelf in, niet de AI; daarom kan een beller geen nummers van anderen laten opzoeken.
Het tabblad “AI-telefoondienst” in de instellingen: “Telefoondienst koppelen” staat aan, een sleutel toont alleen zijn laatste tekens, en daaronder “Zo stel je je telefoondienst in” met ElevenLabs gekozen — Voor deze taal is nog geen schermafbeelding beschikbaar.
Je instructies voor gesprekken
Onder Instructies voor gesprekken houd je bij wat je telefoondienst tijdens het gesprek ophaalt:
- Openingstijden — per dag hoogstens twee tijdvakken. Op feestdagen en vrije dagen is het dicht; die komen uit Instellingen → Vrije dagen.
- Bedrijfsvakantie, als je wilt met een bericht voor bellers.
- Noodgevallen — wat bij jou als noodgeval geldt, wat de beller moet doen, het noodnummer en wie de noodmail krijgt.
- Terugbellen en werkzaamheden — wanneer je terugbelt, wat je bedrijf wel en niet doet, in welk gebied je werkt.
- Begroeting — het eerste bericht van de telefoondienst.
De instructies wijzig je hier of, als beheerder, via je AI-assistent — het noodnummer, de instructie voor noodgevallen en de ontvangers van de noodmail alleen hier, nooit via een assistent. In de overige instructies kan een assistent geen telefoonnummer zetten, en de aanwijzingen die Zirko voor je telefoondienst levert, zeggen hem bellers geen ander nummer te geven dan je noodnummer en het alarmnummer.
De begroeting: dat zeg jij erbij
De beller moet weten dat er een AI spreekt en dat het gesprek wordt vastgelegd. Daartoe verplichten je de voorwaarden van je dienst en in de EU de AI-verordening — dat is jouw plicht als bedrijf, niet die van Zirko. Met Voorstel invoegen zet Zirko een zin neer die beide zegt:
„Goedendag, u spreekt met de AI-telefoonassistent van Schildersbedrijf Jansen. Ik ben een kunstmatige intelligentie, en het gesprek wordt vastgelegd zodat we uw aanvraag kunnen behandelen. Waarmee kan ik u helpen?”
Het voorstel klopt, of je dienst nu het geluid opneemt of alleen meeschrijft. Vraagt je dienst meer, pas de zin dan aan — ElevenLabs vraagt bijvoorbeeld de mededeling dat het gesprek naar ElevenLabs en diens AI-aanbieders kan gaan. Neemt je dienst het geluid op, dan heb je daarvoor doorgaans de toestemming van de beller nodig — of je zet de geluidsopname uit; hoe, staat in de handleidingen voor ElevenLabs en fonio.
Als het spoed heeft: het noodgeval
Herkent de telefoondienst een noodgeval volgens je instructies, dan gebeuren er twee dingen:
- Hij verbindt het gesprek door naar je noodnummer — als je dat in je dienst hebt ingesteld. Dat is de snelste weg naar een mens.
- Zirko stuurt meteen een e-mail naar de gekozen personen, met het terugbelnummer en de link naar de aanvraag. Kies je niemand, dan gaat hij naar iedereen met de rol Kantoor – Beheerder.
Een melding op je mobiel is er niet. Bij gevaar voor mensen zeggen de aanwijzingen die Zirko voor je telefoondienst levert hem, de beller eerst naar het alarmnummer te verwijzen — of hij dat doet, controleer je bij het testen.
Waar de gesprekken liggen
Het gesprek zelf — geluid en uitgeschreven tekst — ligt bij je telefoondienst, niet in Zirko. ElevenLabs verwerkt standaard in de VS, in de EU alleen met het Enterprise-abonnement; fonio verwerkt in Duitsland. De verwerkersovereenkomst sluit je zelf met de dienst. In Zirko staat alleen de aanvraag, zie Aanvragen per telefoon.
In de alleen-lezenmodus na de proefperiode kan je telefoondienst de instructies nog ophalen, maar geen aanvragen aanmaken.