Wer auf dem Dach steht, geht nicht ans Telefon. Ein KI-Telefondienst nimmt den Anruf an, fragt nach Name, Anliegen und Rückrufzeit — und Zirko legt daraus eine Anfrage an, die im Büro und in der App wartet.
Zirko nimmt selbst keine Anrufe an und setzt keine KI ein. Den Telefondienst — etwa ElevenLabs oder fonio — beauftragst du selbst, mit eigenem Vertrag. Zirko gibt ihm über einen Schlüssel genau vier Dinge. Der Schlüssel ist eine lange Zeichenfolge, mit der sich dein Telefondienst bei Zirko ausweist — wie ein Passwort, nur für diese vier Dinge:
- Anrufer erkennen — nur, ob die Nummer zu einem Kunden gehört, und dessen Namen für die Begrüßung. Nie Adresse, Belege oder Beträge.
- Anfrage anlegen — mit Name, Anliegen, Adresse und Rückrufwunsch.
- Notfall melden — dann geht sofort eine E-Mail hinaus.
- Vorgaben abrufen — Öffnungszeiten, Betriebsferien, was ein Notfall ist.
Sonst nichts. Der Anrufer ist ein Fremder: Was er sagt, kann in Zirko nichts lesen und nichts ändern.
Welcher Dienst passt zu dir?
| fonio | ElevenLabs | |
|---|---|---|
| Für wen | Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz | Betriebe in jedem Land |
| Telefonnummer | im Tarif dabei — du leitest deine Firmennummer dorthin um | kommt nicht mit: von Twilio oder über deine Telefonanlage |
| Gespräche verarbeitet | in der EU, mit Servern in Deutschland | ab Werk in den USA, in der EU nur im Enterprise-Tarif |
fonio bringt alles in einem: Nummer, Stimme und Server in Deutschland. Bei ElevenLabs ist die Nummer der aufwendigste Teil. Entweder holst du dir eine bei Twilio, einem Anbieter für Telefonnummern übers Internet — mit eigenem Konto und eigener Rechnung. Oder du verbindest deine Telefonanlage über einen SIP-Trunk, einen Internet-Anschluss für Telefonanlagen; ob deine Anlage das kann, weiß dein Telefonanbieter oder wer sie eingerichtet hat. (Angaben der Anbieter, geprüft am 12.10.2026.)
Einschalten und den Schlüssel erzeugen
Einstellungen → Unternehmen → KI-Telefondienst, Schalter Telefondienst anbinden. Ab Werk ist er aus; schalten, Schlüssel verwalten und Vorgaben ändern kann nur Büro – Admin. Vorher stimmt dein Betrieb der aktuellen Fassung der AGB und des Auftragsverarbeitungsvertrags zu. Liegt er in Italien, billigt er außerdem einige Klauseln gesondert, wie es das italienische Recht verlangt — unter Einstellungen → Vertrag & Abo.
Dann Schlüssel erzeugen: Du wählst den Dienst — ElevenLabs, fonio oder Anderer Dienst — und Zirko zeigt den Schlüssel genau einmal. Kopier ihn sofort in deinen Telefondienst. Zirko speichert ihn nicht lesbar und kann ihn dir nicht noch einmal zeigen.
Gib den Schlüssel nur in deinem Telefondienst ein — nie per E-Mail, im Chat oder an einen KI-Assistenten. Wer ihn hat, kann Anfragen in deinem Betrieb anlegen.
Erzeuge je Dienst einen eigenen Schlüssel; höchstens fünf gelten gleichzeitig. An jedem steht Zuletzt genutzt. Sperren wirkt sofort und lässt sich nicht zurücknehmen — für einen neuen Zugang erzeugst du einen neuen Schlüssel.
Im Telefondienst eintragen
Unter So richtest du deinen Telefondienst ein wählst du deinen Dienst, und Zirko zeigt dir jeden Wert Feld für Feld zum Kopieren — wo „Bearer …" steht, gehört dein Schlüssel hin. Die Schritte erklären die Artikel zu ElevenLabs und fonio. Die Nummer des Anrufers setzt dort der Telefondienst selbst ein, nicht die KI; deshalb kann ein Anrufer keine fremden Nummern nachschlagen lassen.
Der Reiter „KI-Telefondienst“ in den Einstellungen: „Telefondienst anbinden“ ist an, ein Schlüssel zeigt nur seine letzten Zeichen, darunter „So richtest du deinen Telefondienst ein“ mit ElevenLabs gewählt — Für diese Sprache liegt noch kein Bildschirmfoto vor.
Deine Vorgaben für Anrufe
Unter Vorgaben für Anrufe pflegst du, was dein Telefondienst während des Gesprächs abruft:
- Öffnungszeiten — je Tag bis zu zwei Zeiträume. An Feiertagen und freien Tagen ist geschlossen; sie kommen aus Einstellungen → Freie Tage.
- Betriebsferien, auf Wunsch mit einem Hinweis für Anrufer.
- Notfälle — was bei dir als Notfall gilt, was der Anrufer tun soll, die Notfallnummer und wer die Notfall-E-Mail bekommt.
- Rückruf und Leistungen — wann du zurückrufst, was dein Betrieb macht und was nicht, in welchem Gebiet du unterwegs bist.
- Begrüßung — die erste Nachricht des Telefondienstes.
Ändern kannst du die Vorgaben hier oder als Admin über deinen KI-Assistenten — Notfallnummer, die Anweisung für den Notfall und die Empfänger der Notfall-E-Mail nur hier, nie über einen Assistenten. In die übrigen Vorgaben kann ein Assistent keine Telefonnummer schreiben, und die Anweisungen, die Zirko für deinen Telefondienst bereitstellt, sagen ihm, Anrufern keine andere Nummer zu nennen als deine Notfallnummer und den Notruf.
Die Begrüßung: Das sagst du dazu
Der Anrufer muss erfahren, dass eine KI spricht und das Gespräch aufgezeichnet wird. Dazu verpflichten dich die Bedingungen deines Dienstes und in der EU die KI-Verordnung — das ist deine Pflicht als Betrieb, nicht die von Zirko. Mit Vorschlag einsetzen setzt Zirko einen Satz ein, der beides sagt:
„Guten Tag, hier ist der KI-Telefonassistent von Malerbetrieb Huber. Ich bin eine künstliche Intelligenz, und das Gespräch wird aufgezeichnet, damit wir Ihr Anliegen bearbeiten können. Wie kann ich helfen?"
Der Vorschlag stimmt, ob dein Dienst den Ton aufnimmt oder nur mitschreibt. Verlangt dein Dienst mehr, passt du den Satz an — ElevenLabs etwa verlangt den Hinweis, dass das Gespräch an ElevenLabs und dessen KI-Anbieter gehen kann. Nimmt dein Dienst den Ton auf, brauchst du dafür in der Regel die Einwilligung des Anrufers — oder du schaltest die Tonaufnahme ab; wie, steht in den Artikeln zu ElevenLabs und fonio.
Wenn es brennt: der Notfall
Erkennt der Telefondienst einen Notfall nach deinen Vorgaben, geschieht zweierlei:
- Er stellt den Anruf an deine Notfallnummer durch — wenn du das in deinem Dienst eingerichtet hast. Das ist der schnellste Weg zu einem Menschen.
- Zirko schickt sofort eine E-Mail an die eingetragenen Personen, mit der Rückrufnummer und dem Verweis auf die Anfrage. Wählst du niemanden aus, geht sie an alle mit der Rolle Büro – Admin.
Eine Mitteilung aufs Handy gibt es nicht. Bei Gefahr für Menschen sagen die Anweisungen, die Zirko für deinen Telefondienst bereitstellt, ihm, den Anrufer zuerst an den Notruf zu verweisen — ob er es tut, prüfst du beim Testen.
Wo die Gespräche liegen
Das Gespräch selbst — Ton und Abschrift — liegt bei deinem Telefondienst, nicht in Zirko. ElevenLabs verarbeitet ab Werk in den USA, in der EU nur im Enterprise-Tarif; fonio verarbeitet in Deutschland. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließt du mit dem Dienst selbst. In Zirko steht nur die Anfrage, siehe Anfragen vom Telefon.
Im Lesemodus nach der Testphase kann dein Telefondienst die Vorgaben abrufen, aber keine Anfragen anlegen.