Tvoje data patří tobě a kdykoli se k nim dostaneš — za běžného provozu stejně jako po výpovědi.
Nastavení → Podnik → Export dat.
Kdo smí export spustit
Jen Kancelář – správce. Ostatní kancelářské role vidí záložku a upozornění, ale žádné tlačítko.
Důvod: úplný export je každá faktura, každý zákazník a každý záznam času tvojí firmy v jednom souboru. Kdo si jej stáhne, má všechno.
Co v něm je
Jako tabulky (CSV): doklady · položky dokladů · platby · upomínky · zákazníci · dodavatelé · projekty · časy · zaměstnanci · nepřítomnosti · nasazení · opravy konta · výkony · materiály · údaje firmy.
Jako původní soubory: každé PDF dokladu · každá e-faktura jako XML · každá přijatá faktura v originále · všechny přílohy u dokladů · všechny soubory projektu · všechny přílohy z projektového chatu · všechny fotky u protokolů a stavebních deníků · ve složce 08-versandfassungen odeslaná verze každého dokladu, poznatelná podle přípony názvu _versand, _versand-unklar nebo _nicht-versendet, podle toho, jak odeslání dopadlo.
Ke každé části je přiložena INHALT.csv, podle které můžeš vše přepočítat. Soubor, který se nepodařilo načíst, tam stojí s poznámkou „Datei nicht abrufbar" (soubor nebyl k dispozici) — nechybí mlčky.
Jak dlouho to trvá
První krok běží hned, jakmile klikneš, a nejvýše osm vteřin. Poté záleží na tom, co uděláš:
- Nechat stránku otevřenou a viditelnou — pak stránka žene export sama dál, dokud není hotový. To je nejrychlejší cesta.
- Zavřít stránku — pak pokračuje běh na pozadí jednou denně. Při velkém objemu to může trvat několik dní.
Přerušit můžeš kdykoli. Co je do té doby hotové, zůstane dostupné. Dva exporty současně neběží; druhé kliknutí ti ukáže ten probíhající.
Stažení
Výsledkem je několik částí ZIP. Stáhni všechny a rozbal je do téže složky — pak leží soubory zase pohromadě tak, jak k sobě patří.
Dvě lhůty, které musíš znát.
Odkazy ke stažení platí čtyři hodiny. Vznikají teprve tehdy, když se na stránku podíváš, a nikam se neukládají. Pokud odkaz vypršel, otevři stránku prostě znovu.
Samotné soubory leží připravené třicet dní. Poté se smažou a export musí běžet znovu.
Po skončení smlouvy
Po skončení tvojí smlouvy zůstávají tvoje data třicet dní čitelná v režimu archivu. V té době můžeš exportovat, tisknout a doplňovat došlé platby — zakládat, vystavovat a odesílat už ne.
Běžící export smazání zadrží. Lhůta se prodlouží, dokud nejsou všechny části vyzvednuty, nejdéle sedm dní po dokončení.
Archivační povinnost leží na tobě, ne na Zirku. Faktury a účetní doklady musíš uchovávat sám — podle země pět až deset let. Zirko je po skončení smlouvy nesmí uchovávat za tebe.