Heeft je bedrijf een AI-telefoondienst gekoppeld — een dienst die voor je opneemt als jij het niet kunt —, dan komt elk gesprek dat hij aanneemt als aanvraag in Zirko terecht: wanneer, wie, waar het om gaat en wanneer de beller teruggebeld wil worden. Noodgevallen staan bovenaan.
Het tabblad “Aanvragen” onder Klanten: bovenaan een aanvraag gemarkeerd als noodgeval, daaronder een aanvraag met een terugbelverzoek, met de kolommen Ontvangen, Beller, Verzoek, Terugbellen en Status — Voor deze taal is nog geen schermafbeelding beschikbaar.
Waar de aanvragen staan
- Op kantoor: menu-item Klanten, tabblad Aanvragen. Bovenaan kies je Open, Afgerond of Alle; het zoekveld vindt naam, nummer en verzoek.
- Op het overzicht: de tegel Nieuwe aanvragen, noodgevallen eerst.
- In de app: boven de inzetten staat hoeveel nieuwe aanvragen er wachten en hoeveel daarvan noodgevallen zijn; de lijst vind je ook onder Profiel → Aanvragen. Met Bellen bel je met één duim terug.
Aanvragen in de Zirko-app: het noodgeval eerst en gemarkeerd, daaronder een aanvraag met een terugbelverzoek — Voor deze taal is nog geen schermafbeelding beschikbaar.
Aanvragen zien en behandelen doet iedereen die klanten ziet — dus elke rol behalve Buitendienst – Teamlid.
Een aanvraag behandelen
Elke regel draagt zijn status: Nieuw, Teruggebeld, Afgehandeld of Geen opdracht. Heb je teruggebeld, kies dan Teruggebeld; is de zaak rond, Afgehandeld — of Geen opdracht als er niets van komt. Heropenen haalt een afgeronde aanvraag terug. Onder Notitie leg je vast wat er besproken is.
Wat onder Verzoek en Adres volgens de beller staat, heeft de telefoondienst opgeschreven, zoals de beller het zei — controleer het voordat je iets doet.
Er een klant en een project van maken
Herkent de telefoondienst het nummer, dan staat de klant er al, met de vermelding herkend aan het nummer. Past het nummer bij meer klanten, dan toont Zirko ze onder Past bij dit nummer — je kiest met Koppelen.
Anders:
- Klant koppelen zoekt een bestaande klant op naam, nummer of e-mail.
- Als klant aanmaken opent een nieuwe klant met de gegevens uit de aanvraag. Het adres volgens de beller vul je daar zelf in de adresvelden in.
- Project aanmaken maakt van de aanvraag een project.
Een klant aanmaken of koppelen gaat op kantoor. In de app bel je terug, zet je de status, schrijf je de notitie en maak je een project aan.
Hoe lang aanvragen blijven
Afgeronde aanvragen verwijdert Zirko 90 dagen na de afronding, open aanvragen 180 dagen na binnenkomst. Wat je er als klant of project uit hebt overgenomen, blijft daar. Aanvraag verwijderen op kantoor haalt hem meteen weg.
Het gesprek zelf ligt bij je telefoondienst. Verwijder je de aanvraag in Zirko, dan kan het daar nog bewaard zijn — daar verwijder je het zelf.
Zonder netwerk en in de alleen-lezenmodus
Zonder netwerk zie je de laatste stand; wijzigen kan pas weer met bereik. Bellen werkt toch. In de alleen-lezenmodus na de proefperiode maakt de telefoondienst geen nieuwe aanvragen aan, en bewerken kan pas weer na de betaling; verwijderen kan wel.